ஓப்பன் ஆஃபிஸ் பேஸ் -தொடர்-பகுதி-86 அறிக்கை தயாரித்தல்

நாம் இதுவரையில் இந்த ஓப்பன் ஆஃபிஸ் பேஸில் அட்டவணை, வினா ,படிவம் ஆகியவற்றை எவ்வாறு உருவாக்குவது மாறுதல் செய்வது என்ற விவரங்களை கண்டு வந்தோம் இந்த தொடரில் ஒரு அறிக்கையை எவ்வாறு உருவாக்கவது என காண்போம்  ஓப்பன் ஆஃபிஸ் பேஸில் தரவுகளை தேக்கி வைக்க பயன்படுவது அட்டவணையாகும் இவ்வாறான அட்டவணைகளில் தரவுகளை உள்ளீடு செய்ய உதவுவதே படிவமாகும் அட்டவணையின் மூலம் தேக்கி வைத்துள்ள தரவுகளிலிருந்து நாம் விரும்பியவாறான தகவல்களை திரையில் அறிந்துகொள்ள உதவுவதே வினாவாகும்  இவ்வாறான அட்டவணை யிலிருந்தும், வினாவிலிருந்தும் நாம் விரும்பியவாறான தகவல்களை பெறுவதற்கு உதவுவதே அறிக்கையாகும் இந்த அறிக்கையை திரையில் அல்லது அச்சிட்டு பயன்படுத்தி கொள்ளமுடியும்  இந்த அறிக்கையானது ஓப்பன் ஆஃபிஸ் பேஸில்  1.நிலையான அறிக்கை 2.இயக்கநேர அறிக்கை  என இருவகையாக உருவாக்கிட முடியும். நாம் இந்த ஓப்பன் ஆஃபிஸ் பேஸில் அறிக்கை ஒன்றை  உருவாக்கிடும்போது அட்டவணையில் என்ன தரவுகள் இருந்ததோ அதனை அப்படியே அறிக்கைக்குள் கொண்டு வந்து உருவாக்குவது நிலையான அறிக்கையாகும்.மாறக்கூடிய செலவினங்கள்  அறிக்கைக்குள் கொண்டு உருவாக்கும்போது நாம் அறிக்கையை பார்வையிடும் நேரத்தில் அட்டவணையில் என்ன தரவுகள் இருக்கின்றதோ அதனை காண்பிக்குமாறு செய்யபடுவது இயக்கநேர அறிக்கையாகும்

ஓப்பன் ஆஃபிஸ் பேஸில் இடதுபுற பலகத்தில் Database என்பதன் கீழுள்ள Reportஎன்ற உருவ பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் வலதுபுறம் மேல்புறமுள்ள task என்ற பலகத்தி ல்விரியும் use wizard to create reportஎன்ற உருவ பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

86.1

படம்-1

உடன் படம்-1 இல் உள்ளவாறு report wizard என்ற வழிகாட்டி உரையாடல் பெட்டி திரையில் தோன்றிடும் அதில் இடதுபுற steps என்ற பலகத்தில்முதல் படிமுறையாக 1 field selection என்ற படிமுறை இயல்நிலையில் தெரிவு செய்யபட்டிருக்கும் வலதுபுறம் which fields do you want to have in your report?என்ற வினாவின் கீழ்  tables or queriesஎன்பதன் கீழிறங்கு பட்டியலை விரியச்செய்து அதிலிருந்து queries:query_Expenses என்றவாறு தெரிவுசெய்து கொள்க உடன் Available fieldsஎன்ற பகுதியில் நாம் தெரிவுசெய்த அட்டவணை அல்லது வினாவிலுள்ள புலங்களின் பெயர் பட்டியலாக விரியும் அவற்றுள் குறிப்பிட்ட புலம் மட்டு மெனில் ஒவ்வொன்றாக தெரிவுசெய்து கொண்டு அருகிலுள்ள  >என்ற ஒற்றை குறியையும் அனைத்தையும் எனில் >>என்ற இரட்டை குறியையும் தெரிவுசெய்து சொடுக்கியவுடன் வலதுபுறமுள்ள  fields in report என்ற பகுதிக்கு இந்த புலங்கள் போய்ச்சேரும் இந்த பகுதியில் நாம் தெரிவுசெய்து கொண்டு வந்த புலங்களின் வரிசையை நாம்விரும்பியவாறு மாற்றியமைத்திடுவதற்காக அவ்வாறு வரிசையை மாற்றியமைக்க விரும்பும் புலத்தினை தெரிவுசெய்து மேல்நோக்கு அல்லது கீழ்நோக்கு அம்புக்குறியை தெரிவுசெய்து சொடுக்கி தேவையான வாறு சரிசெய்து கொண்டு next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

உடன் அடுத்த படிமுறையாக   இடதுபுற steps என்ற பலகத்தில் இரண்டாவது  படிமுறையாக labelling the fields என்ற திரை தோன்றிடும் மேலும் இதில் how do you want labels in the fields? என்ற கோள்வியுடன் Fields ,labels ஆகிய இரு பகுதிகள் தோன்றிடும்  புலங்களின் பெயர்களை அறிக்கையில் மாற்றுவதாயின் இந்த படிமுறையில் மாற்றியமைத்துகொண்டு   next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

உடன் அடுத்த படிமுறையாக   இடதுபுற steps என்ற பலகத்தில் grouping என்ற  படிமுறை தெரிவுசெய்யபட்டிருக்கும். வலதுபுறம் do you want add grouping levels? என்ற கோள்வியுடன் Fields grouping   ஆகிய இரு பகுதிகள் தோன்றிடும்    புலங்களின் குழுவை இந்த படிமுறையில் மாற்றியமைத்துகொண்டு   next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

 

உடன் அடுத்த படிமுறையாக   இடதுபுற steps என்ற பலகத்தில் sort options  என்ற  படிமுறை தெரிவுசெய்யபட்டு தோன்றிடும் வலதுபுறம் which field do you want to sort by data? என்ற கோள்வியுடன் sort by then by   ஆகிய  பகுதிகள் தோன்றிடும்    அறிக்கையில் புலங்களின் தரவுகளை காண்பிப்பது ஏறுவரிசையாகவா(Ascending order ) அல்லது இறங்கு வரிசையாகவா(Descending order) என இந்த படிமுறையில் அமைத்துகொண்டு   next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

 

உடன் அடுத்த படிமுறையாக   இடதுபுற steps என்ற பலகத்தில் choose layout  என்ற  படிமுறை தெரிவுசெய்யபடிருக்கும் வலதுபுறம் how  do you want your report to look? என்ற கோள்வியுடன் layout of data ,layout headers and footers   ஆகிய  பகுதிகள்    அறிக்கையின் தோற்றம் எவ்வாறு இருக்கவேண்டுமெனவும் orintation என்பதில் அறிக்கையானது படுக்கைவசமாகவா(landscpe)  நெடுக்கை வசமாகவா(portiat) என்றும்  இந்த படிமுறையில் தெரிவு செய்து  அமைத்து கொண்டு   next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

உடன் இறுதி படிமுறையாக   இடதுபுற steps என்ற பலகத்தில் create report  என்ற  வாய்ப்பு தெரிவுசெய்பட்டு தோன்றிடும் இதன் வலதுபுறம் decide how you want to proceed? என்ற கேள்வியின் கீழ் இந்த அறிக்கைக்கான தலைப்பாக  titlle of report என்பதில் Expensesஎன்றவாறு உள்ளீடு செய்து கொள்க .what kind of report do you want create ? என்ற வினாவின் கீழ் எந்த வகையான அறிக்கையென Static report, Dynamic report ஆகிய இரு வாய்ப்புகளில் ஒன்றை தெரிவுசெய்து கொள்க creat repot now என்ற வானொலி பொத்தானை தெரிவுசெய்து கொண்டு இறுதியாக finish  என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

86.2

படம்-2

உடன் படம் -2 இல் உள்ளவாறு அறிக்கை தோன்றிடும் இதனை சேமித்து கொண்டு தேவைப்படும் போது அச்சிட்டுகொள்க   தேவையெனில் இந்த அறிக்கையின்  தேதியை, புலங்களின் அகலத்தை நாம் விரும்பியவாறு மாற்றியமைக்கலாம்

வேறு  சமீபத்திய புதிய வகை அறிக்கையை உருவாக்கிட மேலே கட்டளை பட்டையில் உள்ள Tools => Extension Manager=>Get more extensions here….=> என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்திய பின் தோன்றிடும் http://extensions.services.openoffice.org/. என்ற இணைய பக்கத்தில்  தேவையான அறிக்கையின் வகையை விரிவாக்க மேலாளர் மூலம் தெரிவுசெய்து நிறுவி கொண்டு செயற்படுத்தி பயன்படுத்தி கொள்க

ஓப்பன் ஆஃபிஸ் பேஸ் -தொடர் பகுதி-85

85.1

படம்-85-1

  ஓப்பன் ஆஃபிஸில் தரவுகளின் மூலங்களை முதலில் அனுகுவதற்கும் அதன்பின் அதனுடன்  ஓப்பன் ஆஃபிஸின் ஆவணங்களுடன் இணைப்பு ஏற்படுத்தி தேவையான தரவுகளை பெறுவதற்கும் அனுமதிக்கின்றது. உதாரணமாக ஒரே உள்ளடக்கம் கொண்ட சுற்றறிக்கை ,அழைப்பிதழ் போன்றவைகளை பல்வேறு  முகவரிகளுக்கு அனுப்ப உதவிடும் மெயில் மெர்ஜ் எனும் வசதியில்    ஒரே உள்ளடக்கம் கொண்ட உரைப்பகுதி தனியாக ஓப்பன் ஆஃபிஸ் ரைட்டரிலும் இதனை அனுப்பவேண்டிய முகவரிகள் தனியாக ஓப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க் அல்லது ஓப்பன் ஆஃபிஸ் பேஸ் அல்லது எம்எஸ் ஸ்பிரட்ஷீட் போன்ற ஓப்பன் ஆஃபிஸில் பதிவுபெற்ற தரவுதளங்களுடன் இணைப்பு ஏற்டுத்தி தேவையானவாறு ஆவணங்களை உருவாக்க முடியும்

இவ்வாறான வசதியை பெறுவதற்காக முதலில் எந்தெந்த தரவுமூலங்கள் ஓப்பன் ஆஃபிஸில் பதிவு பெற்றுள்ளன என அறிந்து கொள்ளவேண்டும் அதற்காக மேலே கட்டளை பட்டையிலுள்ள File=>New=>Database=>என்றவாறுகட்டளைகளை செயற்படுத்துக  பின்னர் விரியும் தரவுதள வழிகாட்டியின் உரையாடல் பெட்டியில் வலதுபுற பலகத்தில் உள்ள connect to an existing database என்ற வானொலி பொத்தானை தெரிவுசெய்து கொள்க அதற்கு பிறகு அதன்கீழ்பகுதியிலுள்ள கீழிறங்கு பட்டியலை விரியச் செய்தால்   ஓப்பன் ஆஃபிஸில் பதிவு பெற்றுள்ள Spread sheet, dBASE, Microsoft Access, என்பன போன்ற தரவுதளமூலங்களின் பெயர்கள் (படம்-85-1)பட்டியலாக விரியும் இந்த தரவுமூலங்களை ஒரு தரவுதளத்தை அனுகுவதை போன்றே அனுகமுடியும்

ஒருமுறை இவ்வாறு தரவுதளமூலங்களை பதிவுசெய்துவிட்டால் அதன்பின் ஓப்பன் ஆஃபிஸ் ரைட்ட ரிலும், ஓப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க்கிலும் view=>DataSource=>  என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துவது அல்லது F4என்ற விசையை அழுத்துவது ஆகியசெயலின்மூலம் அந்த தரவுகளின் பெயரை விரியச்செய்து(படம்-85-2) பெயருக்கு அருகிலிருக்கும்+ என்ற குறியை தெரிவுசெய்து சொடுக்கிபயன்படுத்தி கொள்ளமுடியும்

85.2

படம்-85-2

 தரவுதளத்தினை அனுகுதல்

படிமுறை-1 File=>New=>Database=>என்றவாறுகட்டளைகளை செயற்படுத்துக  பின்னர் விரியும் தரவுதள வழிகாட்டியின் உரையாடல் பெட்டியில் வலதுபுற பலகத்தில் உள்ள connect to an existing database என்ற வானொலி பொத்தானை தெரிவுசெய்துகொள்க அதன்பின் அதற்கு கீழ்பகுதியிலுள்ள கீழிறங்கு பட்டியலை(படம்-84-1) விரியச்செய்து அதில்  dBASE என்பதை தெரிவுசெய்து கொண்டு next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.

படிமுறை-2அதன்பிறகு தோன்றிடும்  திரையில் browseஎன்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்கி நம்முடைய நாம் விரும்பும் தரவுகளிருக்கும் கோப்பகத்தை அல்லது மடிப்பகத்தை தேடிபிடித்து தெரிவு செய்து கொண்டு  next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

படிமுறை-3பின்னர் தோன்றிடும் திரையின் Register the database for me, and Open the database for editing என்ற இயல்புநிலை அமைப்பை  ஏற்றுகொண்டு  finishஎன்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

படிமுறை-4 பின்னர் இதற்கு ஒரு பெயரிட்டு நாம் விரும்பிய இடத்தில் சேமித்து கொள்க

படிமுறை-5அதன்பின்னர்  படிவம் உருவாக்கும் வழிகாட்டியின் உதவியால் படிவத்தை  உருவாக்கமுடியும்

இதே படிமுறையில் அட்டவணையை இணைப்பு செய்வதற்காக படிமுறை-1-ல் குறிப்பிட்டுள்ளவாறு விரியும் தரவுமூலங்களின் பட்டியலில் இருந்து    Spread sheet,Microsoft Access, என்பன போன்ற தேவையானவற்றை மட்டும் தெரிவுசெய்து மற்ற படிமுறைகளை அப்படியே பின்பற்றிடுக.

இவ்வாறான ஒரு தரவுதளத்தினை பதிவுசெய்வதற்கு மேலே கட்டளைபட்டையிலுள்ள Tools => Options => OpenOffice.org Base => Databases=>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக உடன்தோன்றிடும் (படம்-85-3) உரையாடல் பெட்டியில் Registered database  என்பதன் கீழ் தரவுதளங்களின் பட்டியல் விரியும் அதற்கு கீழ்பகுதியில் New ,Delete, Editஆகிய மூன்று பொத்தான்கள் உள்ளன

85.3

படம்-85-3

 புதியதாக பதிவுசெய்வதற்காக  New என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன்விரியும் create Database Linkஎன்ற(படம்-85-3) சிறுஉரையாடல் பெட்டியில் தேவையான தரவுதளமூலங்கள் இருக்கும் இடத்தை தேடிபிடித்து தெரிவுசெய்துகொண்டு OK என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

இந்த தரவுதளமூலத்தில் ஸ்பிரட்ஷிட் தவிர மற்றவைகளை மாறுதல் செய்யமுடியும் அதற்காக view=>Data Source=>  என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துவது அல்லது F4என்ற விசையை அழுத்துவது ஆகிய செயலின்மூலம் தரவுமூலத்தை திரையில் காட்சியாக விரியச்செய்க அதில் கீழ்பகுதியின் பட்டையில் முதல் நான்கு பொத்தான்களும் மாறுதல்கள் செய்யவும் ஐந்தாவது பொத்தான் (படம்-85-4)புதியதை உள்ளீடு செய்திடவும் பயன்படுகின்றன   இந்த தரவுகளின் பட்டியலில் நீக்கம் செய்யவேண்டிய கிடைவரிசையை தெரிவுசெய்துகொண்டு சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன்விரியும் சூழ்நிலை பட்டியில் delete rowஎன்ற (படம்-85-4) கட்டளையை தெரிவுசெய்து சொடுக்கி நீக்கம் செய்து கொள்க

85.4

படம்-85-4

ஒரு ஓப்பன் ஆஃபிஸ் ரைட்டர் ஆவணத்தில் தரவுமூலத்திலிருந்துOn (date),our breakfast cost (amount) paid by (name), our lunch cost (amount)paid by (name), and our supper cost (amount) paid by (name). என்றவாறு உரையையும் தரவுகளையும் இணைத்து ஒரு உரைபத்தியை உருவாக்குவதாக கொள்வோம் இதில் பிறை அடைப்பிற்குள் குறிப்பிட்டுள்ளவைகளே  வெளியிலுள்ள தரவுமூலத்திலிருந்து தரவுகளை இணைக்கும் பகுதியாகும்

ரைட்டர் ஆவணத்தில் on என தட்டச்சு செய்து date என்ற புலத்தை தரவுதளத்திலிருந்து இடம்சுட்டியால் தெரிவுசெய்து இழுத்துவந்து இந்த on என்ற சொல்லிற்கு அருகில் விடுக பின்னர் இந்த பகுதி நிழலுருவாக தோற்றமளித்திடview=field shading=> என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக.

இதன்பின்னர் இந்த dateஎன்பதற்கு பின்புறம்  our breakfast cost என தட்டச்சு செய்து amount என்ற புலத்தை தரவுதளத்திலிருந்து இடம்சுட்டியால் தெரிவுசெய்து இழுத்துவந்து இந்த  our breakfast costஎன்ற சொல்லிற்கு அருகில் விடுக பின்னர் இந்த பகுதி நிழலுருவாக தோற்றமளித்திடview=field shading=> என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக.

இவ்வாறே மற்ற சொற்களையும் தட்டச்சு செய்து அதற்கான புலங்களை தரவுதளத்திலிருந்து இழுத்துவந்து விடுவது என்றவாறு செய்தபின்னர் இவைகளுக்கான தரவுகளை கொண்டு வந்து சேர்த்திடுவதற்காக தரவுகளின் பட்டியலின் இடதுபுறம் உள்ள குறிப்பிட்ட கிடைவரிசையின் சாம்பல் வண்ண பெட்டியை தெரிவுசெய்து சொடுக்கியபின்  படம்-85-5 இன் மேல்பகுதி படத்தில் உள்ள கருப்பு வட்டமிடபட்ட தரவுபுல உருவபொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக   உடன்  இந்த தரவானது நாம்உருவாக்கிய ரைட்டர் ஆவணத்தின் புலத்திற்குள் உள்ளிணைந்து விடும்  இவ்வாறு ஒவ்வொரு புலத்திற்குமான தரவுகளை உள்ளிணைத்துகொள்க  அட்டவணையின் தரவுகளையும் இவ்வாறே கொண்டு வந்து இணைக்கமுடியும்

பட்டியலின் இடதுபுறம் உள்ள குறிப்பிட்ட கிடைவரிசையின் சாம்பல் வண்ண பெட்டியை தெரிவுசெய்து சொடுக்கியபின்  படம்-85-5 இன் மேல்பகுதி படத்தில் உள்ள சிவப்பு வட்டமிடபட்ட தரவுபுல உருவபொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

85.5

படம்-85-5

 உடன் படம்-85-5 இன் கீழ்புறமுள்ளவாறு Insert database columns  என்ற உரையாடல் பெட்டியொன்று தோன்றிடும் அதில் insert data as  என்பதற்கருகில் உள்ள tableஎன்ற வானொலி பொத்தானை தெரிவுசெய்து கொள்க பின்னர்   table என்பதன் கீழுள்ள database columns என்ற பட்டியலில் இருந்து தேவையான புலங்களை தெரிவுசெய்து கொண்டு இவைகள் ஒவ்வொன்றாக எனில் இதற்கு வலதுபுறமுள்ள ஒற்றை அம்புக்குறியையும் அனைத்து புலங்களையும் எனில் இரட்டை அம்புக்குறியையும் தெரிவுசெய்து சொடுக்கி  table columns என்ற பகுதிக்கு கொண்டுவந்து சேர்த்தபின் okஎன்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்கி இந்த ஆவணத்தை சேமித்து கொள்க

முந்தைய தொடர்களிலும் இந்ததொடரிலும் கூறியவாறு படிவம் ஒன்றை உருவாக்கிய பின்னர் அப்படிவத்தில் தரவுகளை உள்ளீடு செய்வதற்காக    முதலில் இடதுபுற பலகத்தின் தரவுதள பட்டியலின் படிவ உருவபொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக பின்னர் விரியும் படிவங்களின் பட்டியலில் நாம் உருவாக்கிய படிவத்தின் உருவபொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்கியபிறகு விரியும் படிவத்தில்    நாள் புலம் எனில் இதிலுள்ள அம்புக்குறியை பிடித்து நகரத்தி காலண்டரில் நாளை தேடுவதைபோன்று தேவையான நாளை தேடிபிடித்து தெரிவுசெய்து கொள்க
எண்களின் புலம் எனில் அதற்கேற்றவாறும் எழுத்துகளின் புலம் எனில் அதற்கேற்றவாறும் உள்ள கீழிறங்கு பட்டியலை  விரியச்செய்து அல்லது நேரடியாக தேவையான தரவுகளை தட்டச்சு செய்து கொள்க   படிவமானது இவ்வாறு தரவுகளை உள்ளீடு செய்தபின் படம் -85-6-ல் உள்ளவாறு தோன்றிடும்

85.6

படம் -85-6

ஓப்பன் ஆஃபிஸ் தொடர்-பகுதி-84- ஓப்பன்ஆஃபிஸ் பேஸில் படிவத்தை மாறுதல் செய்தல்

நாம் கடந்த ஓப்பன் ஆஃபிஸ் தொடர்-பகுதி-83 இல் பார்த்தவாறு படிவம் ஒன்றை உருவாக்கிய பின் அதன் வாயிலாக தரவுகளை உள்ளீடு செய்வதற்கு முன்பாக ஒருசில மாறுதல்களை அப்படிவத்தில் செய்யவிரும்புவோம்  பொதுவாக இந்த படிவத்தில் பல்வேறு புலங்கள்(fields) அப்புலங்களுக்கான பெயர்கள்(labels)என இதனுடைய கட்டுபாடுகள்(controls) அமைக்கபட்டுள்ளன. அவற்றுள் புலங்களின் கட்டுபாடுகளை மட்டும் அல்லது அப்புலங்களுக்கான பெயர்களின் கட்டுப்பாடுகளை மட்டும் அல்லது அனைத்து கட்டுப்பாடுகளையும் திருத்தி மாறுதல் செய்திட விரும்புவோம்.

இந்நிலையில்  1.ctrl + குறிப்பிட்ட புலம் அல்லது அப்புலத்திற்கான பெயரில் இடம்சுட்டியை வைத்து விசைப்பலகையில் சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை தெரிவுசெய்துசொடுக்குதல் அல்லது

2  குறிப்பிட்ட புலம் அல்லது அப்புலத்திற்கான பெயரில் இடம்சுட்டியை வைத்து  சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை தெரிவுசெய்துசொடுக்குதல் அல்லது

3 குறிப்பிட்ட புலம் அல்லது அப்புலத்திற்கான பெயரில் இடம்சுட்டியை வைத்து விசைப்பலகையில் தாவியின் (tab) விசையை தெரிவுசெய்துசொடுக்குதல் செய்தால் அதனுடைய கட்டுப்பாடு ஒரு பச்சை வண்ண எட்டுகைப்பிடிகளுடன்(படம்-1) நாம் மாறுதல் செய்வதற்கு தயாராக திரையில் தோன்றிடும்

84.1

படம்-1

இவ்வாறு மாறுதல் செய்யும்போது திரையின் ஓரப்பகுதியில் ரூலரை தோன்றசெய்து அதில் சென்டிமீட்டராக அதன்அளவை மாற்றியமைத்துகொள்வது நல்லது என பரிந்துரைக்கபடுகின்றது இதற்காகTools => Options =>OpenOffice.org Writer => View=> என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்கியவுடன் திரையின் மேல் ,இடதுபுற ஓரம் தோன்றிடும் ரூலரின் மீது இடம்சுட்டியை வைத்து சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை சொடுக்குவதன்வாயிலாக விரியும் சூழ்நிலை பட்டியில் சென்டிமீட்டர் அளவை தெரிவுசெய்து சொடுக்கிஅமைத்துகொள்க

படிவத்தை மாறுதல் செய்வதற்கான படிமுறைகள்

படிமுறை1  நாள் புலத்தை மாறுதல் செய்தல்: மேலே கூறியவாறு மாறுதல் செய்யவிரும்பும் நாள் புலத்தின் கட்டுபாட்டினை(date fields control) தெரிவு செய்து திரையில் தோன்றசெய்க  பின்னர்  வலதுபுறத்தின் மையத்திலுள்ள பச்சைவண்ண கைப்பிடிக்கு இடம்சுட்டியை கொண்டு சென்றவுடன் அது இருதலை அம்புக்குறியாக மாறிவிடும் உடன்சுட்டியின் இடதுபுற பொத்தானை  இதன்அளவு ரூலரில் 6 சென்டிமீட்டர் வரும்வரை அப்படியே  பிடித்துகொண்டிருந்து அதன்பின் விடுக  அதன்பின்னர் திரையின் மேலே Form Controls toolbar இல் உள்ள   Controls என்ற படம்-2-ல் சிவப்பு வண்ணத்தில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ள உருவ பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

84.2

படம்-2

உடன் நாள்புலத்தின் பண்பியல்பு உரையாடல் பெட்டி தோன்றிடும் அதில்  Date format propertyஎன்ற பகுதிக்கு சென்று அதனுடைய கீழிறங்கு பட்டியலை விரியச்செய்து அதில்  Standard (long) என்பதை தெரிவுசெய்து சொடுக்கி இயல்புநிலையில் No என்றிருப்பதை Yes என மாற்றியமைத்து கொள்க

படிமுறை 2 புலத்தின் அகலத்தை மாற்றியமைத்தல்:  ஒருசில புலங்களானது  இயல்பு நிலையில் அதற்கென உள்ளீடு செய்யபடும் தரவுகளுக்கான ஒதுக்கவேண்டிய அளவைவிட மிகப்பெரியதாக இருக்கும் அதனால் அவைகளில் மிகுதி காலியான இடம் வீணாக இருக்கும் அதனை சரிசெய்து அமைப்பதற்காக முன்பு கூறியவாறே  BPaymentஎன்ற புலத்தினை தெரிவு செய்து கொள்க  பின்னர்  வலதுபுறத்தின் மையத்திலுள்ள பச்சைவண்ண கைப்பிடிக்கு அருகில் இடம்சுட்டியை கொண்டு சென்றவுடன் அது இருதலை அம்புக்குறியாக மாறிவிடும் உடன் சுட்டியின் இடதுபுற பொத்தானை  இதன்அளவு ரூலரில் 2.5 சென்டிமீட்டர் வரும்வரை  அல்லது தரவுகளின் அளவிற்கு பொருத்தமாக அமையும்வரை அப்படியே பிடித்து கொண்டிருந்து அதன்பின் விடுக அவ்வாறே Lpayment, Spayment, SnPayment, Mpayment, and MiscPaymentஆகிய புலங்களின் அளவுகளையும் மாற்றியமைத்திடுக

படிமுறை 3  ஒரு குழுவிலுள்ள தனித்தனி புலத்தினை அதன் வகைக்கு ஏற்றவாறு இடம்மாற்றியமைவு செய்தல்:

84.3

படம்-3

நாம் மேலே கண்ட படிமுறையின்படி ஒரு குழுவிற்குள் உள்ள பல்வேறு புலங்களை வகைக்கேற்றவாறு தெரிவுசெய்துபிடித்துகொண்டு இழுத்து சென்று (படம்-3)இடம் மாற்றி யமைத்து கொள்க

படிமுறை 4 புலங்களின் பெயரை மாற்றியமைத்தல்:மாறுதல் செய்யவிரும்பும் புலத்தின் பெயரை தெரிவுசெய்து கொண்டு அதன்மீது இடம்சுட்டியை வைத்து  சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் விரியும சூழ்நிலை பட்டியில் Control  என்ற(படம்-4) கட்டளையை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக அல்லது Form Controls toolbar இல் உள்ள   Controls என்ற படிமுறை 1-ல்  குறிப்பிடபட்டுள்ளவாறு அதனுடைய உருவ பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

84.4

படம்-4

உடன் தோன்றிடும் labeled Propertiesஎன்ற உரையாடல் பெட்டியில் labelஎன்ற பகுதியை தெரிவு செய்து அதில் நாம் விரும்புவதுபோன்று பெயரினை மாறுதல் செய்து அமைத்து கொண்டு இந்த உரையாடல் பெட்டியைமூடிவிடுக

படிமுறை 5  புலங்கள் புலங்களின் பெயர்கள் ஆகியவற்றின் அகலத்தை மாற்றியமைத்தல்: அகலத்தினை மாற்றியமைத்திட விரும்பும் புலம் அல்லது புலத்தின் பெயரை அதனுடைய கட்டு பாட்டினை தெரிவுசெய்து திரையில் தோன்றசெய்க  பின்னர்  வலதுபுறத்தின் மையத்திலுள்ள பச்சை வண்ண கைப்பிடிக்கு இடம்சுட்டியை கொண்டு சென்றவுடன் அது இருதலை அம்புக் குறியாக மாறிவிடும் உடன் சுட்டியின் இடதுபுற பொத்தானை  இதன்அளவு ரூலரில் 2 சென்டிமீட்டர் வரும்வரை அல்லது நாம் விரும்பும் அளவிற்கு  அப்படியே பிடித்துகொண்டிருந்து அதன்பின் விடுக இவ்வாறே மற்ற  புலம் அல்லது புலத்தின் பெயரை  அதன் அகலத்தினை மாற்றி யமைத்து கொள்க

படிமுறை 6  ஒரு புலத்திற்கு பதிலாக வேறொரு  புலமாக மாற்றியமைத்தல்:   ctrl + Breakfast இனுடைய Payment என்ற புலத்தில் இடம்சுட்டியை வைத்து விசைப்பலகையில் சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை தெரிவுசெய்துசொடுக்குக உடன் இதனுடைய கட்டுப்பாடு ஒரு பச்சை வண்ண எட்டுகைப்பிடிகளுடன் நாம் மாறுதல் செய்வதற்கு தயாராக திரையில் தோன்றிடும் பின்னர் அக்கைப்பிடிக்குள் இடம்சுட்டியை வைத்து சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் விரியும் சூழ்நிலை பட்டியில்  Replace with => List Box=> என்றவாறு (படம்-5)கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

84.5

படம்-5

 பின்னர்  Form Controls toolbar இல் உள்ள   Controls என்ற படிமுறை 1-ல்  குறிப்பிடபட்டுள்ளவாறு அதனுடைய உருவ பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

84.6

படம்-6

 உடன் தோன்றிடும் பண்பியல்பு உரையாடல் பெட்டியில் General என்ற (படம்-6) தாவிபொத்தானின் திரையை  தோன்றசெய்க அதிலுள்ள Drop down என்ற பெட்டியில்   இயல்புநிலையில் No என்றிருப்பதை Yes என (படம்-6)மாற்றியமைத்து கொள்க

இதே உரையாடல் பெட்டியின் data என்ற தாவிபொத்தானின் திரையை  தோன்றசெய்க அதிலுள்ள Type of list contents  என்ற பெட்டியில்   Sql என(படம்-7) மாற்றியமைத்து கொள்க

84.7

படம்-7

இதே உரையாடல் பெட்டியின் tab   என்ற தாவிபொத்தானின் திரையை  தோன்றசெய்க   அதிலுள்ள list contents என்றபெட்டியில்    SELECT “Type”, “Type” FROM “Payment Type” என (படம்-8) மாற்றியமைத்து கொள்க அவ்வாறே  இதே படிமுறையை பின்பற்றி Lunch, Supper, Motel, Snacks,  Miscஆகியவற்றின் payment புலங்களுக்கும்  மாற்றி யமைத்து கொள்க

84.8

படம்-8

 படிமுறை 7  குறிப்பு புலத்தினை மாற்றியமைத்தல்:

ctrl + note என்ற புலத்தில் இடம்சுட்டியை வைத்து விசைப்பலகையில் சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை தெரிவுசெய்துசொடுக்குக உடன் இதனுடைய கட்டுப்பாடு ஒரு பச்சை வண்ண எட்டுகைப்பிடிகளுடன் நாம் மாறுதல் செய்வதற்கு தயாராக திரையில் தோன்றிடும் பின்னர் Form Controls toolbar இல் உள்ள   Controls என்ற படிமுறை 1-ல்  குறிப்பிடபட்டுள்ளவாறு அதனுடைய உருவ பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

உடன் தோன்றிடும் பண்பியல்பு உரையாடல் பெட்டியில் General என்ற தாவிபொத்தானின் திரையை  தோன்றசெய்க அதிலுள்ள Scroll bar என்ற புலத்தினுடைய பெட்டியின் கீழிறங்கு பட்டியலை விரியச்செய்து அதில் இயல்புநிலையில் none என்றிருப்பதை vertical  என (படம்-8) மாற்றியமைத்து இந்த உரையாடல் பெட்டியை மூடிவிடுக பின்னர்  படிமுறை 5 ஐ பின்பற்றி இதனுடைய நீள அகலத்தை மாற்றியமைத்துகொள்க

84.9

படம்-9

 படிமுறை 8  ஒரு துனைப்படிவத்தில் புலத்தின் பெயர் புலத்தினை மாற்றியமைத்தல்: payment type என்ற புலப்பெயரில்  இடம்சுட்டியை வைத்து படிமுறை 6 இல் கூறியவாறு  Replace with (படம்-9) => List Box(படம்-5)=>என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக பின்னர் மீண்டும் இதே  payment type என்ற புலப்பெயரில் சூழ்நிலை பட்டியை தோன்றசெய்து column என்ற (படம்-8)கட்டளையை  தெரிவுசெய்து சொடுக்கி  இதனுடைய பண்பியல் உரையாடல் பெட்டியை தோன்றசெய்க  பின்னர் படிமுறை 6 இல் கூறியவாறு அதிலுள்ள Type of list contents  என்ற பெட்டியில்   Sql என மாற்றியமைத்து கொள்க இதே உரையாடல் பெட்டியின் tab   என்ற தாவிபொத்தானின் திரையை  தோன்றசெய்க   அதிலுள்ள list contents என்றபெட்டியில்    SELECT “Type”, “Type” FROM “Payment Type”என மாற்றியமைத்து கொள்க பிறகு இந்த உரையாடல் பெட்டியை மூடிவிடுக

படிமுறை 9  குழுவிற்கான தலைப்பைஅமைத்தல்: இடம்சுட்டியானது மேலே இடதுபுற மூலையில் இருப்பதை உறுதி செய்து கொள்க   பின்னர் உள்ளீட்டு விசையை அழுத்துவதன் மூலம் Heading 2. இன் கிடைவரிசைக்கு இடம்சுட்டியை கொண்டு செல்க. அதில் இயல்பு நிலையில் இருப்பதை  அதனுடையApply Styles என்ற கீழிறங்கு பட்டியலை விரியச்செய்க  அதில் Meals  snacks என்றவாறு தட்டச்சு செய்து உள்ளீட்டு விசையை அழுத்தி  subformஇற்குள் இடம் சுட்டியை கொண்டு சென்று Fuel Data என இதனுடைய தலைப்பையும் மாற்றியமைத்திடுக

படிமுறை 10  படிவத்தின் பின்புலத்தினை மாற்றியமைத்தல்: ஒரு படிவத்தின் பின்புலத்தில் Tools => Options => OpenOffice.org => Colors=>என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்கி . வண்ணத்தையும், வரைகலை ,படம் ஆகியவை இருக்குமாறும் மாற்றியமைத்திடலாம் இவ்வாறு பின்புலத்தினை மாற்றியமைக்கும்போது புலங்களையும் அவற்றின் பெயர்களையும் திரையில் நம் கண்ணிற்கு புலப்படுமாறும் அதனை நம்மால் படித்தறிந்து கொள்ளுமாறும் அமைத்திட வேண்டும் என்பதை மனதில் கொள்க  படம்-3-ல் உள்ள படிவத்தின் முதல்வரிசை புலங்களின் பெயர்களில் உள்ள   Control+ Date label ஐ தெரிவுசெய்து சொடுக்குக பின்னர்  Control+shift+ rest of the labels களை  தெரிவுசெய்து சொடுக்குக  அதன்பின்  Design Form toolbarஎன்பதில் உள்ளControlஎன்ற உருவ பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்கி இதனுடைய பண்பியல்பு உரையாடல் பெட்டியை திரையில் தோன்ற செய்க அதன்பின்னர் பின்புல வண்ணம்  இயல்புநிலையில் Light cyan. என்றிருப்பதை அதனுடைய கீழிறங்கு பட்டியலிலிருந்து தேவையான வண்ணத்தை தெரிவுசெய்து கொள்க அவ்வாறே மற்ற புலங்களின் பெயர்களுக்கும் பின்புல வண்ணத்தை மாற்றி் யமைத்து கொண்டு இந்த பண்பியல்பு உரையாடல் பெட்டியை மூடிவிடுக

அதன்பிறகு படிவத்தின் பின்புலத்தில் இடம்சுட்டியை வைத்து சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன்விரியும் சூழ்நிலை பட்டியில் page என்ற கட்டளையை தெரிவுசெய்து சொடுக்கியபின் தோன்றிடும் உரையாடல் பெட்டியில் background என்ற (படம்-10) தாவியின்  திரையை தோன்றசெய்க அதில் As என்பதன் கீழிறங்கு பட்டியலை விரியச்செய்து அதில் color என்பதற்கு பதிலாக graphic என்பதை தெரிவுசெய்து கொள்க

84.9.1

படம்-10

பின்னர் File என்ற பகுதியில் browseஎன்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்கியபின் விரியும் உரையாடல் பெட்டியில்  Gallery என்ற மடிப்பகத்தை தேடிபிடித்து அதில் sky.gif  என்ற கோப்பினை தெரிவுசெய்து open என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக அதன்பின்னர்  type என்ற பகுதியில் உள்ள area என்ற வானொலி பொத்தானை தெரிவுசெய்து கொண்டு ok என்ற  பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

படிமுறை 10  படிவத்தின் தாவியின்வரிசையை  மாற்றியமைத்தல்:  ஒரு படிவத்தில் உள்ள புலங்களின் வாயிலாக தரவுகளை உள்ளீடு செய்திடும்போது ஒரு புலத்திலிருந்து மற்றொரு புலத்திற்கு இடம்சுட்டி மாறிசெல்வதற்கு  விசைபலகையிலுள்ள tab என்ற விசையை அழுத்தபடவேண்டும்  இவ்வாறு  tab என்ற விசையை அழுத்திடும் போது எந்த புலத்திலிருந்து ஆரம்பித்து அடுத்தடுத்து வரிசைகிரமமாக எந்தபுலம் வரை செல்லவேண்டும் என நாம் விரும்பியவாறு மாற்றியமைத்து கொள்ளமுடியும்  இதற்காக Control+ Date field ஐ தெரிவுசெய்து சொடுக்குக பின்னர் form controls toolbar இல் form design என்றஉருவபொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக அல்லது  View => Tool bars =>  Form Design=>   என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவு செய்து சொடுக்குக உடன் விரியும் கருவிபட்டியில் Activation Order என்ற உருவபொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக அதன்பின்னர் தோன்றிடும்Tab Order என்ற உரையாடல் பெட்டியில் தேவையான புலங்களை   தெரிவுசெய்து கொண்டு Move Up  அல்லது move down ஆகிய இரு பொத்தான்களில் ஒன்றினை  தேவையானவாறு தெரிவுசெய்து சொடுக்கி முன்பின் வரிசை கிரமத்தை சரிசெய்து நாம்விரும்பியவாறு வரிசையாக அமைத்து கொண்டு okஎன்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக பிறகு இந்த படிவத்தையும் தரவுதளத்தையும் சேமித்து வெளியேறுக

ஓப்பன் ஆஃபிஸ் தொடர்-பகுதி-83- ஓப்பன்ஆஃபிஸ் பேஸில் படிவம் ஒன்றை உருவாக்குதல்

   பொதுவாக தரவுதளம் எனில் தரவுகளை தேக்கிவைக்க உதவிடும் ஒரு அமைப்பாகும் இந்த தரவுதளத்திற்குள்  தேக்கிவைக்க  விரும்பும் தரவுகளை உள்ளீடு செய்ய உதவுவதே தரவுதள படிவமாகும்  தரவுதளபடிவம் ஆனது  ஒரு தரவுதளத்திற்குள் தரவுகளை உள்ளீடு செய்யவும் அவ்வாறு உள்ளீடு செய்த தரவுகளை மாறுதல்கள் செய்யவும் பயன்படுகின்றது ஒரு சாதாரண படிவம் ஆனது ஒரு அட்டவணையில் இருக்கும் புலங்களை உள்ளடக்கியதாகும்   இதனோடு மேலும் கூடுதலான உரை ,வரைகலைஅமைவு ,தேர்வுசெய்பெட்டிகள், இதரஉறுப்புகள் உள்ளடக்கியதே ஒருகலவையான தரவுதள படிவமாகும்

 ஒரு தரவுதளத்தின் இடதுபுறபலகத்தின் மூன்றாவதாக உள்ளதே தரவுதளபடிவத்தை கையாள உதவிடும் உருவபொத்தான்ஆகும் அந்த படிவஉருவபொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்கியவுடன் வலதுபுற பலகத்தில்1.Creating Form in Design View, 2.Use Wizard to Create Formஆகிய இருவாய்ப்புகள் தோன்றிடும். நாம்இப்போதுதான் முதன்முதலில் இந்த தரவுதளத்திற்குள் உள்நுழைவு செய்யும் புதியவர், எனில் இந்த இரண்டாவது வாய்ப்பினை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

83.1

83.1

படிமுறை1Select fields:உடன் விரியும் Select the fields of your form என்ற உரையாடல் பெட்டியில்Tables or queries என்பதன் கீழுள்ள கீழிறங்கு பட்டியிலிருந்து நாம் ஏற்கனவே அட்டவணையாக உருவாக்கியிருந்த Table:vacationsஎன்ற அட்டவணையை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் available fields என்பதன் கீழ் நாம் தெரிவுசெய்த அட்டவணையிலுள்ள புலங்கள் பட்டியலாக விரியும்  அதற்கு அருகில் வலதுபுறம் உள்ள >> என்ற இரட்டைக்குறியுள்ள பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் available fields என்பதன் கீழ் பட்டியலாக விரிந்த புலங்கள் அனைத்தும் Fields in the form என்ற பகுதிக்கு போய்ச்சேரும் பின்னர் இந்த உரையாடல் பெட்டியில் next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக  .

படிமுறை2Set up a subform.: நாம் ஏற்கனவே fuel, vacationsஆகிய இரு அட்டவணைகளுக்கிடையே உறவுகளை உருவாக்கியிருந்தால் அதனை பயன்படுத்தி கொள்ளலாம் இல்லையெனில் படிமுறை 4 ஐ பயன் படுத்தி இவ்விரு   அட்டவணைகளுக்கிடையேயான உறவை உருவாக்குக.

இதன்பின் தோன்றிடும் Decide if you want to setup a sub formஎன்ற உரையாடல் பெட்டியில்  Add Sub form என்ற தேர்வுசெய் பெட்டியை தெரிவுசெய்து கொள்க. பின்னர் இதன் கீழுள்ளsub form based on existing relationஎன்ற வானொலி பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக   உடன் fuel என்ற உறவு புலபெயர் அருகிலுள்ள உரைபெட்டியில் தோன்றிடும் அதனை தெரிவுசெய்துகொண்டு இந்த உரையாடல் பெட்டியில் next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக  .

83.2

83.2

படிமுறை3Add subform fields: இந்த படிமுறையானது ஏறத்தாழ படிமுறை 1 ஐ போன்றதே ஆயினும் இந்த படிமுறையில் துனைபடிவத்திற்குள் அனைத்து புலங்களையும் கொண்டுவந்து சேர்க்கவிரும்பு வதில்லை அதனால் முதலில் available fields என்பதன் கீழ் நாம் தெரிவுசெய்த அட்டவணையிலுள்ள புலங்களுக்கு அருகில் வலதுபுறம் உள்ள >> என்ற இரட்டைக்குறியுள்ள பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் available fields என்பதன் கீழ் பட்டியலாக விரிந்த புலங்கள் அனைத்தும் Fields in the form என்ற பகுதிக்கு போய்ச்சேரும் பின்னர் Fields in the form என்பதன் கீழ் வந்து சேர்ந்த புலங்களில்  FuelIDஎன்ற புலத்தை  மட்டும் தெரிவுசெய்து கொண்டு  அருகில் இடதுபுறம் உள்ள < என்ற ஒற்றைக்குறியுள்ள பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் available fields என்பதன் கீழ் நம்மால் தெரிவுசெய்து நீக்கம் செய்யபட்ட FuelIDஎன்ற புலம் தவிர மிகுதி புலங்கள் அப்படியே இருக்கும் பின்னர் இந்த உரையாடல் பெட்டியில் next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

படிமுறை4Get joined fields: இந்த படிமுறையானது நாம் உருவாக்கிய அட்டவணைகளில் அல்லது வினாக்களில் அவைகளுக்கிடையே உறவை உருவாக்காமல் இருந்தால் அவைகளுக்கிடையே உறவை உருவாக்கிட உதவுகின்றது.  Date என்ற புலத்தை இவ்விரு அட்டவணைகளுக்கிடையே உறவு புலமாக உருவாக்கிய இணைக்க விரும்புவதாக கொள்வோம்

83.3

83.3

அதனால் உடன் தோன்றிடும் Select the joins between your forms என்ற உரையாடல் பெட்டியில் இடதுபுறம் first joined subform field என்பதன்கீழுள்ள கீழிறங்கு பட்டியலிருந்து  date என்ற புலத்தின் பெயரை தெரிவுசெய்துகொள்க இந்த புலமானது fuel அட்டவணைக்கு அடிப்படை திறவுகோள் (primary key)அன்று அதனால் இதனை அயலர்திறவுகோள்(foreign key)என்பர். பின்னர்  வலதுபுறம் first joined main form field என்பதன்கீழுள்ள கீழிறங்கு பட்டியலிருந்த  date என்ற புலத்தின் பெயரை தெரிவுசெய்துகொள்க இங்கு இந்த புலமானது vacations என்ற அட்டவணைக்கு அடிப்படை திறவுகோள் (primary key)ஆகும்  இதற்குமேலும் வேறுபுலத்தை இவ்வாறு உறவுபுலமாக உருவாக்கிட விரும்பினால் Second joined sub form field  என்பதன் கீழ் முன்பு கூறியவாறு செயல்படுத்துக பின்னர்இந்த உரையாடல் பெட்டியில் next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

படிமுறை5Arrange controls: இந்த படிமுறையில் ஒரு படிவத்தின் கட்டுபாடுகளை உருவாக்கும் வழிமுறையை தெரிந்து கொள்ளவிருக்கின்றோம்  ஒரு கட்டுபாடு என்பது label ,field ஆகிய இரண்டு பகுதிகளை உள்ளடக்கியதாகும்  திரையில் உள்ள முதன்மை படிவத்தில் (Arrangement of the main form )  Columnar – Labels on top  என்பதை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் அந்தந்த புலங்களின் பெயர் அதனதன் மேல்பகுதியில் பிரதிபலிக்கும் துனைபடிவத்தில் (Arrangement of the subform)   As Data Sheetஎன்பதை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் விரிதாளினை போன்று புலங்களின் பெயரானது நெடுவரிசைகளின் தலைப்பாகவும்  அதற்கு கீழ்காலியான புலங்களும் தோன்றிடும்  பின்னர்இந்த உரையாடல் பெட்டியில் next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

படிமுறை6Set data entry : ஏதேனும் புலத்தில் தரவை உள்ளீடு செய்யத்தேவையில்லை எனும் போதுமட்டும் தேவையான புலத்தின் தேர்வுசெய்பெட்டியை தெரிவுசெய்துகொள்க அனைத்து புலங்களிலும் தரவுகளை உள்ளீடு செய்ய வேண்டுமெனில் இயல்புநிலையில் இருப்பதை ஏற்று இந்த உரையாடல் பெட்டியில் next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

படிமுறை7Apply styles : இந்த படிமுறையில் ஒவ்வொரு புலத்திற்குமான வண்ணம் புலத்தின் ஒரஅமைப்பு ஆகியவற்றை நாம்விரும்பியவாறு தெரிவுசெய்துகொண்டு பின்னர்இந்த உரையாடல் பெட்டியில் next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

படிமுறை8Set name.: இறுதியாக இந்த படிவத்திற்கு ஒரு பெயரிட்டு இங்கு   Fuel என்ற பெயரை இட்டு   Modify the form என்பதன் வானொலி பொத்தானை தெரிவுசெய்துகொண்டு பின்னர்இந்த உரையாடல் பெட்டியில் next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

உடன் படிவமானது மாறுதல் செய்வதற்கு தயாராக Edit mode என்ற நிலையில் திரையில் தோன்றிடும்.

ஓப்பன் ஆஃபிஸ் தொடர்-பகுதி-82- ஓப்பன் ஆஃபிஸ் பேஸில் வினாவை உருவாக்குதல்

நாம் முந்தைய தொடர்களில்கூறியவாறு ஓப்பன் ஆஃபிஸ் பேஸில் ஒரு அட்டவணையை உருவாக்கி அதில் தேவையான தரவுகளை சேமித்து வைத்துள்ளதாக கொள்வோம்

இதில் குறிப்பிட்ட தரவுகள் அல்லது நிபந்தனைக்குட்பட்ட தரவுகளை திரையில் காண்பதற்கு உதவுவதே இந்த வினா உருவாக்குவதாகும் முதலில் வினா உருவாக்கிடவிரும்பும் தரவுதளத்தை திறந்து கொள்க பின் இந்த வினா எழுப்புவதற்காக இடதுபுறபலகத்தின் Data baseஎன்பதன் கீழுள்ள பொருட்களில் queryஎன்ற உருவபொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

1

படம்-1

உடன் வலதுபுறபலகத்தில் 1Create Query in Design view ,2 Use Wizard to Create query, 3 Create Query in SQL view ஆகிய மூன்று வகையான வாய்ப்புகளில் இந்த வினாவை உருவாக்க முடியும் என பட்டியலிடும்

அதில் முதல் வாய்ப்பான 1Create Query in Design view என்பதை தெரிவுசெய்து சொடுக்கிய வுடன் விரியும் Design view என்ற சாளரத்தின் கீழ்பகுதி பலகமானது வினாவை வடிவமைப்பதற்கானதாகும்

நாம் கீழ்பகுதியில் வடிவமைப்பதற்கேற்ப வினா உருவாகும் மேல் பகுதி பலகத்தில்Query Designபட்டை,Designபட்டை ஆகிய இரு பட்டைகள் உள்ளன முதன்முதல்வினாவை வடிவமைப்பு காட்சியில் உருவாக்கிட Add Tablesஎன்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

2

படம்-2

அல்லது நாம் அதிகமாக சிந்தித்து வினாஎழுப்புவதற்காக சிரமப்படாமல் ஏற்கனவே இருக்கும் அட்டவணையின் நெடுவரிசை உறுப்புகளை கொண்டு வினாவை உருவாக்குவதற்கு வசதியாக இதனோடு கூடவே Copy Tableஎன்ற உரையாடல் பெட்டியும் தோன்றிடும் இதிலிருந்து தேவையான நெடுவரிசைகளை மட்டும் தெரிவுசெய்து Addஎன்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்கினால் குறிப்பிட்ட நெடுவரிசை உறுப்புகள் மட்டும் வினாவாக மேல்பகுதியின் பலகத்தில் உருவாகும்

இந்நிலையில் பின்வரும் அட்டவணையில் கண்டுள்ள விசைகளுக்கான செயல்களை தெரிந்து கொண்டு தேவையான செயல்களை செயல்படுத்தி கொள்க

செயலி விசை(Key) ஏற்படும் செயல்கள் (Function)
F4 முன்காட்சி(Preview)
F5 வினாவை இயக்குதல்(Run Query)
F7 அட்டவணைஅல்லது வினாவை சேர்த்தல் (Add Table or Query)

இரண்டாவது வாய்ப்பான Use Wizard to Create query என்பதை தெரிவுசெய்து சொடுக்கியவுடன்

Query Wizardஎன்ற வழிகாட்டி திரையில் தோன்றிடும் இதன்மூலம் வினாவை எவ்வாறு உருவாக்குவதுஎன தெரியாத புதியவர்கள் இதில் உள்ளவைகளில் தேவையான அட்டவணையையும் அதில் தேவையான புலங்களையும் இந்த வழிகாட்டியின் எட்டு படிமுறைகளை பின்பற்றி உருவாக்கி பயன்படுத்தி கொள்க

3

படம்-3

மூன்றாவது வாய்ப்பு நேரடியாக SQL கூற்றினை SQL view என்ற திரையில் வினாவாக உருவாக்குவதாகும் இந்த வாய்ப்பை தரவுதளத்தை பற்றி சிறிது அனுபவம் பெற்ற பிறகு பயன்படுத்தி கொள்க

ஒரு அட்டவணையின் புலத்தின் பெயர் மற்றொரு அட்டவணையிலும் இருக்குமாயின் அதனை தொடர்பு அல்லது உறவு வினாவின் மூலம் காணலாம் அதாவது ஒரு வாடிக்கையாளர் குறிப்பிட்ட பொருட்களை கொள்முதல் செய்வதாக கொள்வோம் இங்கு வாடிக்கையாளர் என ஒன்றும் கொள்முதல் செய்யும் பொருட்களின் பட்டியல் என இரண்டாவதும் ஆக இரு அட்டவணைகள் உள்ளன .உதாரணமாக Customer table என்ற அட்டவணையிலிருந்து Item-Number என்ற புலத்தினை இடம் சுட்டியால் தெரிவுசெய்து பிடித்துகொண்டு அப்படியே Item table இலில் இடம்சுட்டியை கொண்டு சென்று Item-Number என்ற புலத்தில் விட்டிடுக உடன் இரு அட்டவணையும் ஒரு தொடர்பு கோட்டின்மூலம் இணைக்கபடும்

பின் இந்த தொடர்பு கோட்டினை இடம்சுட்டியால் தெரிவுசெய்து சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை இருமுறை சொடுக்குக உடன்விரியும் சூழ்நிலை பட்டியிலிருந்து Insert=>New Relation =>என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்கியவுடன் தோன்றிடும் Relationsஎன்ற உரையாடல் பெட்டியில் புதிய உறவை/இணைப்பை உருவாக்கி கொள்க

மேலும் தேவையான புலங்களையும் ANDஎன்பது போன்ற பூலியன்களையும் நாம் உருவாக்கவிருக்கும் வினாவில் பயன்படு்த்தி கொள்க

இந்த வினா உருவாக்குவதை ஒரு சிறு எடுத்துகாட்டின் மூலம் இப்போது காண்போம்

Item என்ற அட்டவணையில் Item_No என்ற புலமும் மேலும் பல புலங்களும் Suppliers என்ற அட்டவணையில் Supplier_Name என்ற புலமும் மேலும் பல புலங்களும் உள்ளதாகவும் கூடுதலாக இவ்விரு அட்டவணைகளிலும் Supplier_No என்ற புலம் பொதுவானதாக உள்ளதாக கொள்வோம் இந்த இரு அட்டவணைகளிலிருந்து வாடிக்கையாளர்களில் மூன்றிற்கு மேற்பட்ட பொருட்களை அனுப்பிவைப்பவர்களை காண பின்வரும் படிமுறைகளை பின்பற்றிடுக

1 வினா வடிவமைப்பு திரையில் Item Suppliers ஆகிய இரு அட்டவணைகளையும் உள்ளிணைத்துகொள்க

2 இரு அட்டவணைகளிலும் ஏற்கனவே தொடர்பு/உறவு குறிப்பிடபடாமல் இருந்தால் Supplier_No என்ற புலம் பொதுவானதாக உள்ளதாக இணைப்பு செய்திடுக

3 Item என்ற அட்டவணையில் Item_No என்ற புலத்தை தெரிவுசெய்து சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை இருமுறை சொடுக்கியிபின் தோன்றிடும் சுழ்நிலை பட்டியை பயன்படுத்தி Function lineஐ தோன்ற செய்க பின்னர் Count function என்பதை இந்த புலத்திற்கு தெரிவுசெய்க

4 அதில் >3 என்ற நிபந்தனையை உள்ளீடுசெய்து காட்சியாக காணும் புலங்களை காண்பதற்கேற்ப disable என்பதை தெரிவுசெய்து கொள்க

5 Suppliers என்ற அட்டவணையில்Supplier_Nameஎன்ற புலத்தை தெரிவுசெய்து சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை இருமுறை சொடுக்கியபின் தோன்றிடும் சுழ்நிலை பட்டியில் Group functionஐ தெரிவுசெய்து கொள்க

6 தற்போது நாம் உருவாக்கிய வினாவை இயக்கி பார்த்திடுக

பொருளின் விலையும் ( individual price of an article) பொருள் வழங்கியோர் எண்ணின் புலமும் (Supplier_No) மேலே கொடு்ததுள்ள இருஅட்டவணைகளில் Item என்ற அட்டவணையில் இருந்தால் பின்வரும் வினாமூலம் பொருளின் சராசரி விலையை காணலாம்

1 வினா வடிவமைப்பு திரையில் Item என்ற அட்டவணையை உள்ளிணைத்துகொள்க

2 “Price” , “Supplier_No” ஆகிய இரு புலங்களை தெரிவுசெய்து சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை இருமுறை சொடுக்குக

3 உடன் தோன்றிடும் சுழ்நிலை பட்டியை பயன்படுத்தி Function lineஐ தோன்ற செய்க பின்னர் Average functionPrice என்ற புலத்தில் தெரிவுசெய்க

4 அல்லது alias name என்பதை பயன்படுத்தியும் Average functionஐ தெரிவுசெய்து கொள்ளமுடியும்

5 Supplier_No என்ற புலத்தை தெரிவுசெய்து சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை இருமுறை சொடுக்கியபின் தோன்றிடும் சுழ்நிலை பட்டியில் Group functionஐ தெரிவுசெய்து கொள்க

6 தற்போது நாம் உருவாக்கிய வினாவை இயக்கி பார்த்திடுக

ஓப்பன் ஆஃபிஸ் தொடர்-பகுதி-81-ஓப்பன் ஆஃபிஸ் பேஸில் ஒரு அட்டவணையை உருவாக்குதல்-தொடர்ச்சி

நடப்பு அட்டவணையை நகலெடுத்து ஒட்டுவதன்மூலம் ஒரு அட்டவணையை உருவாக்குதல்

நம்மிடம் பணியாளர்களின் செயல்கள் தொகுப்பாக இருப்பதாக கொள்வோம் அவற்றுள் ஒவ்வொரு வகை செயலிற்கும் ஆனதொரு அட்டவணையை உருவாக்குவதற்காக ஒவ்வொருமுறையும் முந்தைய தொடரில் கூறியவாறு ஒரு வழிகாட்டியின் உதவியால் உருவாக்குவதற்கு பதிலாக ஒரு அட்டவணையை மட்டும்  ஒரு வழிகாட்டியின் உதவியால் உருவாக்கியபிறகு மற்ற அட்டவணைகளை அதிலிருந்து பின்வரும் வழிமுறைகளின்படி நகலெடுத்து ஒட்டுவதன் வாயிலாக உருவாக்குவது எளிதான செயலாகும்

1 திரையில் தரவுதளபலகத்தில்  நாம் காணும் பொருட்களின் உருவப்படங்களில் அட்டவணையின் உருவபொத்தானை(table icon) மட்டும் இடம்சுட்டியால் தெரிவுசெய்து  சொடுக்குக

2 உடன் விரியும் அட்டவணைகளின் உருவப்படங்களில் Employee Tasks என்ற  அட்டவணையின் உருவபொத்தானை மட்டும் இடம்சுட்டியால் தெரிவுசெய்து  சொடுக்குக

3 பின்னர் இதே அட்டவணையின் கீழ்பகுதியில் காலியான இடத்தில் இடம்சுட்டியை வைத்து சுட்டியின் வலதுபுறபொத்தானை இருமுறை சொடுக்குக

4 அதன்பின்னர் விரியும் சூழ்நிலை பட்டியில் Pasteஎன்ற கட்டளையை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

5 பின்னர் தோன்றும் Copy tableஎன்ற(படம்-1) சாளரத்தில் இந்த அட்டவணையின் பெயரை Employee Tasks 1 என்றவாறு மாற்றியபின் Next.என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

81.1

6 அதன்பின்னர் தோன்றிடும் Assign column என்ற( படம்-2)திரையில் >> என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்துசொடுக்குக

7.உடன்பழைய அட்டவணையின் புலங்கள் அனைத்தும் புதிய அட்டவணைக்கு போய்ச்சேரும் பின்னர்Next.என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

8  இந்நிலையில் பழைய அட்டவணையின் புலங்களின் வடிவமைப்புகளும் புதிய அட்டவணைக்கு அப்படியே வந்து சேர்ந்திருப்பதை காணலாம் தேவையெனில் அவைகளை மாற்றி யமைத்திடுக அதன்பின்னர் Createஎன்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் புதிய அட்டவணையொன்று நாம் மாற்றியமைத்தவாறு உருவாகிவிடும் இவ்வாறே தேவையான அட்டவணைகளை உருவாக்கிகொள்க

81.2

வடிவமைப்பு காட்சியின்மூலம் புதிய அட்டவணையொன்றை உருவாக்குதல்(Create Table in Design View )

புதிய அட்டவணையொன்றை இந்த வடிவமைப்பு காட்சியின்மூலம் உருவாக்குவது மிகசிறந்தமுன்னேறிய வழிமுறையாகும் இந்த வழிமுறையில் அட்டவணையின் குறிப்பிட்ட புலத்தின் வடிவமைப்பு விவரங்களை நேரடியாக  உள்ளீடு செய்யஅனுமதிக்கின்றது இந்த வழிமுறைமூலம் Fuelஎன்ற அட்டவணையொன்றையும் FuelID, Date,Fuel Cost, Fuel Quantity, Odometer, PaymentType ஆகிய அதனுடைய புலங்களையும் உருவாக்குவதாக கொள்வோம்

இதில் Fuel Cost என்ற புலத்திற்கு நாணய வடிவமைப்பும் இருதசமபுள்ளியும், Fuel Quantity என்ற புலத்திற்கு எண்வடிவமைப்பும் மூன்றுதசமபுள்ளியும், Odometer என்ற புலத்திற்கு எண் வடிவமைப்பும் ஒருதசமபுள்ளியும் ,PaymentType என்ற புலத்திற்கு உரைவடிவமைப்பில் இருக்குமாறும் நேரடியாக அந்தந்த புலத்தின் பெயரையும் அதனுடைய வடிவமைப்பையும் அமைத்திடவேண்டும்

1.இதற்காக தரவுதளபலகத்தில் table icon என்பது தெரிவுசெய்யபட்டு அதனுடைய தொடர்ச்சியாக வலதுபுறபலகத்தில் Tasks என்பதன்கீழ் காணும் பட்டியலில் Create Table in Design View என்ற  வாய்ப்பினை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

2உடன்விரியும் Table Design  என்ற திரையில் Field Name என்பதற்கு முதல் புலத்தின் பெயரான FuelID  என்பதையும்Field typeஎன்பதில் இதிலுள்ள கீழிறங்கு பட்டியலை விரியச்செய்து அதிலிருந்து Integer [INTEGER]என்பதையும்  கீழ்பகுதிபலகத்திலுள்ளField properties என்பதன்Auto value என்பதை yes எனவும் மாற்றியமைத்திடுக

3 FuelID  என்பதன் இடதுபுறத்திலுள்ள பச்சைவண்ண முக்கோணத்தை தெரிவுசெய்து இடம்சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை சொடுக்கி சூழ்நிலை பட்டியை தோன்றச்செய்க

4 அதிலுள்ள ( படம்-3)கட்டளைகளிலிருந்து Primary key என்ற கட்டளையை தெரிவுசெய்து இந்த புலத்தினை தொடக்க திறவுகோளாக (Primary key) அமைத்தபின் Description  என்பதில் இந்த புலத்தைபற்றிய விவரங்களை உள்ளீடுசெய்திடுக

81.3

இவ்வாறே Field Name என்பதற்கு மற்ற புலங்களின் பெயர் ஒவ்வொன்றையும் உள்ளீடுசெய்திடுக

இரண்டாவது புலமான Date என்பதனுடைய Field typeஎன்பதில் இதிலுள்ள கீழிறங்கு பட்டியலை விரியச்செய்து அதிலிருந்து Date[DATE]என்பதையும் PaymentTypeஎன்ற புலத்தின்Field typeஎன்பதில் இதிலுள்ள கீழிறங்கு பட்டியலை விரியச்செய்து அதிலிருந்து Text [VARCHAR]என்பதையும் மற்ற புலங்களான Fuel Cost, Fuel Quantity, Odometer ஆகியமூன்றின் Field typeஎன்பதிலுள்ள கீழிறங்கு பட்டியலை விரியச்செய்து அதிலிருந்து Number [NUMERIC]என்பதையும் தெரிவுசெய்து அமைத்துகொள்க

81.4

Fuel Cost என்ற புலத்தின் கீழ்பகுதியின் Field properties என்பதன் கீழ் LENGTH என்பதற்கருகில் ஐந்து என்றும் Decimal places என்பதற்கு இரண்டு என்றும் அமைத்திடுக இந்நிலையில்    format example என்பதற்கருகில் உள்ள Format example என்ற முப்புள்ளி பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன்Field format என்ற உரையாடல்பெட்டியொன்று(படம்-4 )இயல்புநிலையில்format என்ற தாவியினுடைய பொத்தான்திரை திரையில் தோன்றிடும் அதில்category என்பதில் currency என்றும் format என்பதில் கீழிறங்கு பட்டியலிலிருந்துINR Tamil  என்றும்Language என்பதில் கீழிறங்கு பட்டியலிலிருந்துTamil என்றும் தெரிவுசெய்துகொண்டு Ok என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

அவ்வாறே Fuel Quantity என்ற புலத்தின் கீழ்பகுதியின் Field properties என்பதன் கீழ் LENGTH என்பதற்கருகில் ஆறு என்றும் Decimal places என்பதற்கு மூன்று என்றும் அமைத்து மேலே Fuel Cost என்ற புலத்திற்கு மேற்கூறிய படிமுறைகளை பின்பற்றி மற்றவடிவமைப்பு விரங்களையும் அமைத்திடுக

Odometer என்ற புலத்தின் கீழ்பகுதியின் Field properties என்பதன் கீழ் LENGTH என்பதற்கருகில் ஐந்து என்றும் Decimal places என்பதற்கு ஒன்று என்றும்  அமைத்து மேலே Fuel Cost என்ற புலத்திற்கு கூறிய படிமுறைகளை பின்பற்றி மற்றவடிவமைப்பு விரங்களை அமைத்திடுக  இறுதியாக இந்த அட்டவணைக்கு Fuel என்றவாறு ஒருபெயரிட்டு சேமித்தபின் இந்த  சாளரத்தினை File => Close=> என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்கிமூடிவிடுக

பட்டிபெட்டி(Listbox)வழிமுறையில் அட்டவணையொன்றை உருவாக்குதல்

ஒரே தகவல் ஆனது வெவ்வேறு வகையில் ஒவ்வொரு புலத்திலும் குறிப்பிடப்பட்டு அட்டவணைகளை உருவாக்குவதற்காக ஒவ்வொரு அட்டவணையின் முதல்புலம்  தகவல்புலமாகவும்  ID  என்பது இரண்டாவது புலமாகவும் உருவாக்கவேண்டும்  இதற்காக முன்பு கூறிய Create Table in Design View என்ற வழிமுறையின்படி உருவாக்கிய அட்டவணையில் Type ,PaymentID ஆகிய இருபுலங்களில் மட்டும்  PaymentID என்ற புலத்தின் கீழ்பகுதி பலகத்திலுள்ளField properties என்பதன்Auto value என்பதை yesஎன மாற்றியமைத்தும்

இடது புறத்திலுள்ள பச்சைவண்ண முக்கோணத்தை தெரிவுசெய்து இடம்சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை சொடுக்குக.உடன் தோன்றிடும் சூழ்நிலை பட்டியிலுள்ள கட்டளைகளிலிருந்து Primary key என்ற கட்டளையை தெரிவுசெய்து இந்த புலத்தினை தொடக்க திறவுகோளாக அமைத்தபின் மற்றபண்பியல்பு விவரங்களை தேவையானவாறு அமைத்துகொள்க.பின்னர் Description  என்பதில் இந்த புலத்தைபற்றிய விவரங்களை உள்ளீடுசெய்து இந்த அட்டவணைக்கு  PaymentType என்றவாறு (படம்-5) ஒருபெயரிட்டு சேமித்திடுக. இதன்பின்னர் இந்த  சாளரத்தினை File= > Close=>என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்கிமூடிவிடுக

81.5

இவ்வாறு பட்டிபெட்டி வழிமுறையில் உருவாக்கிய அட்டவணைக்கு என தனியானதொரு படிவ வடிவமைப்புத்தேவையில்லை நேரடியாக குறிப்பிட்ட புலத்தில்  தரவுகளை உள்ளீடு செய்யமுடியும்

1இதற்காக   தரவுதள சாளரத்தின் திரையில் நாம் காணும் பொருட்களின் உருவப்படங்களில் அட்டவணையின் உருவபொத்தானை(table icon) மட்டும் இடம்சுட்டியால் தெரிவுசெய்து  சொடுக்குக

2 உடன் விரியும் அட்டவணைகளின் உருவப்படங்களில் PaymentType என்ற  அட்டவணையின் உருவபொத்தானை மட்டும் இடம்சுட்டியால் தெரிவுசெய்து  சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை சொடுக்குக

உடன்விரியும் சூழ்நிலை பட்டியில் openஎன்ற கட்டளையை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

பின்னர்விரியும் திரையில் sk என முதல்புலத்தில் உள்ளீடுசெய்து tab என்றவிசையை விசைப்பலகையில் அழுத்துவதன் வாயிலாக இரண்டாவது புலத்திற்கு சென்று அங்கு kv என உள்ளீடுசெய்க

பின்னர் tab என்றவிசையை விசைப்பலகையில் அழுத்துவதன் வாயிலாக மூன்றாவது புலத்திற்கு சென்று அங்கு cash என உள்ளீடுசெய்து  இதனை சேமித்து இந்த அட்டவணைசாளரத்தினை மூடிவிடுக

திரைக்காட்சியை உருவாக்குதல்

திரைக்காட்சி என்பது ஒரு வினாமூலம் உருவாக்கபடுகின்றது இந்த திரைகாட்சி என்பது ஒரு அட்டவணையே ஆகும்  தரவுதளத்தில் நம்மால் உருவாக்கபட்ட அட்டவணைகளிலிருந்து நாம் எழுப்பும் வினாவிற்கேற்ற அட்டவணையாக இந்த திரைகாட்சியை (படம்-6 )திரையில் காட்சியளிக்கசெய்வதாகும்

81.6

ஓப்பன் ஆஃபிஸ் பேஸ் தொடர்-பகுதி-80-ஓப்பன் ஆஃபிஸ் பேஸில் ஒரு அட்டவணையை அதன் வழிகாட்டி மூலம் உருவாக்குதல்

  படிமுறை1:கடந்த ஓப்பன் ஆஃபிஸ் பேஸ் தொடர்-பகுதி-79-ல் கடைசியாக படம்-8-ல் உள்ளவாறு Table Wizard என்ற வழிகாட்டியினுடைய திரை தோன்றிடும் என பார்த்தோம் , புதியவர்கள் எவரும் அட்டவணையொன்றை எளிதாக  உருவாக்குவதற்கு வசதியாக அந்தTable Wizard என்ற வழிகாட்டியினுடைய திரையில் Stepsஎன்ற இடதுபுற பலகத்தில் Select fields என்ற முதல் படிமுறை இயல்புநிலையில் தெரிவுசெய்யபட்டிருக்கும்  அதனை ஏற்றுகொள்க. இந்த வழிகாட்டியினுடைய வலதுபுற பலகத்தில்Select fields for your tableஎன்ற தலைப்பின்கீழுள்ள  Business ,personal ஆகிய இருவகைகளில் இந்த அட்டவணையை நாம் உருவாக்கமுடியும் என இதிலுள்ள வகைகள்(category) காண்பிக்கின்றது .இயல்புநிலையில்  Business  என்ற வகையின் வானொலி பொத்தான் தெரிவுசெய்ய பட்டிருக்கும்  நாம் CD Collection Sample என்ற அட்டவணையை உருவாக்கிட இருப்பதால் இரண்டாவது வகையான personal  என்ற வகையின் வானொலி பொத்தானை தெரிவுசெய்து கொள்க  பின்னர் இவ்வாறு  மேலே நாம் தெரிவு செய்வதற்கேற்ற வகையின் அட்டவனையின் பெயர் பட்டியல் ஆனது Sample tablesஎன்ற கீழிறங்கு பட்டியலில் மாறியமைந்திருக்கும் அவைகளை விரியசெய்துCD Collection என்பதை (படம்-1) தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் நாம் தெரிவுசெய்வதற்கேற்ற அட்டவணையிலுள்ள புலங்களின் பெயர்கள் Available fields என்ற இடதுபுற பட்டியலில் மாறியிருக்கும் அதன் வலதுபுறம்  Select fieldsஎன்ற பகுதி காலியாக இருக்கும் இதில்தான நாம் உருவாக்கவிரும்பும் அட்டவணையினுடைய புலங்களை கொண்டுவந்து சேர்க்கவிருக்கின்றோம்

79.1

பிறகு நாம் விரும்பும் புலங்களின் பெயர்களைAvailable fields என்ற இடதுபுற பட்டியலில் இருந்து ஒவ்வொன்றாக தெரிவுசெய்து  வலதுபுற  Select fieldsஎன்ற பகுதிக்கு கொண்டுவந்து சேர்த்திடு வதற்காக Select fields, available fields  ஆகிய இருபகுதிகளுக்கும் மையபகுதியிலுள்ள  > என்ற ஒற்றைகுறியுள்ள பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக அனைத்து புலங்களையும் எனில் >> என்றஇரட்டைக் குறியுள்ள பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

முதலில்  Available fields என்ற இடதுபுற பட்டியலில் இருந்து CollectionID, AlbumTitle, Artist, DatePurchased, Format, Notes, ,NumberofTracks ஆகிய புலங்களை  ஒவ்வொன்றாக தெரிவுசெய்து கொண்டு Select fields, available fields  ஆகிய இருபகுதிகளுக்கும் மையபகுதியிலுள்ள > என்ற ஒற்றைக்குறியுள்ள பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

உடன் நாம் தெரிவுசெய்த புலங்களின் பெயர்கள் Select fieldsஎன்ற பகுதியில் பிரதிபலிக்கும் மேலும் Photoஎன்றவாறு புலம் ஒன்று நமக்குத் தேவையெனில்  அதனை மற்ற மாதிரி அட்டவணையில் எங்கேனும் உள்ளதாவென தேடிபிடித்து தெரிவுசெய்யவேண்டும்

அதற்காக   category என்பதில் Business என்ற வகையையும்  Sample tablesஎன்ற கீழிறங்கு பட்டியலில் Employee  என்பதையும் available fields என்ற இடதுபுற பட்டியலில் இருந்து Photo என்ற புலத்தை தெரிவுசெய்து கொண்டுSelect fields, available fields  ஆகிய இருபகுதிகளுக்கும் மைய பகுதியிலுள்ள > என்ற ஒற்றைக் குறியுள்ள பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.உடன் நாம் தெரிவுசெய்த Photoஎன்ற புலத்தின் பெயர் Select fieldsஎன்ற பகுதியில் பிரதிபலிக்கும்

இவ்வாறே  Select fieldsஎன்ற பகுதியில் நம்மால் பட்டியலிடபட்ட புலங்களின் வரிசை கிரமங்கள் மாறியிருந்தால் அதனை மாற்றியமைத்திடுவதற்காக இதன் அருகிலுள்ள Up அல்லதுDown ஆகிய அம்புக்குறிகளில் தேவையானதை தெரிவுசெய்து பிடித்து நகர்த்தி வரிசையை மாற்றியமைக்கவிரும்பும் புலம் ஏதேனுமுள்ளதாவென தேடிபிடித்திடுக பின்னர் அதனை மாற்றியமைத்திடுவதற்காக  நாம் மாற்றியமைக்க விரும்பும் புலத்தின் பெயரை ஒவ்வொன்றாக தெரிவுசெய்து கொண்டு கீழ்நோக்கு அல்லது மேல்நோக்கு அம்புக்குறியுள்ள பொத்தானை( படம்-2)  தெரிவுசெய்து சொடுக்கி தேவையான இடத்தில் சென்று அமரச்செய்க

79.2

அவ்வாறே   Select fieldsஎன்ற பகுதியில் நாம் விரும்பாத புலங்கள் ஏதேனும் சேர்ந்திருந்தால் முதலில் அவ்வாறான புலம் ஏதேனும் உள்ளதாவென தேடிபிடித்திட இதன் அருகிலுள்ள Up அல்லதுDownஆகிய அம்புக்குறிகளில் தேவையானதை தெரிவுசெய்து பிடித்து நகர்த்தி அவ்வாறான புலம் ஏதேனுமுள்ளதாவென தேடிபிடித்திடுக பின்னர் அதனை  தெரிவுசெய்து கொண்டுSelect fields, available fields  ஆகிய இருபகுதிகளுக்கும் மையபகுதியிலுள்ள < என்ற ஒற்றைக் குறியுள்ள பொத்தானைதெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் நாம்விரும்பாத புலத்தின் பெயர்  Select fieldsஎன்ற பகுதியில்  நீக்கபட்டு available fields என்ற பகுதிக்குசென்றுவிடும்  பிறகு  வழிகாட்டியினுடைய திரையின் கீழ்பகுதியிலுள்ளnext என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

படிமுறை2 முந்தைய படிமுறையில் புலங்களை நகர்த்துவதற்கு மட்டும் பார்த்தோம் தேவையற்ற புலங்களை இந்த பகுதியிலிருந்து நிரந்தரமாக நீக்கம் செய்வதற்காக அவ்வாறான புலத்தை தெரிவுசெய்து என்ற குறியீட்டு பொத்தானை (படம்-2) தெரிவுசெய்து சொடுக்கி நீக்கிவிடுக

எச்சரிக்கை நன்கு அனுபவம் பெற்றபிறகு இந்த வழிமுறையை பின்பற்றி புலத்தை நீக்கம் செய்வது நல்லது என பரிந்துரைக்கபடுகின்றது

set types and format என்ற இந்த இரண்டாவது படிமுறையின் set field types and formats என்ற தலைப்பில் தோன்றிடும் வழிகாட்டித்திரையின் selected fields என்பதன்கீழுள்ள ஒவ்வொரு புலத்திற்குமான பண்பியல்புகளை வலதுபுற பகுதியிலுள்ள field information என்பதன்கீழுள்ள ஒவ்வொரு பண்பியல்பையும் அதனுடைய கீழிறங்கு பட்டியலில் இருந்து நாம்விரும்பியவாறு மாற்றியமைத்திடலாம் அல்லது ஏற்கனவே இயல்புநிலையில் உள்ளபண்பியல்புகளை ஏற்றுகொள்ளலாம்

குறிப்பு  ஒவ்வொரு புலத்தையும் தெரிவுசெய்து சொடுக்கியவுடன் தோன்றிடும் (படம்-3)  திரையில் குறிப்பிட்ட புலத்தின் வாயிலாக தரவுகளை உள்ளீடு செய்யவிரும்பினால்  field information என்பதன்கீழுள்ள entry required என்ற பண்பியல்பு no என்றிருப்பதை yesஎன அதிலுள்ள கீழிறங்கு பட்டியலை விரியசெய்து தெரிவுசெய்து கொள்க

புலங்களின் பெயரை மாற்றியமைத்திட விரும்பினால் Field name என்பதற்கருகிலுள்ள உரைபெட்டியில் இடம்சுட்டியை வைத்து தேவையான பெயரை தட்டச்சு செய்து கொள்க

.ஒவ்வொரு புலத்தின் எழுத்தின் அளவு இயல்புநிலையில் இந்த ஓப்பன் ஆஃபிஸ் பேஸ் ஆனது VCHARஎன்பதை உரைபுலத்திற்கான புலவடிமைப்பை பயன்படுத்தி கொள்கின்றது  அதனால் நாம் எவ்வளவு எழுத்துகள் தேவையென Lengthஎன்ற பண்பியல்பில் தேவையான எண்ணிக்கையை அமைத்துகொள்க

79.3

முதல் புலமான CollectionID என்பதன்Auto value என்ற பண்பியல்பு no என்றிருப்பதை yesஎன அதிலுள்ள கீழிறங்கு பட்டியலை விரியசெய்து தெரிவுசெய்து கொள்க இயல்புநிலையில் உள்ள மற்ற பண்பியல்புகளை அப்படியே ஏற்று கொள்க

AlbumTitle என்ற புலத்தின் entry required என்ற பண்பியல்பு  no என்றிருப்பதை yesஎன அதிலுள்ள கீழிறங்கு பட்டியலை விரியசெய்து தெரிவுசெய்து கொள்க  இயல்புநிலையில் உள்ள மற்ற பண்பியல்புகளை அப்படியே ஏற்று கொள்க

Artistஎன்ற புலத்தின் entry required என்ற பண்பியல்பு  no என்றிருப்பதை yesஎன அதிலுள்ள கீழிறங்கு பட்டியலை விரியசெய்து தெரிவுசெய்து கொள்க  இயல்புநிலையில் உள்ள மற்ற பண்பியல்புகளை அப்படியே ஏற்று கொள்க

DatePurchased என்ற புலத்தின் இயல்புநிலையில் உள்ள பண்பியல்புகளை அப்படியே ஏற்று கொள்க

Format  என்ற புலத்தின் entry required என்ற பண்பியல்பு  no என்றிருப்பதை yesஎன அதிலுள்ள கீழிறங்கு பட்டியலை விரியசெய்து தெரிவுசெய்து கொள்க  இயல்புநிலையில் உள்ள மற்ற பண்பியல்புகளை அப்படியே ஏற்று கொள்க

Notes என்ற புலத்தின் இயல்புநிலையில் உள்ள பண்பியல்புகளை அப்படியே ஏற்று கொள்க

,NumberofTracks என்ற புலத்தின் field type என்ற பண்பியல்பில் வரிகளின் எண்ணிக்கை999 இற்குள் எனில் Tiny Integer  [TINYINT]என்பதையுயம் அதற்குமேல் வரிகளின் எண்ணிக்கை99999 வரையெனில் Small  Integer [SMALLINT] என்பதை தெரிவுசெய்து கொள்க  இயல்புநிலையில் உள்ள மற்ற பண்பியல்புகளை அப்படியே ஏற்று கொள்க

. Photo என்ற புலத்தின் இயல்புநிலையில் உள்ள பண்பியல்புகளை அப்படியே ஏற்று கொள்க

இவ்வாறு நாம் உருவாக்கிய புலம் ஒவ்வொன்றையும் தெரிவுசெய்து அதனதன் பண்பியல்பை நாம்விருமபியவாறுஅல்லது நமக்குத்தேவையானவாறு மாற்றியமைத்துகொண்ட பிறகு  வழிகாட்டியினுடைய திரையில் கீழ்பகுதியிலுள்ளnext என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

79.4

படிமுறை3உடன் இடதுபுறம் steps என்பதன் கீழ்set primary key  என்ற படிமுறைக்கு மாறியிருக்கும் table wizard ஆனது set primary keyஎன்ற தலைப்பில் விரியும் இதன்கீழ் create a primary key  என்ற தேர்வுசெய்பெட்டியின் வாய்ப்பும் automatically add a primary key  என்ற வானொலி பொத்தானின் வாய்ப்பும் auto value என்ற  தேர்வுசெய்பெட்டியின் வாய்ப்பும் இயல்புநிலையில் தெரிவுசெய்யபட்டிருக்கும்

இவ்வாறான வாய்ப்பு இந்த வழிகாட்டியானது தனக்கு கட்டளையிடபட்ட முதல்புலத்தை திறவுகோளாக தெரிவுசெய்து கொள்ளும் ஆனால் நாம் விரும்பும் புலத்தை திறவுகோளாக மாற்றியமைத்திட use an existing fields as a primary keyஎன்ற வானொலி பொத்தானின் வாய்ப்பை தெரிவுசெய்து கொண்டு field nameஎன்பதற்கருகிலுள்ள கீழிறங்கு பட்டியலை விரியசெய்து தேவையான புலத்தின் பெயரை தெரிவுசெய்தவுடன் auto value  என்ற  தேர்வுசெய்பெட்டியின் வாய்ப்பு இயல்புநிலையில் தெரிவுசெய்யபட்டுவிடும்

ஒன்றுக்குமேற்பட்ட புலங்களை திறுவுகோளாக மாற்றிட விரும்பினால் define primary key  as combination of several key மூன்றாவது வானொலி பெத்தானின் வாய்ப்பை தெரிவுசெய்து கொண்டு  primary key field  என்பதில் தேவையான புலங்களை படிமுறை ஒன்றில் கூறியவாறு தெரிவுசெய்து கொண்டபிறகு  வழிகாட்டியினுடைய திரையில் கீழ்பகுதியிலுள்ளnext என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

குறிப்பு ஒரு அட்டவணையின் குறிப்பிட்டதொரு ஆவணத்தை தேடிபிடிப்பதற்கு இந்த primary key எனும் திறவுகோள் பயன்படுகின்றது அதனால் சிக்கலில்லாது ஒற்றையான புலத்தை திறவுகோளாக தெரிவுசெய்து கொள்வது நல்லது என பரிந்துரைக்கபடுகின்றது

79.5

படிமுறை4உடன் இடதுபுறம் steps என்பதன் கீழ் create table  என்ற படிமுறைக்கு மாறியிருக்கும் table wizard ஆனது create tableஎன்ற தலைப்பில் விரியும் இதன்கீழ் what do you want to name your table? என்பதன் கீழுள்ளCD-Collection என்ற  பெயரை தேவையானால் மாற்றி யமைத்துகொள்க. what do you want to do next ? என்ற கேள்வியின்கீழ் உடனடியாக தரவுகளை உள்ளீடு செய்யவிரும்பினால்insert data  immediately என்ற வானொலி பொத்தானின் வாய்ப்பை தெரிவுசெய்துகொண்டு finish என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்கி இ்ந்த வழிகா்டடியின் திரையின் பணியைமுடிவிற்கு கொண்டு வருக. பிறகு தோன்றும் தரவுஉள்ளீட்டு சாளத்திரையை மூடி tables, queries, forms, reports ஆகியவைஅடங்கிய முதன்மைத்திரைக்கு வந்து சேருக

Previous Older Entries