அக்சஸில் ஒரு அட்டவணையை உருவாக்குமுன் இந்த அட்டவணைக்கு எவ்வாறு பெயரிடுவதென்று முடிவு செய்ய வேண்டும்
இவ்வாறு பெயரிடும்போது எற்படும் தவறுகளை தானாகவே சரிசெய் வதற்காக MsOffice=>Access Option=> Current Database=>Name Auto correct என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்துகொள்க
ஒரேபெயரை அட்டவணை,படிவம்,அறிக்கை,வினா ஆகியவெவ்வேறு பொருளிற்கு tblcontact,frmcontact. rptcontact. qrycontact என்றவாறு முன்னொட்டுடன் வைத்திடலாம் ஆனால் ஒரேபொருளிற்குள் இவ்வாறு ஒரேபெயரை வைக்க முடியாது,
விபிஏவை பயன்படுத்தி செயற்படுத்தம்போது குழப்பமேதுமில்லாமல் மேற்கோள் காட்டுவதற்கு இந்த பெயரானது தேவைப்படுகின்றது,
பெயர்கள் பெரிய மற்றும் சிறிய எழுத்துகளுடன் கலந்து உருவாக்குவதே படிப்பதற்கும் எளிதில் நினைவு கொள்ளத் தக்கவகையிலும் இருக்கும் உதாரணமாக TBLCONTACT என்பதைவிட tblContact என்பது எளிதில் நினைவுகூறமுடியும்,
மிகநீண்ட பெயருக்கு பதிலாக இரத்தினசுருக்கமாக இருப்பதே நன்று,இதனால் எழுத்துப்பிழை ,தவறாக புரிந்து கொள்ளுதல் போன்றவை தவிர்க்கப்படுகின்றது, உதாரணமாக contact information என்பதற்கு பதிலாக continfo என்றவாறு மிகச்சுருக்கமாக குறிப்பிடலாம்
பெயரிடும்போது எழுத்துகளுக்கிடையில் இடைவெளி எதுவும் கண்டிப்பாக விடவேண்டாம்
அக்சஸ் சாளரத்தின் மேல்பகுதியில் இருக்கும் create என்ற தாவியை சொடுக்குக உடன் createஎன்ற தாவிபட்டி படம் 2-1-ல் உள்ளவாறு தோன்றும் இதனுடைய அட்டவணை எனும் குழுவில் உள்ள tableஎன்ற பொத்தானை சொடுக்கினால் புதிய அட்டவணையொன்று உருவாக்கப்பட்டு சேர்க்கப்படும் table design என்ற பொத்தானை சொடுக்கினால் வடிவமைப்பு காட்சி நிலையில் புதிய அட்டவணையொன்று உருவாக்கப்பட்டு சேர்க்கப்படும்
இவற்றில் table என்ற பொத்தானை சொடுக்குக உடன் படம் 2-2 -ல் உள்ளவாறு தரவுதாள் காட்சியில் Id இணைக்கப்பட்டு Add New Field என்று புதிய புலத்தை சேர்க்கும்படி பிரிதிபலிக்கும் இதில் எம் எஸ் எக்செல் போன்றே add new field –ன் நெடுவரிசையில் நேரடியாக தரவுகளை உள்ளீடுசெய்து கொள்ளலாம் Rename என்பதை தெரிவுசெய்துஇந்தபுலத்திற்கு Field புதிய பெயரை உள்ளீடு செய்யலாம் இது முந்தைய அக்சஸ் பதிப்பின் create table in Datasheet view என்பதற்கு நிகரானதாகும் வடிவமைப்பு காட்சிக்கு செல்லாமலேயே எக்செல்லின் அட்டவணையை போன்று தரவுகளை இதில் உள்ளீடு செய்வதன் மூலம் அக்சஸில் ஒரு அட்டவணையை உருவாக்கிடமுடியும் என்பதை மனதில் கொள்ளுங்கள்
படம்-2-1-ல் உள்ளவாறுதோன்றும் create என்ற தாவிபட்டியின் table என்ற குழுவில் உள்ள table design என்ற பொத்தானை சொடுக்குக, உடன் படம்-2-3-ல் உள்ளவாறு புதிய அட்டவணையொன்று வடிவமைப்பு காட்சியில் தோன்றும் இது முந்தைய பதிப்பின் வடிவமைப்பு காட்சிக்கு நிகரானதாகும்,இதில் மேல்பகுதி பலகம் புலஉள்ளீட்டு பகுதியென்றும் கீழ்பகுதி பலகம் புலபண்பியல்பு பகுதியென்றும் இரண்டாக பிரிக்கப்பட்டுள்ளன, மேல்பகுதியில் புலத்தின்பெயர் field name, என்னவகையான தரவுகளை data type உள்ளீடு செய்யப்போகின்றோம் இதனுடைய விளக்கம் description ஆகிய மூன்று நெடுவரிசைகள் உள்ளன, கீழ்பகுதி பலகத்தில் ஒவ்வொரு புலத்தின் பண்பியல்புகள் properties எவ்வாறு இருக்கவேண்டும் எனத் தீர்மாணிக்கின்றது, F6 விசையை பயன்படுத்தி இவ்விரு பலகத்திற்குமிடையே இடம்சுட்டியை மேலும் கீழும் நகர்த்தி வைத்துகொண்டு பணிபுரியலாம்,
இந்த வடிவமைப்பு தாவிபட்டியின் கீழ் பின்வரும் பொத்தான்கள் உள்ளன,
primery key வடிவமைப்பு தாவிபட்டியின் கருவிகள் என்ற குழுவில் உள்ள primery key என்ற பொத்தான் ஒரு புலத்தினை முதன்மைதிறவுகோளாக உருமாற்றி வடிவமைக்க உதவுகின்றது அக்சஸின் முந்தைய பதிப்புகளில் அட்டவணையின் முதல் புலமானது முதன்மைதிறவுகோளாக தானாகவே அட்டவணையை சேமிக்கும்போது ஒதுக்கீடு செய்துகொள்ளும், அல்லது தேவையானால் உருவாக்கலாம், அக்சஸ்2007-ல் இந்த primery key என்ற பொத்தானின் உதவியுடன் முதன்மைதிறவுகோளை உருவாக்கலாம் இதன் பண்புகள் பின்வருமாறு
1,இது எப்போதும் சுட்டுவரிசையாக(Index) செய்யப்பட்டிருக்கும்
2,ஒரே பெயரில் வேறு புலம் இருக்காது,
3,இதன் மதிப்பு பூஜ்ஜியம் null ஆக எப்போதும் இருக்காது,
4,புதிய ஆவணங்களை சேர்த்தவுடன் தானாகவே அதற்குரிய முதன்மை திறவுகோளின் புதிய எண்ணை உருவாக்கிவிடும்,
5,இந்த முதன்மைதிறவுகோளின் எண்களை எப்போதும் மாறுதல் செய்யமுடியாது
6,ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட புலங்களை சேர்த்து கூட்டாக உருவாக்கப்படும் முதன்மை திறவுகோள்களை கலப்பு முதன்மைதிறவுகோள் என அழைப்பர்,
Insert Row: அட்டவணையின் இடையில் ஏதேனும் விடுபட்ட புலத்தை உள்ளினைக்க இந்த பொத்தான் உதவுகின்றது
Delete Row: அட்டவணையில் தவறாக உருவாக்கப்பட்ட புலங்களை நீக்க இந்த பொத்தான் உதவுகின்றது,
Property sheet: புலங்களுக்கான பண்பியல்புகளை தீர்மாணிக்க இந்த பொத்தான் பயன்படுகின்றது,
Index:இந்த பொத்தான் புலங்களை வரிசை கிரமமாக அடுக்கி ஏதேனும் விவரம் தேவையெனில் சுலபமாக தேடி அனுகுவதற்கு உதவுகின்றது, இந்த பொத்தானை சொடுக்கினால் இதற்காக Index என்ற உரையாடல்பெட்டியொன்று திரையில் தோன்ற செய்கின்றது,அதில் தேவையானவாறு உள்ளீடுசெய்து வரிசைபடுத்தி கொள்ளலாம்
புலங்களுக்கு பெயரிடுதல்: பெயரை படித்தவுடன் புரிந்துகொள்ளுமாறும் எளிதில் நினைவில் கொள்ளும்படியும் இருக்குமாறு உள்ளீடு செய்க,
தரவுவகையை குறிப்பிடுதல்: பின்னர் இந்த புலத்திலிருக்கும் தரவுகளின் வகையை குறிப்பிடுக,
தரவுகளை ஏற்புடையதாக்குதல்(validation): இந்த புலத்தில் உள்ளீடு செய்யும் தரவுகள் எவ்வாறு இருந்தால் ஏற்புடையதாக்கல் செய்யவேண்டும் என குறிப்பிடுக,
Look upஅட்டவணையை வடிவமைத்தல்: ஒரு சில தரவுகள் பொதுவாக எல்லா அட்டவணைகளுக்கும் பொருத்தமானதாக இருக்கும் எல்லா அட்டவணை களிலும் தனித்தனியாக தரவுகளை உள்ளீடு செய்தபின்னர் இவைகளை மாறுதல் செய்வதற்கு எல்லா அட்டவணைகளுக்கும் சென்று மாறுதல் செய்ய வேண்டியிருக்கும் அந்நிலையில் குறிப்பிட்ட புலத்திற்கான தரவுகளை ஒரு இடத்தில் மட்டும் ஒருஅட்டவணையாக உருவாக்கி வைத்துவிட்டு Look up வசதியை பயன்படுத்தி இந்த Look up அட்டவணையிலிருந்து மற்ற அட்டவணைகளுக்கான தரவுகளை எடுத்துகொள்ளும்படி செய்யலாம்,இதில் look up wizard என்பது மற்ற அட்டவணைகளில் உள்ள குறிப்பிட்ட புலத்தை பார்வையிட்டு புலங்களை எடுத்துகொள்ள உதவுகின்றது
புலங்களில் உள்ள தரவுகளின் வகைகளை ஒதுக்கீடுசெய்தல்
இந்த அக்சஸ் 2007-ல் உள்ள(படம்-2-4) text,memo,number,date/time,currency,auto number,yes/no,OLE object போன்ற வகைகள் முந்தைய பதிப்புகளை போன்றதே,
Hyberlink: மற்ற அட்டவணைகளுடன் இணைப்பு ஏற்படுத்த இது உதவுகின்றது,
Auto number:ஒரு அட்டவனையில் அடுத்தடுத்த ஆவணங்களுக்கு தொடர்ச்சியாக எண்ணிடுவதற்குஇது பயன்படுகின்றது இது இயல்புநிலையில் அட்டவணையின் ஆரம்பப் பகுதியில் தோன்றும் தேவையானால் வேறு இடத்தில் மாற்றி யமைத்து கொள்ளலாம்,இந்த எண்களை மாறுதல் எதுவும் செய்யமுடியாது, புதிய ஆவணங்களை உருவாக்கும்போது அடுத்த எண் தானாகவே உருவாகிவிடும்,
attachment இது மட்டும் அக்சஸ்2007-ல் புதியதாக அறிமுகப் படுத்தப்பட்டுள்ளது, குறிப்பிட்ட ஒரு புலத்துடன் மட்டும் இணைப்பு ஏற்படுத்தி தரவுகளை கணக்கீட்டிற்காக Look up வசதி மூலம் எடுத்தகொள்ளும் ஆனால் அக்சஸ்2007 கோப்பு முழுவதையும் ஒரேபுலமாக இணைப்பில் எடுத்துகொள்ளும்படி அறிமுகம் செய்யப்பட்டுள்ளது, ஒருபுலத்தில் தரவுவகை என்ற நெடுவரிசையில் உள்ள கீழிறங்கு பட்டியலை தோன்றச்செய்து அதில் இந்த attachment என்ற பண்பியல்பை தெரிவுசெய்க,உடன் படம்-2-5-ல் உள்ளவாறு attachment என்ற உரையாடல்பெட்டியொன்று திரையில் தோன்றும் அதில் உள்ள Add என்ற பொத்தானை சொடுக்குக,உடன் வழக்கமான கோப்புகளை திறக்கும் உரையாடல் பெட்டியொன்று திரையில் தோன்றும் நாம் திறக்கவிரும்பும் கோப்பினை இதில் தேடச் செய்து தேடிபிடித்து தெரிவுசெய்துகொள்க பின்னர் ok என்ற பொத்தானை சொடுக்கி இந்த உரையாடல்பெட்டியை மூடிவிடுக,
அட்டவணையை உருவாக்குதல் create என்ற தாவியை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் படம்-2-1-ல் உள்ளவாறு create என்ற தாவியின்பட்டி திரையில் தோன்றும் அதில் table என்ற குழுவில் உள்ள table design view என்ற பொத்தானை சொடுக்குக உடன் படம்-2-2-ல் உள்ளவாறு வடிவமைப்புதாவி என்ற சூழ்நிலை பட்டியுடன் sheet1- table1என்றவாறு வடிவமைப்பு காட்சியில் ஏற்கனவே அட்டவணை ஏதேனும் உருவாக்கியிருந்தால் table2 என்றவாறு காட்சியளிக்கும்
Field name என்றபெட்டியில் இந்த புலத்திற்கு ஒருபெயரை உள்ளீடு செய்க, பின்னர் தாவி விசையை தட்டுக உடன் இடம்சுட்டியானது data type என்ற நெடுவரிசைக்கு சென்று நிற்கும் இதில் கீழிறங்கு அம்புக்குறியை சொடுக்குக உடன் விரியும் பட்டியலில் என்னவகையான தரவுகள் என தெரிவுசெய்து தாவி விசையை தட்டுக,இப்போது இடம்சுட்டியானது description என்ற நெடுவரிசை யில் பிரதிபலிக்கும் விருப்பப்பட்டால் இந்த புலத்தில் தரவுகளின் விவரத்தை உள்ளீடு செய்து உள்ளீட்டு விசையை தட்டுக உடன் இடம்சுட்டியானது அடுத்த புலத்தை உருவாக்குவதற்கேதுவாக அடுத்த வரியின் field name பகுதியில் சென்று நிற்கும்,முன்புபோலவே பெயரிட்டு தரவுவகைகளை குறிப்பிடுக,
F6 விடையைதட்டுக உடன் இடம்சுட்டியானது கீழேயுள்ள பண்பியல்பு பலகத்திற்கு செல்லும் அதில் input mask என்பதன் அருகில் இருக்கும் முப்புள்ளியை தெரிவுசெய்துசொடுக்குக உடன் Input mask wizard (படம்-2-6) என்பது திரையில் தோன்றும் இது இந்த புலத்தில் உள்ளீடு செய்யும் தரவுஎந்த அமைப்பில் இருக்கவேண்டும் என தீர்மாணிக்கின்றது நாம் விரும்பியவாறு மாற்றியமைத்திட எண்ணிணால் edit list என்ற பொத்தானை சொடுக்குக உடன் customize input mask wizard என்ற சிறுஉரையாடல் பெட்டியொன்று திரையில் தோன்றும் அதில் தேவையானவாறு மாறுதல்செய்க,பின்னர் close என்ற பொத்தானை சொடுக்குக இறுதியாக இந்த வித்தகரில் உள்ள finish என்ற பொத்தானை சொடுக்குக,
Insert field: ஒரு அட்டவணையை உருவாக்கும்போது ஏதேனும் புலத்தினை உருவாக்காது தவறுதலாக விட்டுவிடுவோம் அந்நிலையில் வடிவமைப்பு த் தாவிபட்டியின் கருவிகள் என்ற குழுவில் உள்ள insert row என்ற பொத்தானை சொடுக்கி புதிய புலத்தை உள்ளிணைத்து கொள்க அல்லது குறிப்பிட்ட புலத்திற்கு அருகில் இடம்சுட்டியைவைத்து சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை இருமுறை சொடுக்குக,உடன் திரையில் தோன்றும் குறுக்கு பட்டியில் insert row என்பதை சொடுக்கி புதிய புலத்தை உள்ளிணைத்துகொள்க,
Delete row இவ்வாறே தவறுதலாக ஏதேனும் புலத்தை உருவாக்கியிருந்தால் வடிவமைப்புத் தாவிபட்டியின் கருவிகள் குழுவில் உள்ள Delete row என்ற பொத்தானை சொடுக்கி குறிப்பிட்ட புலத்தை நீக்கம் செய்¢க அல்லது குறிப்பிட்ட புலத்திற்கு அருகில் இடம்சுட்டியைவைத்து சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை இருமுறை சொடுக்குக,உடன் தோன்றும் குறுக்கு பட்டியில் Delete row என்பதை சொடுக்கி குறிப்பிட்ட புலத்தை நீக்கம் செய்க
புலத்தின் வரிசையை மாற்றியமைத்தல் மாற்றியமைக்க விரும்பும் புலத்தை இடம்சுட்டியால் பிடித்து அப்படியே இழுத்து சென்று தேவையான இடத்தில் விடுக,
தரவுவகையை மாற்றியமைத்தல் எந்தவொரு தரவுவகைகளையும் வேறொருவகையாக மாற்றம் செய்யலாம் ஆயினும் தானியங்கிஎண்கள் மற்றும் OLE வகையை மட்டும் மாற்றம் செய்யமுடியாது ,
தரவுகளுக்கு பண்பியல்புகளை நிர்ணயித்தல் field size,format,input mask,decimal places,caption validate போன்ற பண்யில்புகளை அந்தந்த புலத்திற்கு நிர்ணயம் செய்யவேண்டும் அல்லது இயல்புநிலையில் உள்ளதை எற்றுகொள்ளவேண்டும்,
சுட்டுவரிசை (Index),வினா(Query),அரட்டையடித்தல்(Charting),குழுவாக்குதல்(Group) போன்ற செயல்களில புலங்களை அடையாளம் காட்டிடஇது பயன்படுகின்றது, இதில் தானியங்கி சுட்டுவரிசை(Auto Index) என்பது மிகமுக்கிய பங்கு வகிக்கின்றது நாம் ஒவ்வொரு புலத்திற்கும் சுட்டுவரிசை(Index) பற்றி எதுவும் குறிப்பிடாவிட்டால் கணினியானது தானாகவே தானியங்கி சுட்டுவரிசை(Auto Indexed)ஆக எடுத்துகொள்ளும்படி செய்வதற்கு எம்எஸ் ஆஃபிஸ் பொத்தானை சொடுக்குக உடன் விரியும்எம்எஸ் ஆஃபிஸ் பட்டியலில் Access options என்ற பொத்தானை சொடுக்குக உடன் திரையில் தோன்றும் Access options என்ற உரையாடல் பெட்டியில் object designer என்பதை தெரிவுசெய்க உடன் படம்-2-7-ல் உள்ளவாறு Access options என்ற உரையாடல் பெட்டியொன்று திரையில் தோன்றும் அதில் எந்தெந்த புலத்திற்கு தானாகவே சுட்டுவரிசை(Index) செய்யவேண்டும் என auto index on import/create என்ற பகுதியில் தேவையான புலங்களில் குறிப்பிடுக, பின்னனர் ok என்ற பொத்தானை சொடுக்கி தொடர்ந்து பணிசெய்யுங்கள்ஆனால் OLE தரவுகளை மட்டும் தானியங்கி சுட்டுவரிசை(Auto Indexed)ஆக எடுத்துகொள்ளாது,என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள்
அட்டவணையின் வடிவமைப்பை அச்சிடுதல் database tools என்ற தாவிபட்டியின் analyaia என்ற குழுவில் உள்ள data base documenter என்ற பொத்தானை சொடுக்குக. உடன் படம்-2,8-ல் உள்ளவாறு documenter என்ற உரையாடல் பெட்டியொன்று திரையில் தோன்றும் அதில் அட்டவணைகள் (Tables)என்ற தாவி(Tab) செயலில் இருக்கும் பட்டியலிடப்பட்டிருக்கும் அட்டவணைகளில் அச்சிடவேண்டியதை மட்டும் தெரிவுசெய்து ok என்ற பொத்தானை சொடுக்குக,உடன் அச்சிற்குமுன்காட்சியாக அட்டவணையின் வடிவமைப்பு திரையில் காட்சியாக தோன்றும்,
சேமித்தல்(Save): நாம் இவ்வாறு உருவாக்கிய அட்டவணையை சேமித்திட சாளரத்தின் மேல்பகுதியில் எம்எஸ் ஆஃபிஸ் உருவத்திற்கு அருகிலிருக்கும் save எனும் உருவத்தை சொடுக்குக முதன்முதலாக சேமிப்பதாயின் save as எனும் உரையாடல்பெட்டியொன்று திரையில் தோன்றும் இந்த அட்டவணைக்கு ஒரு பெயரிட்டு சேமித்திடுக,
மறுபெயரிடுதல்(Rename): அட்டவணையின் பெயரை மாறுதல் செய்ய விரும்பினால் குறிப்பிட்ட அட்டவணையை இடம்சுட்டியால் தெரிவுசெய்து சுட்டியின் வலதுபுறபொத்தானை சொடுக்குக உடன் திரையில் தோன்றிடும் குறுக்குப்பட்டியில் Renameஎன்பதை சொடுக்குக உடன் இடம்சுட்டியானது அட்டவணையின் பெயரின் மீது பிரிதிபலிக்கும் தேவையான பெயரை உள்ளீடு செய்து உள்ளீட்டுவிசையைதட்டுக,
அழித்தல்அல்லது நீக்கம் செய்தல்(Delete): அழிக்க அல்லது நீக்கம் செய்யவேண்டிய அட்ட வணையை இடம்சுட்டியால் தெரிவுசெய்து சுட்டியின் வலதுபுறபொத்தானை சொடுக்குக உடன் திரையில் தோன்றும் குறுக்குப் பட்டியில் Delete என்பதைதெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் இந்த அட்ட வணையை அழிக்க அல்லது நீக்கம் செய்வதற்கான எச்சரிக்கை செய்தி பெட்டியொன்று திரையில் தோன்றும் அதில் ok என்ற பொத்தானை சொடுக்கியவுடன் இந்த அட்டவணை நீக்கம் செய்யப்பட்டுவிடும்
நகலெடுத்தலும்(copy)ஒட்டுதலும்(paste): புதியதாக ஒரு அட்டவணையை உருவாக்கிட அவ்வட்டவணையை ஆரம்பத்திலிருந்து உருவாக்குவதற்கு பதிலாக ஏற்கனவே உருவாக்கி பயன்படுத்திவரும் அட்டவணையின் துணைகொண்டு ஒருசில மாறுதல் மட்டும் செய்து பயன்படுத்திகொள்ளலாம் அந்நிலையில் நகலெடுத்திடவிரும்பும் அட்டவணையின்மீது இடம்சுட்டியை வைத்து சுட்டியின் வலதுபுறபொத்தானைசொடுக்குக உடன் திரையில் தோன்றிடும் குறுக்குப்பட்டியில் copy என்பதை சொடுக்குக அல்லது home தாவிபட்டியின் clip board குழுவில் உள்ளcopy என்ற பொத்தானை சொடுக்குக பின்னர் புதியாதாக அட்டவணையொன்றை உருவாக்கவேண்டிய இடத்தில் இடம்சுட்டியை வைத்து சுட்டியின் வலதுபுறபொத்தானைசொடுக்குக உடன் திரையில் தோன்றிடும் குறுக்குப்பட்டியில் paste என்பதை சொடுக்குக அல்லது home தாவிப்பட்டியின் clip board குழுவில் உள்ளpate என்ற பொத்தானை சொடுக்குக உடன் படம்2,9-ல் உள்ளவாறு paste table as என்ற உரையாடல் பெய்டியொன்று திரையில் தோன்றும்
இதில் மூன்று வாய்ப்புகள் இருக்கின்றன structure only இந்த வாய்ப்பு கட்டமைப்பை மட்டும் நகலெத்துவிடும் structure and data இது அட்டவணை முழுவதையும் நகலெத்துவிடும் append data to existing tableஇது புதியதாக தரவுகளை ஏற்கனவேயுள்ள அட்டவணையில் கூடுதலாக சேர்த்துகொள்ள உதவுகின்றது, இந்த வாய்ப்புகளில் நமக்குத் தேவையான ஒன்றை மட்டும் தெரிவுசெய்து ok என்ற பொத்தானை சொடுக்குக உடன் அந்த அட்ட வணையானது நகலெடுக்கப்பட்டுவிடும் அதில் தேவையானவாறு மாறுதல் செய்துகொள்க,