தரவுகளை நீக்காமலேயே எக்செல் கோப்பின்அளவை எவ்வாறு குறைப்பது / சுருக்குவது

ஒவ்வொரு துறையிலும் தனிநபர் கணினிகளின் பயன்பாடு அதிகரித்ததன் மூலம், நிறைய அலுவலக பணிகள் கணினிகளுக்கு மாற்றப்பட்டுள்ளன. அதாவது இன்றைய சூழலில், எம்.எஸ். வேர்ட், எம்.எஸ். எக்செல், எம்.எஸ். பவர்பாயிண்ட் பல்வேறு வசதிகளைக் கொண்ட கருவிகளின் எம்.எஸ். சொல் செயலாக்கம், விளக்கக்காட்சிகள் , பல்வேறு செயல்களுக்கு இவை பயன்படுத்தப்படுகின்றன. இவற்றில், எம்.எஸ். எக்செல் புள்ளிவிவரங்கள் , கணக்கியல் பணிகளுக்கான விரிதாள் பயன்பாடாக மிகப்பரவலாகப் பயன்படுத்தப்படுகிறது, அத்துடன் இதனுடைய அட்டவணையில் தரவுகளை சேமிக்கின்றது. இந்த அட்டவணையானது எண்ணியல் தரவுகளைக் கையாள சிறப்பாக வடிவமைக்கப்பட்ட கலண்களின் கட்டத்தைக் கொண்டுள்ளது. சிறந்த பகுப்பாய்விற்கான விளக்கப்படங்களையும் வரைபடங்களையும் உருவாக்க இந்தத் தரவுகளை தானாகவே செயலாக்க முடியும். எம்.எஸ். எக்செல் சரியான பயன்பாட்டு மென்பொருளாகும் , ஆனால் பயனாளர்களை பிழையாகக் கொள்ளும் ஒரு செய்தியும் உள்ளது. இந்த பயன்பாட்டில் அதிக தரவுகளை சேர்ப்பதனால் , எக்செல் கோப்புகள் பருத்து பெருகி வீக்கமடைகின்றன, அதனுடைய அவற்றின் அளவுகள் நாம் உள்ளிடும் தரவுகளின் அளவிற்கு ஏற்ப அதே விகிதத்தில் அதிகரிக்கின்றன. இவ்வாறான நிலையில் மேலதிகாரிகளுக்கு அத்தியாவசிய எக்செல் ஆவணங்களை மின்னஞ்சல் செய்ய வேண்டியிருக்கும் போது நினைவகத்தை அதிகமாக அபகரித்து கொள்ளும் இந்த எக்செல் கோப்பின் அளவு அனுப்ப முடியாத ஒரு சிக்கலாக மாறுகின்றது மேலும் மின்னஞ்சலின் இணைப்புகள் மிகவும் கனமாக உயருகின்றன . எனவே, தரவுகள் எதனையும் நீக்காமல் எக்செல் கோப்பு அளவைக் குறைக்க ஒரு வழி இருந்தால் நன்றாக இருக்குமே என இந்நிலையில் நாம் தடுமாறிநிற்போம் அஞ்சற்க. நாம் ஒரு வழக்கமான எக்செல் பயனாளராக இருந்தால், தரவுகளை இழக்காமல் எக்செல் கோப்பின் அளவைக் குறைக்க நமக்கான சரியான தீர்வுகள் உள்ளன.
அதிகப்படியான வடிவமைப்பு. பிற தாள்கள் மற்றும் பணிப்புத்தகங்களிலிருந்து தரவைப் பயன்படுத்துதல். பயன்படுத்தப்படாத கலண்கள். படங்கள், வரைபடங்கள், பல்லூடகஇணைப்பு . ஆகியவையே எக்செல் கோப்பு அளவு அதிகரிப்பதற்கான காரணங்களாகும்

. தரவுகளை நீக்காமல் எக்செல் கோப்பு அளவைக் குறைப்பதற்கான வழிமுறைகள்பின்வருமாறு
வழிமுறை 1. தேவையற்ற வடிவமைக்கப்பட்ட கலண்களை நீக்குதல். ஒருசில நேரங்களில் பயனாளர்கள் முழு வரிசை அல்லது நெடுவரிசைக்கு வடிவமைக்க விண்ணப்பிக்கிறார்கள், இது கோப்பின் அளவை அதிகரிக்கும். எனவே, கோப்பு அளவைக் குறைக்க, அவற்றை அகற்ற வேண்டும். அதற்காக தாளின் அடிப்பகுதியில் பயன்படுத்தப்படாத வரிசைகளையும், தாளின் வலது பக்கத்தில் மீதமுள்ள நெடுவரிசைகளையும் நீக்குவதன் மூலம் இதை எளிதாக அடைய முடியும்.
வழிமுறை 2. தரவு பகிர்வு தாள்களை ஒன்றிணைத்தல். பணித்தாட்களிலும் பிற பணிப் புத்தகங்களுக்கு இடையேயும் தரவுகளைப் பகிரும்போதெல்லாம், எம்.எஸ். எக்செல் நம்முடைய கோப்பில் முழு தாளின் நகலையும் சேமிக்கிறது. இது கோப்பு அளவை குறிப்பிடத்தக்க அளவு அதிகரிக்கிறது. எனவே, தரவுகளை நீக்காமல் எம்எஸ் எக்செல் கோப்பு அளவைக் குறைக்க தரவுகளைப் பகிரும் பணிப்புத்தகங்களை ஒன்றிணைக்க அறிவுறுத்தப்படுகிறது.
வழிமுறை 3. எக்செல்கோப்பின பைனரியாக சேமித்தல். தரவை நீக்காமல் எக்செல் கோப்பு அளவைக் குறைப்பதன் மூலம் இடத்தைச் சேமிப்பதற்கான மற்றொரு வழி, எக்செல் கோப்பை பைனரி கோப்பாக வைத்திருப்பது. கோப்பின் வடிவமைப்பு xlsஎனும் நீட்டிப்பிற்கு பதிலாக “xlsb” எனநீட்டிப்பாக சேமிக்கப்படவஏண்டும் ம், மேலும் எக்செல் கோப்பின் செயல்திறனும் செயல்வேகத்திலும் பாரிய அதிகரிப்பு இருப்பதையும் காணலாம்.
இவ்வாறு எக்செல் கோப்பினை பைனரியாக சேமிப்பதற்கான படிமுறைகள்: எக்செல் கோப்பினை சேமிக்கும்போது “Save As” எனும் வாய்ப்பை தெரிவுசெய்த பின்னர் விரியும் சாளரத்திரையில் .xlsb எனும் நீட்டிப்பு வகையில் சேமித்திட விரும்புவதாக தெரிவுசெய்து கொண்டு Save எனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

வழிமுறை 4. பல்லூடகத்தை சுருக்குதல். நம்முடைய பணிப்புத்தகத்தில் நிறைய பல்லூகங்கள் இருந்தால் எக்செல் கோப்பு அளவைக் குறைப்பதற்கான மற்றொரு சிறந்த வழி, படங்கள் .PNG & .JPG கோப்புகளை ஆவணத்தில் சேர்ப்பதற்கு முன் சுருக்குக. இது ஒரு குறைந்தபட்ச மாற்றமாகத் தோன்றலாம், ஆனால் நீண்ட காலத்திற்கு, இது நிறைய உதவும். நாம் இவ்வாறு படங்களை சுருக்கி பயன்படுத்தக்கூடிய பல வழிகள் உள்ளன. இதற்கு, எ.கா. 80% வரை படங்களை சுருக்க நாம் சிறிய Png கருவியைப் பயன்படுத்தலாம்
வழிமுறை 5. எக்செல்கோப்பினை அனுப்புவதற்கு முன் Winrar ப் பயன்படுத்துதல். நம்முடைய வன்தட்டுகளில் வழக்கமாக நிறைய இடம் உள்ளது, ஆனால் இணையத்தில் பகிர்ந்துகொள்ளும் போது மட்டுமே தரவுகளை இழக்காமல் எக்செல் கோப்பு அளவைக் குறைக்க வேண்டும். என்ற நிலையில் எக்செல் கோப்பு அளவைக் குறைப்பதற்கான விரைவான வழியாக WinZip அல்லது WinRAR போன்ற கோப்பினை சுருக்குகின்ற கருவியைப் பயன்படுத்தி கோப்பை விரைவாகப் பகிர்வதற்கு முன்பு சுருக்குக.
WinRAR ஐப் பயன்படுத்தி தரவை இழக்காமல் எக்செல் கோப்பு அளவைக் குறைக்க கோப்பின்மீது இடம்சுட்டியை வைத்து சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன்விரியும் சூழ்நிலை பட்டியில், “Add to filename.rar” என்ற வாய்ப்பினை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக. இப்போது, நாம் எந்த பிரச்சினையும் வம்புகளும் இல்லாமல் எக்செல்லின் சுருக்கப்பட்ட கோப்பை பகிர்ந்து கொள்ளலாம்.

எக்செல்லை திறம்படபயன்படுத்திடுவதற்கான ஆலோசனைகள்

1.எக்செல்லை பயன்படுத்தி நம்முடைய பணியை எளிதாகவும் விரைவாகவும் முடித்திட சூத்திரங்கள் மிகமுக்கிய பங்காற்றுகின்றன மிக சிக்கலான தருக்கங்களை அதில் கொண்டுவரும்போது இந்த சூத்திரங்கள் மிகநீண்டதாக அமையும் அதனால் சரியான விடை கிடைக்காதபோது இந்த சூத்திரங்களில் எந்தவிடத்தில் தவறு ஏற்படுகின்றது என கண்டுபிடித்திட முடியாமல் தடுமாறுவோம் அதனால் நீண்ட சூத்திரங்களை ஒவ்வொரு தருக்கம் வரையில் தனித்தனியாக அமைந்திட்டால் குறிப்பிட்ட தருக்கம் சரியாக செயல்படுகின்றதா?-என பரிசோதிக்க ஏதுவாக இருக்குமல்லவா !அதற்காக சூத்திரங்களை உள்ளீடு செய்தபின்னர் அல்லது ஏற்கனவே சூத்திரங்களை உள்ளீடு செய்திருந்தால் அதில் இடம்சுட்டியை வைத்து Alt,Enter ஆகிய விசைகளை சேர்த்து அழுத்துக உடன் அந்த சூத்திரங்களானவை ஒவ்வொரு தருக்கம் முடிந்துவுடன்அடுத்தவரிதுவங்குவதாக மாறியமையும் அதன்பின்னர் எந்த தருக்கத்தால்விடை சரியாகவரவில்லையென சரிபார்த்திடமுடியும்

2 பெரிய விற்பணைநிறுவனங்கள், வியாபார நிறுவனங்கள் ஆகியவை பல்வேறு வகையான பொருட்களை வெவ்வேறு விற்பணைவிலையில் விற்பணை செய்திடுவார்கள் அந்நிலையில் அன்றாட விற்பணை விவரங்களின் தரவுகளை அட்டவணையாக உருவாக்கி மொத்த விற்பணைதொகையை கணக்கிடுவார்கள் அதிலும் ஒவ்வொரு பொருளின் விற்பணைவிலை ,எத்தனைஎண்ணிக்கை விற்பணைசெய்யப்பட்டன அதன்மொத்தவிற்பணை எவ்வளவு என கணக்கிடுவதற்கான சூத்திரத்தினை தனியான நெடுவரிசையாக சேர்த்து பல்வேறு நெடுவரிசைகளிலும் பொருட்களின் பெயர்வாரியாக அனைத்து பொருட்களின் பெயர்களை கிடைவரிசைகளிலும் என்றவாறு அந்நிறுவனமானது விற்பணைசெய்திடும் அனைத்து பொருட்களின் தரவுகளை நெடுவரிசைகளிலும் கிடைவரிசைகளிலும் உள்ளீடு செய்து இறுதியாக அன்றைய மொத்தவிற்பணைத்தொகை எவ்வளவு என கணக்கிடுவதற்கு பதிலாக ஒவ்வொரு கிடைவரிசையிலும் தனித்தனியாக விற்பணைத் தொகையை கணக்கிடாமல் ஒட்டுமொத்தமாக SUMPRODUCT எனும் சூத்திரத்தினை பயன்படுத்தி பொருட்களின் பெயர் ஒருநெடுவரிசையிலும் அவைகளின் ஒவ்வொன்றின் விற்பணைவிலை மற்றொரு நெடுவரிசையிலும் அந்தந்த பொருளின் விற்பணைஎண்ணிக்கை மூன்றாவது நெடுவரிசையிலும் உள்ளீடு செய்தபின்னர் முடிவாக நான்காவாதாக இந்த பொருளின் விற்பணைத்தொகையை கணக்கிட்டு ஒட்டுமொத்த கூடுதல் காண்பதற்கு பதிலாக முடிவாக SUMPRODUCT எனும் சூத்திரத்தினை பயன்படுத்தி அன்றாட ஒட்டுமொத்த விற்பணத்தொகையை மிகஎளிதாக கணக்கிடமுடியும்

3. இந்த எக்செல்லின் சூத்திரத்தினை பயன்படுத்தி தானாகவே Random எண்கள் உருவாகிடுமாறு செய்யமுடியும் ஆயினும் இவ்வாறான Random எண்கள் எந்தஇரு எண்களுக்கு இடையே அமைந்திருக்கவேண்டும் என்ற விவரத்தை மட்டும் குறிப்பிடவேண்டும் மேலும் இந்த Random எண்கள் நாம் இந்த கோப்பினை திறக்கும் போதெல்லாம் அவ்வப்போது உருவாகிமாறிகொண்டே இருக்கும் இதனை நகலெடுத்து ஒட்டுதல் செய்திடுக அவ்வாறு ஒட்டுதல்செய்திடும்போது மதிப்பை மட்டும் ஒட்டுதல் செய்திடவேண்டும் என்ற வாய்ப்பினை மட்டும் தெரிவுசெய்து கொண்டால் போதும் குறிப்பிட்ட Random எண் மட்டும் அப்படியே இருக்கும் அவ்வாறு Random எண்களை உருவாக்கிடுவதற்காக =RANDBETWEEN(1000,9999) என்றவாறு சூத்திரத்தினை அமைத்திட்டால் போதுமானதாகும்
4 எக்செல்லின் அதிக பக்கங்களை அச்சிடவிரும்பிடும்போது ஒவ்வொரு பக்கத்திலும் அறிக்கையின் தலைப்பு அச்சிடவிரும்பினால் Page Layout எனும் வாய்ப்பு பட்டையை தெரிவுசெய்திடுக தொடர்ந்து விரியும் திரையில் Print Titles எனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக அதன்பின்னர் விரியும் திரையில் Rows to Repeat at Top எனும் பெட்டியில் எந்தெந்த நெடுவரிசைகளை அச்சிடத்துவங்கிடும்போது தலைப்பானதுதிரும்ப திரும்ப அச்சிடவேண்டும் என குறிப்பிடுக
2.5.இணையத்திலிருந்து அட்டவணைகளை நம்முடைய எக்செல்லில் பதிவிறக்கம் செய்யவிரும்பிடும்போது Dataஎனும் வாய்ப்பு பட்டையை தெரிவுசெய்திடுக தொடர்ந்து விரியும் திரையில் From Web எனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக அதன் பின்னர் விரியும் இணையஉலாவியின் திரையில் இணைய முகவரியை (URL) உள்ளீடுசெய்திட்டு Go எனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக அதன்பின்னர் நாம் உள்ளீடு செய்த இணையமுகவரியில் உள்ள அட்டவணையானது திரையில் தோன்றிடும் Click to select this table எனும் வாய்ப்பினை தெரிவுசெய்து சொடுக்குகதொடர்ந்து Import எனும் பொத்தானையும் அடுத்து OK எனும் பொத்தானையும்தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்தால் போதும் குறி்ப்பிட்ட அட்டவணை நம்முடைய எக்செல்தாளிற்குள்பதிவிறக்கம் ஆகிவிடும்

நாம் நம்முடைய வருமான வரிசெலுத்தவதை குறைப்பதற்கான வழிகாட்டிடும் எக்செல்

நாம் வாங்கிய வீட்டுகடனிற்கானவட்டியை கழித்து கொண்டு நிகரத்தொகைக்குவருமானவரி கணக்கிட்டு செலுத்திட்டால் போதும் அவ்வாறானவட்டித்தொகை எவ்வளவு என வீட்டுகடன்வழங்கிடும் நிறுவனங்களோ வங்கிகளோ விவரங்களை வழங்காது இந்நிலையில்எக்செல் எனும் பயன்பாடு இருக்கும்போது நாம் கவலைப்படத்தேவையில்லை இதற்காக எக்செல்லில்=ISPMT([rate], [period], [nper], [value])எனும் வாய்ப்பாடு கைகொடுக்கின்றது இதில் rate என்பது வங்கியின் வட்டிவிகிதமாகும் period என்பது எந்த காலததிற்கு வட்டி கணக்கிடவேண்டும் nper என்பது எத்தனைமாதத்திற்கு கடன்திருப்பவேண்டும value என்பது கடன் தொகையாகும் உதாரணமாக ரூபாய் 250000 ,5சதவிகிதம் வட்டி,20 வருடங்கள் எனில் =ISPMT(.05, 1, 10, 250000) உடன்ரூபாய்11875.00 என்ற தொகை வட்டியாகும் என நமக்குஅறிவிக்கின்றது
அவ்வாறே நாம் அவசரத்தேவைக்கு கடன் வாஙகிடுவோம் கடன்வழங்குவோர் ஒவ்வொரு மாதமும் கடனையும் வட்டியைசமதவணையாக செலுத்திடவேண்டுமென்றும் தவறினால் மூன்று மாதத்திற்கு கொருமுறை செலுத்தப்படாத வட்டி அசலாக மாற்றி அந்த அசலிற்கும் சேர்த்து கூட்டுவட்டியாக கணக்கிடப்படும் என்ற நிபந்தனை விதித்தால் வருடாந்தர வட்டிவிகிதம் என்னவாகஇருக்கும் என கணக்கிடுவதற்காக எக்செல்லில் =EFFECT([nominal_rate], [nper]) எனும் வாய்ப்பாடு கைகொடுக்கின்றது இதில் nominal_rate என்பது அனுமதிக்கப்பட்ட வட்டிவிகிதமாகும் nper என்பது வருடத்தில் எத்தனைமுறை கூட்டுவட்டியாக கணக்கிடும் என்பதாகும் உதாரணமாக வட்டிவிகிதம் 7.5 சதவிகிதம் ஒவ்வொருமமூன்றுமாதத்திற்கு ஒருமுறை கூட்டுவட்டி கணக்கிடபடும் எனில் =EFFECT(.075, 4) உடன்7.71 சதவிகிதம் என நமக்குஅறிவிக்கின்றது
அவ்வாறே நம்முடைய வீட்டிற்கான அல்லது சொத்துகளுக்கான தேய்மானம் எவ்வளவு என கணக்கிடவும் எக்செல்லின் =DB([cost], [salvage], [life], [period]) எனும் வாய்ப்பாடுஉதவுகின்றது இங்கு cost என்பது சொத்தின்மதிப்பு salvage என்பது அந்தசொத்தின் இறுதியானமதிப்பு life என்பது அந்த சொத்து எவ்வளவுநாள் பயன்படும் period என்பது எந்தஆண்டிற்கான தேய்மானம் கணக்கிடவேண்டும் என்பதாகும் உதாரணமாக சொத்தின் மதிப்பு ருபாய் 45000.00 இறுதி மதிப்பு ரூபாய்12000.00 சொத்தின் வாழ்நால் 12 ஆண்டுகள் முதல் வருடத்திற்கு தேய்மானம் கணக்கிடவேண்டுமெனல் =DB(45000, 12000, 8, 1)உடன் ரூபாய்6,840 என நமக்கு அறிவிக்கின்றது

எக்செல் எனும் பயன்பாட்டினை பயன்படுத்திடுவதற்கான எளிய ஆலோசனைகள்

1 நாம் எக்செல்எனும் பயன்பாட்டினை பயன்படுத்தி அட்டவணையொன்றினை தயார்செய்திடவிழைவோம் அதில் நெடுவரிசை யில்மாதவாரியாகவும் கிடைவரிசையில் பணியாளர்வாரியாகவும் விற்பணை அல்லது உற்பத்தி திறனை பட்டியலிடுவோம் இவ்வாறான நெடுவரிசை கிடைவரிசை தலைப்பிற்குஒட்டுமொத்த தலைப்பினை எவ்வாறு அமைத்திடுவது என தெரியாததால் அப்படியே அமைத்திடாமல் விட்டிடுவோம் அதனை தவிர்த்திட Home  Fonts  Format Cells என்றவாறு கட்டளைகளைசெயற்படுத்திடுக உடன்விரியும் Format Cells எனும் உரையாடல் பெட்டியில் Border எனும் தாவியின் திரையை தோன்றிடசெய்க அதில் கீழே வலதுபுற மூலையில்உள்ளdiagonal split எனும் வாய்ப்பான உருவப்பொத்தானாை தெரிவுசெய்து கொள்க பிறகு நம்முடைய அட்டவணையின் நெடுவரிசை கிடைவரிசை சந்திக்கும்முதல் கலணிற்கு சென்று monthஎன தட்டச்சு செய்துகொண்டு Alt + Enter ஆகிய விசைகளை சேர்த்து அழுத்துக பின்னர் Sales Rep என தட்டச்சு செய்து கொண்டு வெளியேறுக தற்போது இந்த அட்டவணையானது பின்வருமாறு தலைப்பு இருப்பதைகாணலாம்

1
2 ஒருசில நேரங்களில் எக்செல் எனும் பயன்பாட்டின் அட்டவணையின் நெடுவரிசைகளின் தலைப்புகள் ஒவ்வொன்றும் மிகநீண்டதாக இருக்கும் அதனால் இந்த அட்டவணையை ஒரேபக்கத்தில் வைத்திடமுடியாமல் திண்டாடுவோம் இந்நிலையில் இவ்வாறான நீண்டதலைப்புகளுள்ள நெடுவரிசைகளை தெரிவுசெய்துகொண்டுHome  Alignment  Orientation  Angle Counterclockwise என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன்விரியும் உரையாடல் பெட்டியில் நகரும்கடிகார முள்ளினை45o என்றவாறு கோண அளவினை வைத்து கொண்டு மீண்டும் Home  Font  Borders  All Borders. என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்து அமைத்து கொள்க இதன்பின்னர் நெடுவரிசையின் அளவை மாற்றியமைத்து சரிசெய்து கொள்க தற்போது பின்வருமாறு அட்டவணையானது அமைந்திருபபதை காணலாம்
2

பிறந்த நாளினை நினைவூட்டுமாறு எக்செல்லில் செய்திடலாம்

நம்முடைய நண்பர்கள் உறவினர்கள் அவர்களுடைய பிறந்த நாளில் பிறந்தநாள் வாழ்த்து மின்னஞ்சல் அனுப்புவது நம்முடைய மிகமுதன்மையான செயலாகும் அவ்வாறெனில் அவர்களின் பிறந்தநாட்களை எவ்வாறு நினைவில் கொள்வது என்பதுதான் மிகச்சிரமமான செயலாகும் இவ்வாறான நிலையில் நம்முடைய நண்பர்களின் பிறந்த நாட்களை நமக்கு நினைவூ்டடுமாறு எக்செல் பயன்பாட்டில் செயற்படுத்திடமுடியும்அதற்காக முதலில் பிறந்தநாள் நினைவூட்டுதல் என்ற பெயரில் ஒரு எக்செல் கோப்பினை துவங்கிடுக பின்னர் அதனுடைய பணித்தாளில் ஏதேனும் ஒரு date format வடிவமைப்பை தெரிவுசெய்து கொள்க அதன்பின்னர் =IF(MONTH(C3)MONTH(TODAY()),” “,IF(DAY(C3)DAY(TODAY()),” “,”இனிய பிறந்தநாள் வாழ்த்துகள்”))எனும் வாய்ப்பாட்டினை ஒருகலனில் உள்ளீடு செய்து உள்ளீட்டு விசையை அழுத்துக
இங்கு C3 எனும் கலணானது நாம் பிறந்த நாள் வாழ்த்து கூறவிரும்புவோரின் பிறந்த நாளாகும். C3 எனும் கலணிற்கு பதிலாக வேறு கலண்களை நாம் பிறந்த நாள் வாழ்த்து கூறவிரும்புவோர்களுக்கு அவரவர்களின் பிறந்த நாளினை உள்ளீடு செய்து கொள்க இதன்பின்னர் குறிப்பிட்ட நாளில் எக்செல் தாளினை திறந்தவுடன் இனிய பிறந்தநாள் வாழ்த்துகள் என குறிப்பிட்ட நண்பரின் பிறந்த நாளினை நமக்கு நினைவூட்டுதல் செய்திடும் உடன் நாமும் இது யாருக்கானது என அறிந்து தொடர்புடைய நபருக்கு பிறந்தநாள் மின்னஞ்சலைஅனுப்பி வைத்திடமுடியும்

Abotஎனும் கட்டற்ற கருவியை கொண்டு நம்முடைய சொந்த மெய்நிகர் உதவியாளரை உருவாக்கி பயன்படுத்தி கொள்க

இந்த மெய்நிகர்உதவியாளர் என்பது நம்முடைய உதவியாளர் போன்று நாம் பேசும் மொழிகளால் இடப்படும் கட்டளைகளை புரிந்துகொண்டு அதற்கேற்ப . உரைகளை படித்தல், அல்லது மின்னஞ்சலை நாம் காதால் கேட்குமாறு சத்தமாக படித்தல், நமக்கு வருகின்ற அழைப்புகள் யாரிடமிருந்து வருகின்றது என அவர்களுடைய தொலைபேசிஎண்ணை அறிந்துகூறுதல், மற்றவர்களின் தொலைபேசிஎண்வாயிலாக அவர்களை அழைத்து தொடர்புகொள்ளுதல், முக்கிய நபர்களுடன் நேரடியாக சந்திப்பதற்கான நேரத்தை ஒதுக்கிடுமாறு கோரியதன் அடிப்படையில் கிடைத்த அனுமதியை நமக்கு நினைவூட்டுதல் நாம் படிக்கும் உரையை தட்டச்சு செய்தல் என பல்வேறு பணிகளையும் செய்திடும் மின்னனு கருவிகளை செயல்படுத்திடும் ஒரு பயன்பாடாகும் தற்போது நடைமுறையில் ஆப்பில் ஸிரி ,கூகுள்நவ், கார்ட்னா ஆகிய மெய்நிகர் உதவியாளர்கள் செயற்கை நினைவகத்துடன் பேசும் ஒலியை அங்கீகரிக்கும் திறனுடனும்,இயந்திரமொழிகற்றல் தொழில்நுட்பத்துடனும் உள்ளீடு செய்திடும் தரவுகளுக்கு ஏற்ப பயனாளர் விரும்பிடுவதை முன்கூட்டியே கணித்திடும் திறனுடனும் பயன்படுத்தி கொள்ளப்பட்டுகொண்டிருக்கின்றன. இனி வருங்காலத்தின் இந்த மெய்நிகர் உதவியாளரானது மேலும் கூடுதலான நாம் எதிர்பார்க்கும் பல்வேறு வகையான அனைத்து வசதி வாய்ப்புகளையும் கொண்டிருக்கும் இவ்வாறான நிலையில் மேலே கூறிய மெய்நிகர் உதவியாளர்கள் உடைமை பயன்பாட்டுமென்பொருளாகும் இவை கட்டணத்துடன் குறிப்பிட்ட நிறுவனம் கட்டமைத்துள்ள வசதிகளைமட்டுமே கொண்டு இயங்குபவையாகும் அதேபோன்ற அனைத்து செயல்திறன்களையும் கொண்டAbotஎன்பது Go எனும் கட்டற்ற மொழியில் உருவாக்கபட்ட மெய்நிகர் உதவியாளரின் வரைச்சட்ட கருவியாகும் இதனைகொண்டு நம்முடைய சொந்த மெய்நிகர் உதவியாளரை நாம் விரும்பும் வகையில் உருவாக்கி பயன்படுத்தி கொள்ளமுடியும் இந்த Abotஎனும் வரைச்சட்டமானது மனித மொழியின் குரலை புரிந்துகொள்ளும் ஒரு பயன்பாட்டு நிரல்தொடர் இடைமுகம்(Application Program Interface)செய்தல் , உரைகளின் அடிப்படையில் உள்ளீடு செய்திடும் கட்டளைகளை புரிந்துகொள்ளுதல், கட்டளைகளை செயற்படுத்திடுவதற்கான பதில் செயல்புரிதல் ஆகிய மூன்று அடிப்படையில் செயல்படுகின்றன. உதாரணமாக ஒரு நகரத்தில் நமக்கு பசி எடுத்திடும்போது சாப்பிடுவதற்காக அருகில் சைவ உணவகம் எங்குள்ளது என்ற கட்டளையை இந்த மெய்நிகர் உதவியாளருக்கு இடுவதாக கொள்வோம் இந்த உள்ளீட்டினை எங்குள்ளது என்பது கட்டளை(Commands) அருகில் சைவை உணவகம் என்பது நாம் விரும்பும் பொருள்(Objects) என பிரித்துகொள்கின்றது இதன் பின்னர் வழிகாட்டியானது சைவ (Route) , உணவகம்(Plugin) என பிரித்து அறிந்து கொள்கின்றது அதன்பின்னர் இந்த Plugin இல் உருவான பதில் செய்தியை இறுதியாக பயனாளருக்கு அருகில் நூறுமீட்டரில் இருக்கின்றது என இடத்தை பதிலாக காண்பிக்கின்றது இதில் நாம் குரல் ஒலிமூலம் கட்டளையிட்டால் குரலொலிமூலம் நமக்கு பதில் கூறுகின்றது உரைவாயிலாக கட்டளைஇட்டால் உரைவாயிலாக நமக்கு பதில் அளிக்கின்றது பொதுவாக இந்த வரைச்சட்ட கருவியில் User=>Abot=>Plugin=>Abot=>User=> என்றவாறு இதனுடைய கட்டளைகளின் அமைவு இருக்கும் என்ற செய்தியை மனதில் கொள்க

நம்முடைய அன்றாட வாழ்வில் பயன்படும் எக்செல்லின்செயலிகள்

1திருப்பூரில் ஒரு பணியன் உற்பத்தி செய்யும் நிறுவனம் உலகம் முழுவதும் தன்னுடைய விற்பணை மையங்களை திறந்து செயல்படுவதாக கொள்வோம் அ எனும் நாட்டில் ஆ எனும் பணியன் வகையானது இ எனும் இன மக்கள் மார்ச்சு2014 இல் எவ்வளவு எண்ணிக்கையில் எவ்வளவு தொகைக்கு விற்பனை ஆனதுஎன காண தனியான மென்பொருள் எதவும் தேவையில்லை நாம் வழக்கமாக பயன்படுத்திடும் எம் எஸ் எக்செல் அல்லது லிபர் ஆஃபிஸ் கால்க் இருந்தால் அதில் அனைத்து விற்பனைகிளைகளும் தத்தமது விற்பனை தொடர்பான தரவுகளை உள்ளீடு செய்தால் போதும் தலைமை அலுவலகத்தில் = SUMIFS(sales, regions, “A”, products, “B”, customer types, “C”, month, “M”) என்றவாறு ஃபர்முலாவை உள்ளீடுசெய்து மிகஎளிதாக ஒருசில நொடிகளில் நாம் விரும்பும் விவரத்தை பெறமுடியும்
2.இதே விற்பணை விவரங்களிலிருந்து குறிப்பிட்ட வாடிக்கையாளர் குறிப்பிட்ட வகை பணியன்களை எவ்வளவு எண்ணிக்கை எவ்வளவு தொகைக்குகொள்முதல் செய்தார் என காண VLOOKUP எனும் செயலி VLOOKUP(“C00023″, customers, 2, false) என்றவாறு ஃபார்முலாவை உள்ளீடு செய்து செயல்படுத்தி அறிந்துகொள்ள பயன்படுகின்றது இங்கு என்பது C00023பணியன் வகை என்பது வாடிக்கையாளரின் குறியீட்டு எண் customers, 2,ஆகும்
3. எம்எஸ் எக்செல் அல்லது லிபர் ஆஃபிஸ் கால்க் பயன்படுத்திடும் பத்து நபரில் ஒருவர் கண்டிப்பாக VLOOKUP எனும் செயலியை பயன்படுத்தி கொள்வதாக ஆய்வு ஒன்றுகூறுகின்றது ஆயினும் இந்த VLOOKUP எனும் ஃபார்முலாவானது இடதுபுறம் ஓரம் உள்ள தரவை மட்டுமே ஒப்பீடு செய்து பார்த்து விவரங்களை கொடுக்கின்றது இதற்கென தனிப்ப்ட்டவகையில் அட்டவணையை உருவாக்கி கையாளவேண்டியுள்ளது இதை தவிர்த்து இதே செயலை அட்டவணைஎவ்வாறு இருந்தாலும் செயல்படுத்திட பயன்படுவதுதான் INDEX+MATCH ஆகிய செயலிகள் ஆகும் =INDEX(customer IDs, MATCH(“Tamil Computer”, Customer names, 0) ) என்றவாறு ஃபார்முலாவை உள்ளீடு செய்து செயல்படுத்தி எந்த நெடுவரிசையிலுள்ள தரவுகளையும் எந்த நெடுவரிசைகளுடனும் ஒப்பிட்டு அதன் முடிவை அட்டவணையில் காண்பிக்கின்றது
4. அரசாங்கம் தம்முடைய மக்களின் கணினி அறிவை தமிழில் அறிந்து கொள்ள ஊக்கபடுத்துவதற்காக ஒருஅரசாணை வெளியிடும்போது அதில் நிபந்தனைகளுடன் வெளியிடுவதை =IF(Public reads Tamil Computer, “ exemption of income2%”, “exemption of income 0% ”) என்றவாறு ஃபார்முலாவுடன் ஒப்பிடலாம். இங்கு இந்த பந்தனையானது பூர்த்தி ஆனால் exemption of income2% என்றும் இல்லையஎனில் exemption of income0% என்றும் =IF (condition to test, output for TRUE, output for FALSE) என்றவாறு ஃபார்முலா அமைகின்றது

எம் எஸ் எக்செல் அல்லது லிபர் ஆஃபிஸ் கால்க்கின் ஃபார்முலாவை நம்முடைய வியாபாரத்திற்கு பயன்படுத்தி கொள்ளலாம்

1திருப்பூரில் ஒரு பணியன் உற்பத்தி செய்யும் நிறுவனம் உலகம் முழுவதும் தன்னுடைய விற்பணை மையங்களை திறந்து செயல்படுவதாக கொள்வோம் அ எனும் நாட்டில் ஆ எனும் பணியன் வகையானது இ எனும் இன மக்களிடம் மார்ச்சு2014 இல் எவ்வளவு எண்ணிக்கையில் எவ்வளவு தொகைக்கு விற்பனை ஆனதுஎன காண தனியான மென்பொருள் எதுவும் தேவையில்லை நாம் வழக்கமாக பயன்படுத்திடும் எம் எஸ் எக்செல் அல்லது லிபர் ஆஃபிஸ் கால்க் இருந்தால் அதில் அனைத்து விற்பனைகிளைகளும் தத்தமது விற்பனை தொடர்பான தரவுகளை உள்ளீடு செய்தால் போதும் தலைமை அலுவலகத்தில் = SUMIFS(sales, regions, “A”, products, “B”, customer types, “C”, month, “M”)என்றவாறு ஃபர்முலாவை உள்ளீடுசெய்து மிகஎளிதாக ஒருசில நொடிகளில் நாம் விரும்பும் விவரத்தை பெறமுடியும்

2.இதே விற்பணை விவரங்களிலிருந்து குறிப்பிட்ட வாடிக்கையாளர் குறிப்பிட்ட வகை பணியன்களை எவ்வளவு எண்ணிக்கை எவ்வளவு தொகைக்குகொள்முதல் செய்தார் என காண VLOOKUP எனும் செயலி VLOOKUP(“C00023″, customers, 2, false)என்றவாறு ஃபார்முலாவை உள்ளீடு செய்து செயல்படுத்தி அறிந்துகொள்ள பயன்படுகின்றது இங்கு என்பது C00023பணியன் வகை என்பது வாடிக்கையாளரின் குறியீட்டு எண் customers, 2,ஆகும்

3. எம்எஸ் எக்செல் அல்லது லிபர் ஆஃபிஸ் கால்க் பயன்படுத்திடும் பத்து நபரில் ஒருவர் கண்டிப்பாக VLOOKUP எனும் செயலியை பயன்படுத்தி கொள்வதாக ஆய்வு ஒன்றுகூறுகின்றது ஆயினும் இந்த VLOOKUP எனும் ஃபார்முலாவானது இடதுபுறம் ஓரம் உள்ள தரவை மட்டுமே ஒப்பீடு செய்து பார்த்து விவரங்களை கொடுக்கின்றது இதற்கென தனிப்ப்ட்டவகையில் அட்டவணையை உருவாக்கி கையாளவேண்டியுள்ளது இதை தவிர்த்து இதே செயலை அட்டவணைஎவ்வாறு இருந்தாலும் செயல்படுத்திட பயன்படுவதுதான் INDEX+MATCH ஆகிய செயலிகள் ஆகும் =INDEX(customer IDs, MATCH(“Tamil Computer”, Customer names, 0) )என்றவாறு ஃபார்முலாவை உள்ளீடு செய்து செயல்படுத்தி எந்த நெடுவரிசையிலுள்ள தரவுகளையும் எந்த நெடுவரிசைகளுடனும் ஒப்பிட்டு அதன் முடிவை அட்டவணையில் காண்பிக்கின்றது

4. அரசாங்கம் தம்முடைய மக்களின் கணினி அறிவை தமிழில் அறிந்து கொள்ள ஊக்கபடுத்துவதற்காக ஒருஅரசாணை வெளியிடும்போது அதில் நிபந்தனைகளுடன் வெளியிடுவதை =IF(Public reads Tamil Computer, “ exemption of income2%”, “exemption of income 0% ”) என்றவாறு ஃபார்முலாவுடன் ஒப்பிடலாம். இங்கு இந்த பந்தனையானது பூர்த்தி ஆனால் exemption of income2% என்றும் இல்லையஎனில் exemption of income0% என்றும் =IF (condition to test, output for TRUE, output for FALSE) என்றவாறு ஃபார்முலா அமைகின்றது

ஓப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க்-48- வாடிக்கையாளர் விரும்பியவாறு மாறுதல் செய்து கொள்ளலாம்

   மற்ற ஓப்பன் ஆஃபிஸ் பயன்பாடுகளை போன்றே ஓப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க்கிலும் கட்டளை பட்டி,கருவிபட்டி ,சுருக்குவழிவிசை போன்றவைகளை ஏற்கனவே இருப்பதை  நாம்விரும்பியவாறு இதிலுள்ள Tools => Customize => என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துவது அல்லது OpenOffice.org என்ற இணையதளம் ஆகியவற்றின் மூலம் மாறுதல் செய்யவும் நாம் விரும்பியவாறு இவைகளை புதியதாக சேர்க்கவும் முடியும்
  அதற்காகTools => Options=>  என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக உடன் விரியும் உரையாடல் பெட்டியின் இடப்புறபலகத்தில் பொதுவாக தோன்றும் Load/Save – General என்ற வாய்ப்பின் + என்ற குறியை சொடுக்குவதன் மூலம் விரிவடையும் வாய்ப்புகளுடன் தொடர்புடைய துனைவாய்ப்புகள்  வலப்புற பலகத்தில் விரிவடையும் அதனுடன் தொடர்புடைய பல்வேறு வசதிகளும் வய்ப்புகளும  அங்கு பிரதிபலிக்கும் அவற்றுள் நமக்கு தேவையான வற்றை மட்டும் தெரிவு செய்து செயற்படுத்தி கொள்ளலாம்
                            படம்-48.1
    மிகமுக்கியமாக Load/Save – Microsoft Office என்றவாய்ப்பை தெரிவுசெய்தவுடன் தோன்றிடும் ( படம்-48.1)திரையின் வலப்புறபலகத்தின் பட்டியலில் எந்தெந்த  மைக்ரோசாப்ட் அலுவலக பயன்பாடுகளுக்கு L என்பதை தெரிவுசெய்துள்ளோமோ அவைகளைமிக எளிதாக  ஒப்பன்  ஆஃபிஸில் திறந்து பணிபுரிய முடியும்.அவ்வாறே எந்தெந்த  மைக்ரோசாப்ட் அலுவலக பயன்பாடுகளுக்கு S என்பதை தெரிவு செய்துள்ளோமோ அவைகளாக  ஒப்பன்  ஆஃபிஸின் அமைவிலிருந்து சேமிக்கமுடியும்
                       படம்-48.2
  Tools => Customize=>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக உடன் தோன்றிடும் Customizeஎன்ற ( படம்-48.2)உரையாடல் பெட்டியில் menu,keyboard,toolbar,events என்பன போன்ற வாய்ப்புகளின் திரையில் new என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்கியவுடன் தோன்றிடும் newmenu / toolbar என்ற ( படம்-48.2)உரையாடல் பெட்டியில் தேவையான புதியதை உள்ளீடு செய்து எந்தஇடத்தில் வேண்டுமென அமைவுசெய்து ok என்ற பொத்தானை சொடுக்கி சேர்த்துகொள்க
   தேவையானால்Customizeஎன்ற உரையாடல் பெட்டியில் modify என்ற பொத்தானை சொடுக்குவதன் மூலம் இவைகளை சரிசெய்யவும் Customizeஎன்ற உரையாடல் பெட்டியில்Delete என்ற பொத்தானை அழுத்துவதன்மூலம் தேவையற்றதை நீக்கம் செய்யவும் முடியும்
                             படம்-48.3
 ஓப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க்கின் விரிதாளில் ஏதேனும் விவரங்களை  தட்டச்சு செய்திடும்போது முதல்எழுத்தினை உள்ளிட ஆரம்பித்தவுடனேயே தொடர்புடைய சொற்கள் தானாகவே நிரப்பி கொள்வதாக திரையில் தோன்றும் தேவையெனில் ஏற்கலாம் இல்லையெனில் தொடர்ந்து தட்டச்சு செய்துவரலாம் இவ்வாறான தானாகவே சொற்களை  நிரப்பிகொள்ளும் வசதியை கட்டுபடுத்துவதற்காக  Auto Correct என்ற வாய்ப்பு உதவுகின்றது 
  
   இதற்காக Tools => AutoCorrect=>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக உடன் தோன்றிடும் AutoCorrectஎன்ற உரையாடல் பெட்டியில் ( படம்-48.3)தேவையான வாய்ப்பை சரிசெய்து கொள்க
 ஓப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க்கில் இருக்கும் வசதி போதுமானதாகஇல்லை எனும்போது http://extensions.services.openoffice.org/. என்ற தளத்திற்கு சென்று தேவையான விரிவாக்க வசதியை பதிவிறக்கம் செய்து நிறுவி பயன்படுத்தி கொள்ளமுடியும்   
  
   இதற்காக மேலேகூறிய தளத்திற்கு சென்று தேவையானதை பதிவிறக்கம் செய்து கணினியில் சேமித்துகொள்க
   
   பின்னர்Tools => Extension Manager =>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்தியவுடன் தோன்றிடும் Extension Manager என்ற உரையாடல் பெட்டியில் add என்ற பொத்தானை சொடுக்குக
    அதன் பின்னர் விரியும் சாளரத்தில் பதிவிறக்கம் செய்து சேமித்துள்ள கோப்பினை தேடிபிடித்து தெரிவுசெய்து open என்ற பொத்தானை சொடுக்குக உடன் தேவையான விரிவாக்க வசதி கணினி்யில் நிறுவப்பட்டுவிடும்
   இதன் பிறகு Extension Manager என்ற உரையாடல் பெட்டியில் நம்முடைய கணினியில் நிறுவப்பட்ட விரிவாக்க வசதிகளை பட்டியலாக (படம்-48.4)காண்பிக்கும்
 
                          படம்-48.4
  இவ்வாறு ஓப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க்கில் இல்லாத வசதிகளை இதனுடைய விரிவாக்கதளத்திலிருந்து பதிவிறக்கம் செய்தும் நமக்குத்தேவையான நாம் விரும்பியவாறான வசதிகளை Customize ,வசதி மூலம் நிறுவியும் பயன்படுத்தி கொள்ளமுடியும் 

 நன்றி தமிழ் கம்யூட்டர் மாதமிருமுறை இதழ்

ஓப்பன் ஆஃபிஸ்-கால்க்-47-ஓப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க்கை ஒரு சாதாரண தரவுதளமாகவும் பயன்படுத்தி கொள்ளமுடியும்

      கிடைவரிசையும் நெடுவரிசையும் கொண்டு கட்டமைக்கபட்ட கால்க்கின் ஒரு அட்டவணையானது தரவுதளத்தின் அட்டவணைக்கும் கால்க் அட்டவணையின் கிடைவரிசையானது தரவுதளத்தின் ஒருஆவணத்திற்கும், கால்க்கினுடையஒவ்வொரு செல்லும் தரவுதளத்தின் புலத்திற்கும் சமமானதாக இருக்கின்றன. மேலும் ஏராளமான செயலிகளை(Function) இந்த ஓப்பன் ஆஃபிஸ் கால்க்கானது தன்னகத்தே கொண்டு பயனாளிகளின் தேவைகளனைத்தை யும் பூர்த்திசெய்ய கூடிய மிகச்சிறந்த தரவுதளமாக இது விளங்குகின்றது.
படம்-1-
   படம்-1-ல் ஒருவகுப்பில் உள்ள மாணவர்கள் பெற்ற மதிப்பெண்கள் ,சராசரி மதிப்பெண், அவர்களின் தரம் ஆகியவை ஒப்பன்ஆபிஸ் கால்க்கின் விரிதாளில் ஒரு அட்டவணையாக கொடுக்கப்பட்டுள்ளன. இதனடிப்படையில் இதன் தோற்றமும் செயலியும் சேர்ந்து இது ஒரு தரவுதளமாகவும் பயன்படுவதாக அறிந்து கொள்ளலாம்.
பொதுவாக ஒரு தரவுதளத்திற்குள் ஏராளமான செயலிகள்(Function) பயன்படுத்தபட்டு மற்ற ஆவனங்களுடன் வேறுபடுகின்றது அதைபோன்றே கால்க்கின் செயலிகள் இதன் விரிதாளை பயனாளர் ஒருவர் தரவுதளமாக பயன்படுத்தி கொள்ள அனுமதிக்கின்றது பொதுவாக AVEREAGE ,AVERAGEA, COUNT,COUNTIF என்பன போன்ற கால்க்கின் செயலிகள் (Function) தரவுதளத்திலும் பயன்படுத்தபடுகின்றன
.மேலும் Edit => Find & Replace=> என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துவதன் மூலம் தவறான தரவுகளை தேவையான இடத்திற்கு இடம்சுட்டியை கொண்டு சென்று மாற்றி யமைக்க முடியம் அவ்வாறே Data => Filter=> என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்தி இடம் சுட்டியை கொண்டுசெல்லாமலேயே தேவையான தரவுகளை திரையில் பிரதிபலிக்க செய்யமுடியும்
    அதுமட்டுமல்லாது VLOOKUP, HLOOKUP,MATCH, OFFSET,INDEXஎன்பனபோன்ற செயலிகளை (Function) பயன்படுத்தி தரவுதளத்தை போன்றே கால்க்கில் தரவுகளை கையாளமுடியும்
படம்-1-ல் உள்ள அட்டவணையின் பெயர்கள், அவர்களின் சராசரி மதிப்பெண் ,தரம் ஆகிய மூன்றை மட்டும் தனியானதொரு அட்டவணையாக தெரிவிக்க வேண்டும் என்ற தேவையெழும்போது தரவுதளத்தில் அதற்காக ஒரு வினா(query)எழுப்பினால் அதற்கேற்ற அட்டவணை யொன்று திரையில் பிரதிபலிக்கும் .கால்க்கில் கூட அவ்வாறான தேவையின்போது முந்தை பத்தி.யில் கொடுத்துள்ள செயலிகளை (Function) கொண்டு அவ்வாறான புதிய அட்டவணையை உருவாக்கிபயன்படுத்தி கொள்ளமுடியும்
ஒரு கால்க்கின் தாள்1ல் இந்த அட்டவணை இருப்பதாக கொள்வோம் தாள்2-ல் இந்த VLOOKUP என்ற செயலியை(Function) பயன்படுத்தி தேவையான அட்டவணையொன்றை உருவாக்கமுடியும் இதன் அமைப்பு பின்வருமாறு இருக்கும்
VLOOKUP(search_value; search_range; return_column_index; sort_order)
=VLOOKUP(A2;Sheet1.A4:H8;8)
     இதில் பிறை அடைப்புக்குள்ளிருக்கும் முதல் மதிப்பு நாம் தேடவேண்டிய தரவை குறிப்பிடுகின்றது அதாவது search_value; என்பதற்கு A2வின் மதிப்பையே எடுத்து கொள்ளும்படி கொடுத்துள்ளோம்
    இரண்டாவதாக இருப்பது எந்த இடத்திலுள்ள அட்டவணை என்றதகவலுடன் அதன் வீச்செல்லையும் சேர்த்து குறிப்பிடவேண்டும் search_range; என்பதற்கு இங்கு நாம் Sheet1.A4: என்றவாறு முதல் அட்டவணையின் இருப்பிடத்தை குறிப்பிட்டுள்ளோம்
மூன்றாவதாக அந்த அட்டவணையின் எந்த நெடுவரிசை மதிப்பு நம்முடைய அட்டவணைக்கு தேவையென்று குறிப்பிடவேண்டும் return_column_index; என்பதற்கு சராசரி மதிப்பென் மட்டும் தேவையென்பதால் 7 என குறிப்பிடவேண்டும் மாணவனின் தரம் தெரியவேண்டும் வேண்டுமென்பதால் நெடுவரிசையின் எண்ணிக்கை 8 என கொடுத்துள்ளோம்.
நான்காவது விருப்ப வாய்ப்பாகும் sort_order இதற்கு நாம் மதிப்பெதுவும் வழங்கவில்லை இந்த ஃபார்முலாவின்படி சரியாக இருந்தால் தாள்-1-லிருந்து பொருத்தமான தரவையும் இல்லையெனில் #N/A என்றும் படம்-2-ல் உள்ளவாறு அட்டவணையொன்று திரையில்பிரதிபலிக்கும்.
  படம்-2-
    OFFSET, என்ற மற்றொரு செயலியை(Function) உதாரணத்துடன் பார்ப்போம் .இவ்வகுப்பிலுள்ள மாணவர்களின் ஒட்டுமொத்த சராசரி மதிப்பெண் காண Average என்ற செயலி (Function) பயன்படும்
ஆனால் ஒருசில மாணவர்களின் மதிப்பெண்களையே இந்த அட்டவணையில் ஏதேனுமொரு சமயத்தில் பதிவுசெய்யாமல் விடுபட்டுவிட்டது என்றுதெரியவந்து அவர்களின் மதிப்பெண்களையும் சேர்த்து அட்டவணைய புதுப்பித்தல் செய்து விரிவாக்கம் செய்திடும் போது இந்த Average என்ற செயலி(Function) சரியான விடையை காண்பிக்காது அவ்வாறான நிலையில் இதனுடன் OFFSET, என்ற மற்றொரு செயலி (Function) உதவிக்குவருகின்றது இதன் அமைப்பு பின்வருமாறு இருக்கும்.
OFFSET(reference; rows; columns; height; width)
=AVERAGE(OFFSET(B2:F6;-1;4;5))
   இதில் பிறை அடைப்புக்குள்ளிருக்கும் முதல் மதிப்பு நாம் மேற்கோள்காட்டவேண்டிய அல்லது பார்வையிட வேண்டிய இடத்தை குறிப்பிடுகின்றது அதாவது reference; என்பதற்கு மதிப்பு ஒன்றையும் கொடுக்கவில்லை.
    இரண்டாவதாக rows; என்பதற்கு B2: என்றும் மூன்றாவதாக columns; என்பதற்கு F6; என்றும் அட்டவணையில் தரவு இருக்கும் பகுதியை சரியாக குறிப்பிட நான்காவதாக -1; என்றும் height; என்பதற்கு கிடைவரிசை 4;என்றும் width என்பதற்கு நெடுவரிடை 5 என்றும் மதிப்பினை இந்த ஃபார்முலாவில் கொடுத்துள்ளோம் உடன் இவ்வகுப்பு மாணவர்களின் ஒட்டு மொத்தசராசரி மதிப்பெண் 82.475என்று படம்-3-ல்உள்ளவாறு பிரதிபலிக்கின்றது
  படம்-3
   DAVERAGE,DSUM,DCOUNT என்பனபோன்ற தரவுதளத்திற்கு மட்டுமே பயன் படக்கூடிய ஒருசில சிறப்பு செயலிகளையும் கால்க்கில் செயல்படுத்தி அதன்விளைவை தரவு தளம் போன்றே கால்க்கிலும் காணமுடியும் ,
   மேலும் கால்க்கில் அடிக்கடி பயன்படுத்தாத OFFSET,INDEXஎன்பனபோன்ற செயலிகளை பயன்படுத்தி கால்க்கையும் பெரும்பாலனவர்களின் தேவைகளை போதுமான அளவிற்கு நிறைவுசெய்யும்பொருட்டு இதனை ஒரு தரவுதளமாக பயன்படுத்தி கொள்ளமுடியும் என்று அறிந்துகொள்க 

 

Previous Older Entries