தரவுத்தாள் காட்சியை பயன்படுத்தி அக்சஸில் வைத்திருக்கும் தரவுகளை திரையில் பிரதிபலிக்கச்செய்யலாம்(படம்-6-1).
படம்-6-1
அக்சஸின் தரவுத்தாள் என்பது எக்செல்லின் விரிதாளின் தோற்றம் போன்றதேயாகும். இதில் ஒவ்வொரு நெடுவரிசையும் (column ) ஒரு புலமாகும் ஒவ்வொரு கிடைவரிடையும் (Row)ஒரு ஆவணமாகும் ,
1, இதன் மேல் பகுதியில் இருப்பது மைக்ரோ சாப்ட் அக்சஸ்-2007 மற்றும் தரவுதளகோப்பின் பெயருடன் கூடிய தலைப்புபட்டையாகும்,
2,இதன் இடதுபுறம் இருப்பது மைக்ரோ சாப்ட் ஆபிஸ் பொத்தான் ஆகும்.
3,அதற்கடுத்தாக இருப்பது விரைவுஅனுகுதல்கருவிபட்டையாகும்,
4,தலைப்புபட்டையின் கீழ்பகுதியில்இயல்பு நிலையில் Home எனும் தலைப்புடன் கூடிய தாவிபட்டியாகும்.
5,திரையின் மையத்தில் இடதுபுறம் இருப்பது வழிகாட்டிடும் பலகமாகும். இது ஆவணத்தை திறப்பதற்கான வழியைகாட்டுகின்றது.
6,மையத்தில் வலதுபுறம் இருப்பதே தரவுத்தாள் விண்டோவாகும்.
7,கீழ்பகுதியில் தரவுத்தாளை ஒட்டியவாறு இருப்பது வழிகாட்டிடும் பொத்தானும், தேடிடும் பெட்டியும் சேர்ந்ததாகும்.இதன்மூலம் குறிப்பிட்ட ஆவணத்தை் பிரதிபலிக்க செய்யவும் குறிப்பிட்ட ஆவணத்தின் தரவுத்தாளை பார்வையிடவும் முடியும்.
8,இதற்கும் கீழ் பகுதியில் இருப்பது நிலைபட்டையாகும்.
9,இதன் வலதுபுறம் ஓரம் இருப்பது காட்சிக்கான குறுக்குவழி பொத்தானாகும்.
தரவு தாளின் வலதுபுறம் ஒரம் இருப்பது உருள்பட்டையாகும். இதிலுள்ள நகரும்பெட்டியை பிடித்து நகர்த்தி சென்று தரவுத்தாளில் நாம் விரும்பும் ஆவணம் இருக்கும் இடத்திற்கு சென்று பார்வையிடலாம்.
தரவுத்தாளில் வழிகாட்டுதல்
வ.எண் |
விவரம் |
தேவையான விசைகள் |
|
அடுத்த புலத்தைகாண |
Tabஅல்லது |
|
முந்தைய புலத்தைகாண |
Shift + Tab அல்லது |
|
நடப்பு ஆவணத்தின் முதல் புலத்தைகாண |
Home |
|
நடப்பு ஆவணத்தின் கடைசி புலத்தை காண |
End |
|
முதல் ஆவணத்தின் முதல் புலத்தை காண |
Ctrl + Home |
|
கடைசி ஆவணத்தின் கடைசி புலத்தை காண |
Ctrl + End |
|
ஒருபக்கம் மேலே செல்ல |
Page up |
|
ஒருபக்கம் கீழே செல்ல |
Page down |
தரவுத்தாளில் இயல்பு நிலையில் Home எனும் தாவியின் பட்டிதான் பிரதிபலிக்கும்.இதில் உள்ள கட்டளைகளின் குழுக்கள் பின்வருமாறு
1. View: இதன் கீழ் Data sheet view,Pivot table view, Pivot chart view, Design view ஆகிய நான்கு வகையான காட்சிகளை காணுவதற்கான பொத்தான்கள் உள்ளன. இந்த view என்ற பொத்தானில் உள்ள கீழ்நோக்கு அம்புக்குறியை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக,உடன் விரியும் பட்டியில் தேவையான கட்டளையை தெரிவு செய்து கொள்க.
2. Clib board: இதன் கீழ் cut, copy மற்றும் paste ஆகிய கட்டளைகள் உள்ளன. இவைகள் எம்எஸ்வேர்டு ,எம்எஸ்எக்செல் ஆகியவற்றில் உள்ளவை போன்றதே, ஒட்டுக (Paste) எனும் கட்டளையில் மட்டும் கீழ் நோக்கு அம்புக்குறியை தெரிவு செய்தால் Paste ,Paste special,Paste append ஆகிய மூன்று வாய்ப்புகளுடன் சிறுபட்டியல் ஒன்று விரியும்.இதில் உள்ள Paste, Paste special ஆகிய இரண்டும் மற்ற பயன்பாடுகளில் உள்ள வாய்ப்புகளை போன்றதே.ஆனால் Paste append மட்டும் தரவு தாளின் இதே கட்டமைப்பில் புதிய ஆவணத்தை ஒட்டுகின்றது.
இதன் கீழ் பகுதியில் உள்ள விரைவானநிறுவி(quick launch) என்ற பொத்தான் ஆனது,இந்த கட்டளைகளை செயல்படுத்துவதற்கான உரையாடல் பெட்டியை திரையில் பிரதிபலிக்க செய்ய பயன்படுகின்றது.
3.Font:தரவுத்தாள் உள்ள எழுத்துருவின் அளவு, வகை, தோற்றம், வண்ணம் போன்றவைகளை மாறுதல் செய்ய அனுமதிக்கின்றது.இது இடதுபுறம், வலதுபுறம், மையம் ஆகியஇடங்களில் ஒன்றில் தரவுகளை அமைத்திடவும் உதவுகின்றது. மேலும் இது தரவுத்தாளில் கட்டங்கள் தோன்றவும் மறையவும் செய்ய அனுமதிக்கின்றது. அதுமட்டுமல்லாது ஒன்றுவிட்டு ஒருநெடுவரிசை அல்லது கிடைவரிசையில் இதனை செயல்படுத்தும்படி செய்யலாம்.
4.Rich Text: இது புலத்தை வடிவமைப்பு செய்து தரவுகளை உள்ளீடு செய்ய உதவுகின்றது. சுட்டும்வரிசை அல்லது வரிசை எண்களை உருவாக்கவும் பயன்படுகின்றது. குறிப்பிட்ட தரவுகளை தெரிவு செய்து. அவைகளை மட்டும் மாறுதல் செய்யவும் பயன்படுகின்றது.
5Record:இதுதரவுத்தாளில் புதிய ஆவணத்தை உருவாக்கவும், நீக்கவும் சேர்க்கவும் சேமிக்கவும் அனுமதிக்கின்றது. மேலும் இது மொத்த எண்ணிக்கையை காணவும், எழுத்து பிழையை சரி செய்யவும், நிலையாக நிறுத்தவும் மறைத்து வைக்கவும, உயரத்தையும் அகலத்தையும் மாற்றியமைக்கவும் பயன்படுகின்றது.
6.Sort & Filter: இது நாம் உள்ளீடு செய்யும் கட்டுப்பாடுகளுக்கு ஏற்ப தரவுகளை அடுக்கி வைக்கவும் ,வடிகட்டி பட்டியலாக திரையில் காண்பிக்கவும் பயன்படுகின்றது.
7.Find: இது தரவுத்தாளில் நாம் குறிப்பிடும் தரவை தேடிகண்டுபிடிக்கவும் பின்னர் நாம்விரும்பியவாறு மாறுதல் செய்யவும் பயன்படுகின்றது.
தரவுத்தாளில் உள்ள மதிப்புகளை மாறுதல் செய்யும் தொழில் நுட்ப அட்டவணை-6-1
வ.எண் |
தேவையான செயல் |
தேவையான விசைகள் |
|
புலத்திற்குள் இடம்சுட்டி நகருவதற்கு , |
← வலது மற்றும் இடது நோக்கு அம்புக்குறியை அழுத்துக |
|
புலத்திற்குள் மதிப்பை உள்ளிணைக்க |
தேவையான புலத்தில் இடம் சுட்டியை வைத்து புதிய தரவை தட்டச்சு செய்க. |
|
முழு புலத்தையும் தெரிவு செய்ய |
புலத்தின்மீது இடம்சுட்டியை வைத்து F2 விசையை அழுத்துக. |
|
நடப்பு மதிப்பிற்கு பதிலாக புதிய மதிப்பினை உள்ளிணைக்க அல்லது மாற்றம் செய்ய |
வேண்டிய மதிப்பு முழுவதையும் முதலில் தெரிவுசெய்து கொண்டு புதிய மதிப்பினை தட்டச்சு செய்க, |
|
புலத்திற்குள் முந்தைய புலத்தின் மதிப்பை மாற்றியமைத்திட |
Ctrl+ ’ ஒற்றை மேற்கோள்குறியை சேர்த்து அழுத்துக |
|
நடப்பு மதிப்புடன் இயல்பு மதிப்பை உள்ளிணைக்க |
Ctrl+ Alt+ இடைவெளிபட்டை ஆகிய மூன்று விசைகளை சேர்த்து அழுத்துக, |
|
உரை அல்லது பத்தி புலத்தில் வரியை உள்ளிணைக்க |
Ctrl+ Enter ஆகிய இரண்டு விசைகளை சேர்த்து அழுத்துக, |
|
நடப்பு ஆவணத்தை சேமிக்க |
shift+ Enter ஆகிய இரண்டு விசைகளை சேர்த்து அழுத்துக, அல்லது அடுத்த ஆவணத்திற்கு இடம்சுட்டியை நகர்த்துக, |
|
நடப்பு தேதியை உள்ளிணைக்க |
Ctrl + ; (அரைப்புள்ளி) ஆகிய இரண்டு விசைகளை சேர்த்து அழுத்துக |
|
நடப்பு நேரத்தை உள்ளிணைக்க |
Ctrl + : (முக்கால்புள்ளி) ஆகிய இரண்டு விசைகளை சேர்த்து அழுத்துக |
|
நடப்பு ஆவணத்தை சேர்க்க |
Ctrl + (கூட்டல் குறி) ஆகிய இரண்டு விசைகளை சேர்த்து அழுத்துக |
|
நடப்பு ஆவணத்தை நீக்கிட |
Ctrl + – (கழித்தல் குறி)ஆகிய இரண்டு விசைகளை சேர்த்து அழுத்துக |
|
தேர்வுசெய்பெட்டிஅல்லது வாய்ப்பு பொத்தானின் மதிப்பை இருநிலையாக மாற்றுவதற்கு |
இடைவெளி பட்டையை அழுத்துக |
|
நடப்பு புலத்தில் முன் செய்ததை நீக்கிட |
Escஅல்லது Undo பொத்தானைஒருமுறை அழுத்துக |
|
நடப்பு ஆவணத்தில் முன் செய்ததை நீக்கிட |
Esc அல்லது Undo பொத்தானைஇருமுறை அழுத்துக |
பின்வரும் புலத்திற்குள் இருக்கும் தரவுகளை மட்டும் மாற்றியமைத்திட முடியாது.
Auto field: அடுத்தடுத்தபுதிய ஆவணத்தைஉருவாக்கிடும் போது இது தானகவே உருவாகும் இந்த புலத்தின் எண்களை மாறுதல் செய்ய முடியாது.
Calculated field: படிவங்களிலும் வினாக்களிலும் உருவாகின்ற கணக்கிடப்பட்ட மதிப்பை மாற்றம் செய்யமுடியாது. ஏனெனில் இந்த மதிப்பு அட்டவணையில் இருக்காது.
Locked or Disabled: குறிப்பிட்ட புலங்களில் மாற்றம் செய்வதை தவிர்த்திடுமாறு அமைத்திருந்தால் மாற்றம் செய்ய முடியாது .
Field in multiple locked records:வேறு பயனாளரால் பூட்டியிருக்கும் ஆவணங்களில் உள்ள தரவுகளை மாறுதல் செய்ய முடியாது.
புதிய ஆவணத்தைசேர்த்தல்:-
இதற்கென ஏராளமான வழிகள் இருந்தாலும் பின்வருபவை பொதுவான வழி முறைகள் ஆகும்.
1) தரவு தாளின்கடைசி வரிசையில் X என்றக் குறியுடன் இருக்குமிடத்தை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்வது.
2 வழிகாட்டிடும் பொத்தானில் புதிய ஆவணம்(New record) என்பதை தெரிவுசெய்து சொடுக்குவது
3)home எனும் தாவியின் பட்டியின் ஆவணத்தின் குழுவில் உள்ள Newஎன்பதை தெரிவுசெய்து சொடுக்குவது.
4)home எனும் தாவியின் பட்டியின் find என்ற குழுவில் உள்ள goto=> New என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்குவது.
5) கடைசி ஆவணத்திற்கு இடம்சுட்டியை நகர்த்தி சென்று ↓கீழ்நோக்கு அம்புக்குறியை அழு்ததுவது,
6) Ctrl + +கூட்டல் ஆகியவற்றை சேர்த்து அழுத்துவது,
ஆவணத்தில் உள்ள புலங்களின் வரிசையை மாற்றியமைத்தல்:
1) தரவு தாளின் ஒரு ஆவனத்தினுடைய நெடுவரிசையின் தலைப்பில் இடம்சுட்டியை வைத்து தெரிவு செய்து சொடுக்குக. உடன் இடம்சுட்டியானது கீழ்நோக்கு அம்புக்குறியாக மாறுதலாகி சொடுக்குதல் செய்யப்பட்ட நெடுவரிசைய முழுவதும் தெரிவு செய்யப்பட்டிருக்கும் .
2)இதனை அப்படியே பிடித்து இழுத்து சென்று தேவையான புலத்திற்கு முன்பக்கம் அல்லது பின்புறம் வைத்து சுட்டியின் பொத்தானைவிட்டு விடுக. உடன் நாம் தெரிவு செய்த நெடுவரிசையானது புதிய இடத்தில் சென்று அமர்ந்துவிடும்.
தரவு தாளின் நெடுவரிசையில் உள்ள தரவுகளை வடிகட்டி அடுக்கி வைத்திடுவதற்கு, தேவையான நெடுவரிசையின் தலைப்பை தெரிவு செய்து Sort & Filter என்ற குழுவின் கீழ் உள்ள AZ என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்கினால் அகர வரிசைப்படி அல்லது ஏறுவரிசையிலும் ZA என்ற பொத்தானைதெரிவு செய்தால் இறங்குவரிசையிலும் அடுக்கி விடும் ஒன்றுக்குமேற்பட்ட காலத்தை shiftஎன்ற விசையை பிடித்து தெரிவு செய்து கொண்டு இதைப்போன்ற வடிகட்டும்செயலை செயல்படுத்தலாம்,
Selected .Advanced ஆகிய பொத்தன்களை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் விரியும் திரையில் தோன்றிடும் வாய்ப்புகளை தெரிவு செய்து நாம் விரும்பியவாறு தரவு தாளின்தரவுகளை வடிகட்டி அடுக்கி வைக்கமுடியும்.