அறிந்து கொள்வோம் அக்சஸ் 2003-தொடர்-பகுதி-17 கூட்ட அட்டவணையை உருவாக்குதல்(Creating meeting table)
பல்வேறு வகையான தரவுகளை அட்டவணையாக தொகுத்து சேமித்து அவற்றின் விவரங்களிலிருந்து நமக்கு தேவையான நாம் விரும்பியவாறான அறிக்கையாக தயாரிக்க அக்சஸ் உதவுகின்றது ஆட்களின் அல்லது நிறுவனங்களின் முகவரிகளை இவ்வாறான அறிக்கைகளின் மூலம் எவ்வாறு தயார்செய்வது என இப்போது காண்போம். அக்சஸில் புதியவர்கள் எவரும் வித்தகர் எனும் வழிகாட்டியை பயன்படுத்தி இவ்வாறான பணியை முடித்து கொள்வதுதான் மிகச்சுலபமான வழியாகும்
1.அக்சஸ் சாளரத்தின் இடதுபுறமுள்ள பொருட்களின்(Object) பொத்தான்களில் அறிக்கை (Report) என்பதை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.
2.பின்னர் கருவிபட்டியில் புதியது (New )என்பத தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.
3. உடன் படம்-1-ல்உள்ளவாறு தோன்றிடும் New Report என்ற திரையில் label wizardஎன்பதை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.
4.பின்னர் அட்டவணை அல்லது வினா (table or query )என்றகீழிறங்குபட்டி( dropdown box)யில் tblcontact என்ற அட்டவணையை தெரிசெய்துகொண்டு ok என்ற பொத்தானை சொடுக்குக
உடன் படம்-2-ல் உள்ளவாறு label wizard என்ற வழிகாட்டி உரையாடல் பெட்டியொன்று திரையில் தோன்றிடும்.அதில் முகவரி அறிக்கையின அளவை தெரிவுசெய்துகொள்க. Product Number என்பதன் கீழ் கொடுக்கபட்டுள்ள முகவரிபட்டியலின் மாதிரி எண்களுள் C2160 என்றவாறு ஒன்றினை தெரிவுசெய்து கொள்க
அவ்வாறே இந்த முகவரி அறிக்கையின் நீளஅகலமானது எவ்வளவு இருக்கவேண்டும் என்பதற்காக Dimensions என்பதன் கீழ் கொடுக்கபட்டுள்ள வற்றுள் ஒன்றினை தெரிவுசெய்து கொள்க. மேலும் ஒரு கிடைவரிசையில் எத்தனை முகவரி பட்டி இருக்க வேண்டும் என்பதற்காக Number acrossஎன்பதன் கீழ் கொடுக்கபட்டுள்ளவற்றுள் ஒன்றினை 3என்றவாறு தெரிவுசெய்து கொண்டு Nextஎன்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.
உடன் படம்-3-ல் உள்ளவாறு தோன்றிடும் வழிகாட்டி உரையாடல் பெட்டியில் எழுத்துருவின் பெயர்(Font name) Arial என்றவாறும் எழுத்துருவின் அளவு(font size) 8 என்றவாறும் தடிமன்அளவு (font weight) light என்றவாறும் சாய்வாகவா(Italic) கீழ்கோடுடனா(underline) ஆகியவற்றில் தேவையானதையும் தெரிவுசெய்துகொண்டு உரையின் வண்ணம்(Text color) என்பதற்கருகிலுள்ள builder என்ற முப்புள்ளியை தெரிவு செய்து சொடுக்கியவுடன் தோன்றிடும் color என்ற சிறுபலகத்தில் basic color என்பதன் கீழுள்ள வாய்ப்புகளில் ஒன்றினை தெரிவுசெய்து கொண்டு ok என்ற பொத்தானையும் பின்னர் வழிகாட்டி உரையாடல் பெட்டியில் next என்ற பொத்தானையும் தெரிவுசெய்து சொடுக்குக
உடன் படம்-4-ல் உள்ளவாறு தோன்றிடும் வழிகாட்டி உரையாடல் பெட்டியில் இடதுபுற முள்ள Available fields என்பதன் கீழுள்ளவைகளில் தேவையான புலங்களை ஒவ்வொன்றாக தெரிவுசெய்து >என்ற ஒற்றைக்குறியை தெரிவுசெய்துசொடுக்குக உடன் அவ்வாறு தெரிவுசெய்யபட்ட புலங்கள் வலதுபுறமுள்ள proto type label என்பதன் கீழ் போய்சேந்திருக்கும் பின்னர் nextஎன்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக
உடன் படம்-5-ல் உள்ளவாறு தோன்றிடும் வழிகாட்டி உரையாடல் பெட்டியில் இடதுபுறம் நாம் தெரிவுசெய்திருந்த Available fields என்பவைகளில் தேவையான புலங்களை ஒவ்வொன்றாக தெரிவுசெய்து >என்ற ஒற்றைக்குறியையும் அனைத்தையுமெனில் >> என்ற குறிகளையும் தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் அவ்வாறு தெரிவுசெய்யபட்ட புலங்கள் வலதுபுறமுள்ள sort by என்பதன் கீழ் நாம் தெரிவுசெய்த வரிசையில் புலங்கள் அடுக்கப்பட்டிருக்கும் பின்னர் nextஎன்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக
பிறகு தோன்றிடும் திரையில் நாம் தயார்செய்த ஆவனத்திற்கு ஒரு பெயரினை உள்ளீடு செய்த பின்னர் Finish என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் படம்-7-ல் உள்ளவாறுமுகவரிகளடங்கிய தொகுப்பு ஆவணம் ஒன்று திரையில் தோன்றும்
பாம்பு வடிவ நெடுவரிசை அறிக்கையொன்றை உருவாக்குதல்(Creating snaked column report)இதுவரையில் நாம் தெரிந்து கொண்ட அறிக்கையானது படிவத்தை அடிப்படை யாகவோ அல்லது ஒற்றை நெடுவரிசை பட்டியல் போன்றோ இருக்கும் இவ்வாறாக சமர்ப்பிக்கபடும் அறிக்கையின் தோற்றம் நன்றாக அமையாது இதனை நிவர்த்தி செய்வதற்காக பாம்பு வடிவ நெடுவரிசை அறிக்கை பயன்படுகின்றது.இது ஒரு பக்கத்தின் முதல் பாதி இடத்தை விவர பகுதியில் உள்ள தரவுகளின் துனையுடன் நிரப்பிகொண்டுவிடும் .பின்னர் பக்கமுடிவு வந்தவுடன் மீண்டும் அதே பக்கத்தில் மறுபாதிஇடத்தின் தலைப்பிலிருது தரவுகளை நிரப்பி கொண்டே வந்து அந்த பக்கத்தை முடிக்கும் .இவ்வாறு ஒரே பக்கத்தில் இரண்டுமுறை மேலிருந்து ஆரம்பித்து கீழேபக்கமுடிவிற்குவளைந்து வளைந்து வரும்போது இரண்டாவது முறை பக்கம் முடிவுபெறும்போது அடுத்தபக்கத்திற்கு சென்று முன்புபோலவே மேலிருந்து ஆரம்பிக்கும் இவ்வாறான அறிக்கைகள் தொலைபேசி முகவரிபுத்தகம் செய்திதாட்கள் காலமுறை இதழ்கள் போன்றவற்றில் பயன்படுத்த படுகின்றது முகவரிஅறிக்கைக்கும் பாம்பு வடிவ அறிக்கைக்கும் உள்ள முக்கியவேறுபாடு விவரபகுதிமட்டுமே பாம்பு வடிவஅறிக்கையில் விவரப்பகுதி மிகச்சிறியதாக கொடுக்கபடும் சாதாரணஅறிக்கையில் நாம்காண்பதற்கேற்றவாறு முழுவிவரங்களும் மிகவிரிவாக இருக்கும்
படம்-8-ல் உள்ளவாறு நிறுமபெயர் தேதி ஆகியவை தலைப்புபகுதியிலும் அடுத்து தடிமனான கருப்பநிறகோடும்அதற்கடுத்து விவரப்பகுதி மிக்குறுகிய அளவாக 13/4 அகலம் இருக்கும். அதில் நிறுமபெயர்,முகவரி,தொலைபேசிஎண்,மின்னஞ்சல் முகவரி, இதர விவரங்கள் இருக்கும் கீழ்பகுதியில் மற்றொரு தடிமனான கோடு இருக்கும் .பிறகு கருவி பட்டியிலுள்ள Sorting and Grouping என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக .உடன் படம்-8-ல் உள்ளவாறு Sorting and Grouping என்ற உரையாடல் பெட்டியொன்றுதோன்றிடும் அதில் State, Customerஆகியவற்றை வரிசைபடுத்தி அடுக்கியபின் இந்த உரையாடல் பெட்டியை மூடிவிடுக.பின்னர் மேலே கட்டளைபட்டியிலுள்ள கோப்பு (file)என்ற கட்டளையை தெரிவு செய்து சொடுக்குக விரியும் பட்டியில் page setup என்ற கட்டளையை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக
உடன் படம்-9-ல் உள்ளவாறுpagesetup என்ற உரையாடல் பெட்டியொன்று தோன்றிடும் அதில் margins என்ற தாவியை தெரிவுசெய்து சொடுக்கியபின் தோன்றிடும் margins என்ற தாவியின் திரையில் இடதுபுறமும்(left) வலதுபுறமும்(Right) கீழ்புறம்(bottom) மேல்புறமும்(top) 0.5 என உள்ளீடு செய்துகொண்டு என்ற தாவியின் திரையில் இயல்புநிலையில் இருப்பதை அப்படியே ஆமோதித்து column என்ற தாவியைதெரிவுசெய்து சொடுக்குக. பின்னர் column என்ற தாவியின் திரையில்Grid setting என்றகுழுவின் கீழுள்ள number of column என்பதற்கு 3 என்றும் மற்ற இரண்டிற்கும் 0.0 என்றும் உள்ளீடு செய்துகொள்க அவ்வாறே Columnsize என்ற குழுவின்கீழுள்ளwidth என்பதற்கு 2.75என்றும் heightஎன்பதற்கு 2.05 என்றும் உள்ளீடு செய்துகொள்க. மேலும் column lay out என்ற குழுவின்கீழுள்ள downThe across என்ற வானொலி பெத்தானை தெரிவுசெய்துகொண்டு ok என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்துசொடுக்குக.
முகவரி உள்ளிணைப்பு அறிக்கை(Mail merge report) பொதுவாகஒரு அறிக்கைக்கு தேவையான தரவுகளை ஏதேனுமொரு அட்டவணையிலிருந்தோ அல்லது வினாவிலிருந்தோ எடுத்து பயன்படுத்திடுவோம் இதனை அவ்வறிக்கையிலுள்ள இயக்குவிசையின் மூலம் குறிப்பிட்ட அட்டவணையிலிருந்த அல்லது வினாவிலிருந்து இந்த விவரம் தருவிக்கபட்டது என அறிந்துகொள்ளமுடியும்
படம்-10-ல் ஒரு அறிக்கை தயாரிக்க தேவையான விவரங்கள் அடங்கியுள்ளன.இதில் wildcard மட்டும் மிகசிறப்பாக tbl sales ,tbl contact ஆகிய அட்டவணைகளின் புலங்களிலிருந்து மொத்தவிவரங்களும் தருவிக்கும்படி அமைக்கபட்டுள்ளது.
முதலில் தேவையான தரவுகளை சேகரித்துகொண்டு பின்னர் மற்றஅறிக்கை தயாரிப்பதைபோன்று இதனை உருவாக்கலாம். மிக முக்கியமாக இவ்வாறான அறிக்கையில் தலைப்பும் விவரபகுதி ஆகிய இரண்டுமட்டுமேகடித உள்ளிணைப்பு அறிக்கையில் இருக்கும் .இந்த கடித உள்ளிணைப்பு அறிக்கையை வித்தகர் எனும் வழிகாட்டிமூலம் உருவாக்குவது நன்றாக இருக்காது இதனுடைய பக்கத்தலைப்பு பகுதியில் இடதுபுறம் கட்டற்ற படம் கொண்டுவரப்படுகின்றது
அதற்கடுத்த்தாக நிறுமத்தின்பெயர்,முகவரி,தெலைபேசி எண் போன்ற விவரங்களை=dlookup “, Value, tbl company setup”, “(option name) = ‘(Company name”) என்றவாறு செயலியை உள்ளீடு செய்வதன் வாயிலாக தரவுகள் கொண்டுவரப்படுகின்றது.
பின்னர் Format ( ), Date ( ) என்ற செயலிகளை இந்த கடிதத்தின் நாளினை குறிப்பிடபயன்படுகின்றது.அதன்பின்னர் இதுஇந்த தேதியை மாதத்தின் முழுப்பெயர், நாள், காற்புள்ளி, இடைவெளி,நான்கு இலக்கஎண்களுடன் வருடம் என்றவாறு திரையில் பிரதிபலிக்கசெய்கின்றது.இதனை = foramt (Date( ) “mmmm,dd,yyyy”) என்று உள்ளீடு செய்தால் தானாகவே =format (Date( ) “mmmm,dd”,”yyyy”) என்றவாறு மாற்றி அமைத்துகொள்கின்றது.
பின்னர் கடிதத்தின் விளிச் (அழைப்பு) சொல்லை =dear “ & (chr first name)என்றவாறு பயன்படுத்தி கடிதத்தின் செய்திபகுதியை ஆரம்பிக்கவேண்டும். பின்னர் நாம் எழுதவேண்டிய செய்திகளை பத்தி பத்தியாக பிரித்து இதிலுள்ள உரைபெட்டியின் கட்டத்திலுள்ள “ ”என்ற மேற்கோள் குறிக்குள் உள்ளீடு செய்க. ஒவ்வொர பத்திக்கும் தனித்தனி உரைபெட்டியை பயன்படுத்துக. இடையிடையே கணக்கீடுகள்,தேதி, தொகை ஆகியவிவரங்களை குறிப்பிடவேண்டுமெனில்என்றவாறு & Format (invoice subtotal)“#;##000’)& உள்ளீடு செய்க. கடிதத்தின் முடிவுப்பகுதியில் கையொப்பத்தை கொண்டுவருவதற்கு அதனை மின்வருடி (scan)செய்தபின்னர் கட்டற்ற இயக்குவிசை மூலம் படமாக இந்த கடிதத்தின் உள்ளே கொண்டு வருக.விவரபகுதி உள்ளீடு செய்துவரும்போது பக்கம் முடிகின்றதெனில் புதியபக்கம்என்ற பண்பியல்பை உள்ளீடு செய்க.இவ்வாறு ஒரு உள்ளிணைப்பு கடிதம் தயார்செய்து முடித்தபின்னர் அச்சுக்குமுன் காட்சியாக படம்-11-ல் உள்ளவாறு அதன் தோற்றம்மஅமைந்திருக்கும்.
மைக்ரோசாப்ட் வேர்டில் உள்ள உள்ளிணைப்பு வழிகாட்டியை பயன்படுத்தி அறிக்கையொன்றை தயாரித்தல்
1அக்சஸ் சாளரத்தின் இடதுபுறத்திலுள்ள பொருட்பகுதியில்(object) அட்டவணை (table) அல்லது வினா (query)ஆகியவற்றிலொன்றை தெரிவுசெய்து கொண்டு அதற்கான கோப்பு ஒன்றினையும்தெரிவுசெய்து கொள்க.
2.பின்னர் மேலே கருவிபட்டியிலுள்ள அலுவலகஇணைப்புகள் (official links) என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.
3. உடன் படம்-12-ல் உள்ளவாறு கீழிறங்கு பட்டியில் மூன்றுவாய்ப்புகள் விரிகின்றன. அதில் merge it with Microsoft office word என்ற வாய்ப்பை மட்டும் தெரிவுசெய்து சொடுக்குக
4.உடன் படம்-12-ல் உள்ளவாறு Microsoft word mail merge wizardஎன்ற வழிகாட்டி திரையில் தோன்றிடும்
5.இந்த வழிகாட்டி உரையாடல் பெட்டியில் ஏற்கனவே இருப்பிலுள்ள கோப்புடனஅ இணைப்பை ஏற்படுத்திடவேண்டுமா அல்லது புதியதாக இணைப்பை ஏற்படுத்திடவேண்டுமா என கேட்டு காத்திருக்கும் அதிலொன்றை தெரிவுசெய்து ok என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.
6. உடன்படம்-13-ல் உள்ளவாறு Document1 Microsoft Word என்ற திரை தோன்றிடும் அதில் வலப்புறமுள்ள செயல்பலகத்தின் letters, email, envelope, label, Telephone number ஆகிய வாய்ப்புகள் நாம் தெரிவுசெய்வதற்கு ஏற்றவாறு தயாராக காத்திருக்ன்றன
நாம் இப்போது கடிதம் எழுதிட விரும்புவதால் letter என்ற வானொலி பொத்தானின் வாய்ப்பை தெரிவுசெய்து கொள்க.உடன்தோன்றிடும் Select tableஎன்ற சிறுஉரையாடல் பெட்டியில் table என்பதன் கீழுள்ள tblContacts என்ற வாய்ப்பை தெரிவுசெய்து ok என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக பின்னர் Step1of6என்ற வலதுபுற பலகத்தில் உள்ள Click next to continue என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக
உடன் படம்-14-ல் உள்ளவாறு Step2of6என்ற பலகம் தோன்றிடும் இதில் 1.Use Current Document 2.Start from template 3.Start from existing document.ஆகிய மூன்று வாய்ப்புகள் உள்ளன முதல் வாய்ப்பை மட்டும் தெரிவுசெய்து next to continueஎன்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.
உடன் படம்-15-ல் உள்ளவாறு Step3of6என்ற பலகம் தோன்றிடும் இதிலுள்ள select recipients என்பதில் 1. use an existing list 2.select from outlook contacts 3.type a new listஆகிய மூன்று வாய்ப்புகள் உள்ளன முதல் வாய்ப்பை மட்டும் தெரிவுசெய்து next to continueஎன்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.இதில் tble contactஎன்ற வாய்ப்பை தெரிவுசெய்ய தேவையில்லை
பின்னர் படம்-16-ல் உள்ளவாறு Step4of6என்ற பலகம் தோன்றிடும் இதில் முகவரி(Address book) அழைப்புஅல்லது விளித்தல்வரி(greetings line) மின்னஞ்சல்(Electronics postage) அஞ்சல் பட்டைகுறியீடு (Postal bar code)ஆகியவற்றை அதனதன் இடத்தில் இடம்சுட்டியைவைத்து சொடுக்கி உள்ளீடு செய்துகொண்டு மேலும் ஏதேனும் சேர்க்க வேண்டியிருந்தால் more itemsஎன்ற பொத்தானை சொடுக்கி சேர்த்துகொண்டு next to continueஎன்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக
உடன் படம்-17-ல் உள்ளவாறு Step5of6என்ற பலகம் தோன்றிடும் இதில் மாறுதல் ஏதேனும் செய்யவேண்டியிருப்பின் அம்மாறுதல்களை செய்து next : complete the mergeஎன்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக
உடன் படம்-18-ல் உள்ளவாறு இறுதியாக Step6of6என்ற பலகம் தோன்றிடும் இதில் அனைத்தும் சரியாக இருக்கின்றதுஎனில் அதில் mergeஎன்பதன் கீழுள்ள Edit individual letter என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் படம்-18-ல் உள்ளவாறு Merge to New Document என்ற சிறுஉரையாடல் பெட்டியொன்று திரையில் தோன்றிடும் அதில் மேலும் விவரம் தேவையெனில் உள்ளீடு செய்து OK என்ற பொத்தானை தெரிவு செய்து சொடுக்குக. உடன் நாம் விரும்பியவாறு முகவரிஇணைக்கபட்ட கடிதம் படம் -19-ல் உள்ளவாறு கிடைக்கும் தேவையெனில் இதனை அச்சிட்டு கொள்ளலாம்