எம்எஸ்எக்செலில் தரவு பகுப்பாய்விற்கான pivot எனும் அட்டவணையை உருவாக்குதல்

பெரிய தரவுத்தொகுப்புகளை ஒரு தனியான, சுருக்கமான அட்டவணையில் தானாக ஒடுக்க ஒரு ஊடாடும் தரவுகளின் சுருக்கக் கருவியாக இந்த பிவோட் (pivot )எனும் அட்டவணையைப் பயன்படுத்தலாம். ஒரு பெரிய தரவுகளின்தொகுப்பின் தகவலறிந்த சுருக்கத்தை உருவாக்க அல்லது முக்கிய விற்பனைக்கு இடையில் ஒப்பீடுகளைச் செய்ய இதைப் பயன்படுத்தலாம்
பிவோட் (pivot)அட்டவணைஎன்றால்என்ன?
புள்ளிவிவரங்களை நிருவகிக்க பெரிய தரவுகளின்தொகுப்புகளை எளிதாக்குவதற்கான ஒரு வழிமுறையான பிவோட் அட்டவணை எனும் வசதியாகும் இதனை கொண்டு . புதிய போக்குகள் , தரவுகளுக்கிடை யேயான இணைப்புகளைக் கண்டறிய தரவுகளை முன்னிலைப்படுத்த பிவோட் அட்டவணை எனும் வசதியைப் பயன்படுத்திகொள்ளலாம்.இது எக்செல்லில் தரவுகளை உள்ளீடு செய்வதற்கான முதன்மை வழிமுறையான வழக்கமான தட்டையான அட்டவணை, போன்றதாகும்
தட்டையான அட்டவணையில் தரவுகளை கொண்ட பல்வேறுநெடுவரிசைகளும் கிடைவரிசைகளும் உள்ளன. இந்த தரவுகளின் மூலம் ஒரு சில அடிப்படை போக்குகளை அறியலாம், குறிப்பாக ஒரு சிறிய தரவுத்தொகுப்பு மூலம். இதனை அறியலாம் இருப்பினும், நம்மிடம் ஆயிரக்கணக்கான அல்லது மில்லியன் கணக்கான உள்ளீடுகளைக் கொண்ட தரவுகளின்தொகுப்பு இருந்தால், அவைகளின் போக்குகளை ஒரே பார்வையில் புரிந்து கொள்ள முடியாது. அந்த சந்தர்ப்பத்தில், கிடைக்கக்கூடிய வகைகளைப் பயன்படுத்தி தரவுகளை வரிசைப்படுத்தவும் இணைக்கவும் ஒரு மைய அட்டவணையை உருவாக்கலாம்
பிவோட் அட்டவணையைப் பற்றிய சிறந்த செய்திகளில் ஒன்று, தரவுகளை மறுசீரமைக்கக்கூடிய வேகம். சிக்கலான ஒப்பீட்டு சூத்திரங்களை புரிந்து கொள்ள வேண்டிய அவசியமில்லைஎன்பதுதான், மேலும் ஒரு மைய அட்டவணையுடன் பணிபுரிய எக்செல் சார்பாக இருக்கத் தேவையில்லை. இன்னும் சிறப்பாக, நாம் விரும்பும் போதெல்லாம் பிவோட் அட்டவணையை மீட்டமைத்து புதிதாக தொடங்கலாம்.
எக்செல்லில்பிவோட்அட்டவணையை எவ்வாறு உருவாக்குவது?
எம்எஸ்எக்செல்லானது ஒரு சிறந்த ஒருங்கிணைந்த பிவோட் அட்டவணை வாய்ப்பினைக் கொண்டுள்ளது. பிவோட் அட்டவணைகளைப் பயன்படுத்தும் ஒரு விரிதாளின் நிரலிலிருந்து எக்செல் வெகு தொலைவில் உள்ளது என்பதை கவணத்தில்கொள்க. மைக்ரோசாஃப்ட் ஆஃபீஸின் மாற்றுகளான லிப்ரே ஆபிஸின் Spreadsheet கூகுளின் G-Suite ஆகிய அனைத்தும் இந்த பிவோட் அட்டவணைகளுக்கான ஆதரவைக் கொண்டுள்ளன.
பிவோட் அட்டவணையை உருவாக்க, Insert எனும் தாவலின் திரைக்குச் சென்று PivotTable என்பதைத் தேர்ந்தெடுத்திடுக. பின்னர் இந்த பிவோட் அட்டவணையில் நாம் சேர்க்க விரும்பும் அட்டவணை அல்லது தரவு வரம்பைத் (data range )தேர்ந்தெடுத்திடுக.. இதில்வெளிப்புற தரவு மூலத்தை (அதாவது, MS Access) இணைக்க வாய்ப்புகள் உள்ளன என்பதை காண முடியும் , அல்லது இருக்கும் பணித்தாளில் பிவோட் அட்டவணையை வைத்திடுக. பிந்தைய வாய்ப்பிற்காக, புதிய பிவோட் அட்டவணையானது ஏற்கனவே இருக்கும் தரவை மறைக்காது அல்லது உடைக்காது என்பதை சரிபார்த்திடுக (ஏதாவது நடந்தால் செயல்தவிர்க்க எப்போதும் CTRL + Z ஆகிய விசைகளை சேர்த்து அழுத்துக!).
பிவோட்அட்டவணைதரவைவரிசைப்படுத்துதல்
அடுத்து OK எனும் பொத்தானைஅழுத்தினால், வலதுபுறத்தில்முன்னிலை அட்டவணை புதிய பணித்தாளில் காலியாகத் துவங்குகிறது. , திரையில் PivotTable Fields எனும் பலகத்தை காணலாம். இந்த குழுவில் பெயர்கள், முகவரிகள், விற்பனை , இதுபோன்ற பல தரவுத் தொகுப்பிலிருந்து தரவு வரம்புகள் உள்ளன. இங்கேயிருந்து, நம்முடைய முன்னிலை அட்டவணையில் தரவுகளைச் சேர்க்க நமக்கு இரண்டு வாய்ப்புகள் உள்ளன:
1. இழுத்து சென்றுவிடுதல்(Drag and Drop): வலது புறத்தில் பட்டியலிடப்பட்டுள்ள மைய அட்டவணை புலங்களை கீழே உள்ள நான்கு பகுதிகளுக்கு (வடிப்பான்கள், நெடுவரிசைகள், வரிசைகள் , மதிப்புகள்) இழுத்து சென்றுவிடலாம். எந்தவொரு வேறுபாட்டிற்கும் எதிராக நாம் குறுக்கு-குறிப்பினை விரும்பும் குறிப்பிட்ட தரவு உருப்படிகளைத் தேர்ந்தெடுக்கலாம்.
2. அறிக்கையில் சேர்த்தல்(Add to Report): தனிப்பட்ட தரவுத்தொகுப்பு புலங்களைக் சொடுக்குவதால் அவை நேரடியாக காத்திருப்பு அறிக்கை அட்டவணையில் சேர்க்கப்படும். கிடைக்கக்கூடிய தரவை விரைவாக உருவாக்க, பகுப்பாய்வு செய்ய, இணைக்க , மாற்ற இந்த முறையைப் பயன்படுத்திகொள்க.
இந்த இரண்டு வழிமுறைகளும் ஒரே மாதிரியான முடிவுகளை வழங்கும் அதே வேளையில், அறிக்கையில் சேர்த்தலானது நம்முடைய விருப்பமான தரவுத் துறையைத் தேர்ந்தெடுத்து, நம்முடைய அறிக்கை அட்டவணை உருமாறும் போது ஆச்சரியப்படுவதை அனுமதிக்கிறது. கூடுதலாக, ஒவ்வொரு முறையும் ஒரு புதிய தரவு புலத்தை நாம் சொடுக்கும் போது, அது தானாகவே எக்செல் சரியானது எனக் கருதப்படும் பகுதிக்குச் சேர்க்கின்றது, அதே நேரத்தில் நெடுவரிசைப் பகுதிக்கு 16384 க்கும் மேற்பட்ட உருப்படிகளைக் கொண்ட ஒரு தரவு புலத்தை சேர்க்க முடியாது என்பதை நினைவூட்டுகிறது.
பிவோட்அட்டவணைதரவுவரம்புகளைத்தேர்ந்தெடுப்பது
நாம் பயன்படுத்தும் பிவோட் அட்டவணையின் எடுத்துக்காட்டு அடிப்படையை. புரிந்துகொள்ள எளிதான ஒரு சில மாதிரி தரவு புள்ளிகள் இதில் உள்ளன.பிவோட் அட்டவணையின் புலங்கள் பட்டியலிலிருந்து, County , Sales Volume, Sales Total, Product. ஆகியவற்றைத் தேர்ந்தெடுத்திடுக.
இப்போது நம்முடைய பிவோட் அட்டவணையின் தரவைப் பார்த்து எந்த போக்குகளுக்கும் தரவை பகுப்பாய்வு செய்யலாம். ஒவ்வொரு பிரிவின் கண்ணோட்டத்தையும் காண விரும்பினால், சுட்டியின் வலது புறம் சொடுக்குதல் செய்தபின் விரியும் சூழ்நிலை பட்டியில் Expand/Collapse => Collapse Entire Field => என்றவாறு கட்டளைகளைத் தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.
பிவோட்அட்டவணையில்தரவைவடிகட்டுதல்
எந்த வகையான தரவு சுருக்கமான தொடர்புகளை உருவாக்குகிறது என்பதை அறிந்துகொள்க, எந்த தரவு புலங்களுக்கு அவற்றின் ரகசியங்களை வெளிப்படுத்தவும் வடிகட்டி அமைப்புகளின் மதிப்பு நடவடிக்கைகளை புரிந்து கொள்ளவும் தேவைப்படுகிறது என அறிந்துகொள்க:
1. விரும்பிய தரவு புலத்தின் மீது வட்டமிட்ட, உரையின் வலதுபுறத்தில் சிறிய கருப்பு அம்புக்குறியைக் கவனித்திடுக
2. கருப்பு அம்புக்குறியைத் தேர்ந்தெடுப்பது ஒரு கீழிறங்கு ‘Filter’ எனும் பட்டியலை வெளிப்படுத்துகிறது – ஒரு புலத்தில் தரவை தனிமைப்படுத்துவதற்கு மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும், அல்லது பல தரவு மூலங்களில் ஒத்த தரவு வரம்புகளுக்கு இடையிலான ஒப்பீடுகளை செய்திடலாம்.
3. County எனும்வடிகட்டி பட்டியலைத் தேர்ந்தெடுத்திடுக.
4. இயல்பாக, எல்லா தரவு வரம்புகளும் தேர்ந்தெடுக்கப்படுகின்றன. Unselect all (select all என்பதை அழுத்துவதன் மூலம்), அதைத் தொடர்ந்து மீண்டும் தேர்ந்தெடுப்பது ஒருசில நாடுகளில் செய்யப்படுகின்றது

இது இந்த நாடுகளுக்கான தரவை தனிமைப்படுத்துகிறது, முன்னிலை அட்டவணையை சுருக்கமான, ஒப்பீட்டு தரவுகளால் நிரப்புகிறது, சாத்தியமான போக்குகளுக்கு பகுப்பாய்வு செய்யத் துவங்க முடியும்.
கிடைக்கக்கூடிய ஒவ்வொரு புலத்தின் வடிப்பான்களையும் மாற்றியமைப்பது, முன்னிலை அட்டவணையில் வழங்கப்பட்ட தரவை எப்போதும் நேரடியாக மாற்றும், மேலும் இது தரவின் உண்மையான திறனைத் திறப்பதற்கான ஒரு நிச்சயமான முறையாகும்.
தரவு போக்குகளைக் கண்டறிய பிவோட் அட்டவணைகளைப் பயன்படுத்திடுக
தரவை புதிய கோணங்களில் செயல்படுவதற்கு ஒரு பிவோட் அட்டவணையைப் பயன்படுத்தலாம், பணி, வணிகம் அல்லது பிறவற்றிற்கான புதிய போக்குகள் மற்றும் புள்ளிவிவரங்களைக் கண்டறிய உதவுகிறது. பிவோட் அட்டவணைகளில் பணி செய்ய அதிக அளவு தரவு, பல தரவு புலங்கள் மற்றும் சில நகல் தரவு புலங்கள் இருக்கும்போது சிறப்பாக செயல்படுகின்றன.

எக்செல் இல் எண்களுக்கு முன் +எனும் கூட்டல் குறியை எவ்வாறு சேர்ப்பது?

எக்செல் ஒரு சிறந்த விரிதாள் பயன்பாடாகும், ஆனால் ஒருசில நேரங்களில் அதனுடைய ஒரு சில செயல்கள் நம்மை எரிச்சலடையச் செய்யலாம். எடுத்துக்காட்டாக, எக்செல்லின்ஏதேனும் ஒரு கலணில்( cell) உள்ள ஒரு எண்ணுக்கு முன் +எனும் கூட்டல் குறியைச் சேர்த்தால், அந்த கூட்டல் குறி நிலையாக தோன்றாது அப்படியே மறைந்து போய்விடும். ஒரு எண்ணுக்கு முன் பூஜ்ஜியங்களை சேர்த்திட நாம் முயற்சிக்கும் போது ம் இதேபோன்றேநிகழ்கின்றது.
இதற்குக் காரணம், எக்செல்ஆனது இவை தேவையில்லை என்று கருதுகிறது (இது சரியானசெயலாகும்). ஆனால் ஒரு சில நேரங்களில், நாம் ஏதேனும் ஒரு எண்ணுக்கு முன் ஒரு கூட்டல்(+) குறியைச் சேர்த்தால் நன்றாக இருக்கும் என எண்ணுவோம் அல்லது அவசியம் சேர்க்க வேண்டியிருக்கலாம் (குறிப்பாக ஒருசில மாற்றங்களைக் காண்பிக்கும் போது):
தொலைபேசி எண்ணுக்கு முன் கூட்டல் (+)குறியை கொண்டு வரவிரும்புவது (பெரும்பாலும் தொலைபேசி எண்களின் முன் கூட்டல் (+)குறி யுடன் எழுதுவது) இதன் மற்றொரு பொதுவான பயன்பாடு ஆகும்.
இயல்புநிலையில் ஒரு எண்ணின் முன் ஒரு கூட்டல்(+) குறியைச் சேர்க்கும்போதுஅந்த கூட்டல்(+) குறியானது அடையாளம் காணாமல் போய்விடும், இந்நிலையில் நமக்கு அது தேவைப்பட்டால், நாம் அதற்காகவென தனியாக ஒரு பணித்தொகுப்பைப் பயன்படுத்தலாம்.
தனிப்பயன் எண் வடிவமைப்பைப் பயன்படுத்துதல்
எந்தவொரு எண்ணிற்கு முன் ஒரு கூட்டல்(+) குறியைக் காண்பிக்க விரும்பும் கலணிற்கான தனிப்பயன் எண் வடிவமைப்பை நாம் உருவாக்கலாம் (ஆயினும் இதனை நேர்மறை எண்கள் மட்டுமே பயன்படுத்திடுக).
இதைச் செய்வதால் கலணின் மதிப்பு மாறாது. இது கலணின் தரவுகளை காண்பிக்கப்படும் முறையை மட்டுமே மாற்றிமைக்கப்படும். எனவே குறிப்பிட்ட கலணில் எண்ணிற்கு முன் கூட்டல் குறியை நம் காண்போம், அந்த அடையாளம் கலணின் உண்மையான உள்ளடக்கமாக இல்லை. எனவே நாம் இந்த எண்களை தொடர்ந்து கணக்கீடுகளில் பயன்படுத்திகொள்ளலாம்.
நம்மிடம் தரவுத்தொகுப்பு ஒன்றுஇருப்பதாக கொள்வோம், மேலும் அனைத்து நேர்மறை எண்களுக்கும் முன் ஒருகூட்டல் குறியை அடையாளத்தை சேர்க்க விரும்புகின்றோம்:
இதைச் செய்வதற்கான படிமுறைகள் பின்வருமாறு:
1. + எனும் கூட்டல் குறியை சேர்க்க விரும்பும் எண்களைக் கொண்ட கலண்களைத் தேர்ந்தெடுத்திடுக
2. சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை சொடுக்குக , பின்னர் விரியும் சூழ்நிலைபட்டியில் Format Cells எனும் வாய்ப்பினை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக
3. உடன்விரியும் வடிவமைப்பு கலண்கள்( Format Cells) எனும்உரையாடல் பெட்டியில், Number எனும் தாவியின் திரைக்கு செல்க ,அதிலுள்ள Custom option with the Categoryஎனும் வாய்ப்பினை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக
4. உடன் விரியும் Type field எனும் பகுதியில், : +0;-0;0என்பதை உள்ளீடு செய்திடுக
5. பின்னர் OK எனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக
உடன் நாம் தெரிவுசெய்த கலண்களில் உள்ள நேர்மறை எண்களில் ஒரு கூட்டல் குறி இப்போது சேர்க்கப் பட்டுவிட்டதை காணலாம், மற்ற அனைத்துகலண்களிலும் கூட்டல் குறி இல்லாமல் அப்படியே இருக்கும்.
கலண்களின் உண்மையான உள்ளடக்கம் மாறவில்லை என்பதை நினைவில் கொள்க. எடுத்துக்காட்டாக, cell D3 இன் மதிப்பு 35 ஆனது இவ்வாறு கூட்டல் குறி சேர்த்தபின்னர் இன்னும் 35 ஆகவே இருப்பதை காணலாம். இது ஒரு எண்ணாக காட்டப்பட்டுள்ளது, அதற்கு முன் கூட்டல் குறி அடையாளம் மட்டும் காண்பிக்குமாறு செய்யப்பட்டுள்ளது.
மேலும், வேறு எந்த வடிவமைப்பையும் போலவே, இந்த வடிவமைப்பை மற்ற கலண்களுக்கும் நகலெடுத்து ஒட்டலாம். இதைச் செய்ய, இந்த தனிப்பயன் வடிவமைப்பைக் கொண்ட கலண்களை நகலெடுத்து, இலக்கு கலண்களில் உள்ள வடிவங்களை மட்டும் ஒட்டவும்.
பயனுள்ளதாக இருக்கும் வேறு சில தனிப்பயன் வடிவங்கள்:
அடைப்புக்குறிக்குள் கூட்டல்குறி, எதிர்மறை எண்களைக் கொண்ட நேர்மறை எண்கள்: +0; (0); 0
கூட்டல்குறி எதிர்மறை எண்களுடன் சிவப்பு நிறத்தில் உள்ள நேர்மறையான எண்கள்: +0; [Red] -0; 0
பச்சை நிறத்தில் நேர்மறை எண்கள், சிவப்பு நிறத்தில் எதிர்மறை எண்கள்: [Green] +0; [Red] -0; 0
நேர்மறை எண்களுக்கு முன் கூட்டல்குறியை கைமுறையாகச் சேர்ப்பது
மேலே உள்ள தனிப்பயன் எண் வடிவமைப்பு முறை பெரும்பாலான சந்தர்ப்பங்களில் செல்வதற்கான வழிமுறையாகும். இது முட்டாள்தனமற்ற நம்மிடம் பெரிய தரவு தொகுப்புகள் இருந்தாலும் நன்றாக செயல்படும் திறன்மிக்கது.
ஒருசில சந்தர்ப்பங்களில், நேர்மறையான எண்ணுக்கு முன் கூட்டல்குறியை சேர்க்க வேண்டிய சில கலண்கள் நம்மிடம் இருந்தால், விரைவான வழி ஒரு ஒற்றை மேற்கோள்குறியைச் சேர்த்தபின்னர் கூட்டல் குறியைச் சேர்ப்பதாகும்.
இந்த ஒற்றை மேற்கோள்குறியைச்சேர்ப்பதுஎன்பது கலணின் உள்ளடக்கத்தை எண்ணிற்கு பதிலாக உரையாக மாற்றுகிறது, எனவே கூட்டல்குறியை அடையாளத்தைச் சேர்க்கும்போது, அது அந்த எண்ணுடன் இது ஒட்டிக்கொண்டிருக்கும். மேலும், கலணில் ஒற்றை மேற்கோள்குறியே தெரியவில்லை, எனில் இதை நாம் அறிக்கைகள் / முகப்புபக்கங்களில் பயன்படுத்தலாம் அச்சிடலாம்.

எம்எஸ்வேர்டு இல்லாமல் எம்எஸ் வேர்டு ஆவணங்களை எவ்வாறு திறப்பது ?

மைக்ரோசாஃப்ட் வேர்டு எனும் பயன்பாடானது மைக்ரோசாஃப்ட் ஆபிஸ் எனும் பயன்பாட்டின் ஒரு பகுதியாகும், இதனை பயன்படுத்தி கொள்வதற்காகவென தனியாக இந்த பயன்பாட்டினை கொள்முதல் செய்திடவேண்டும் அல்லது மைக்ரோசாப்ட் நிறுவனத்திற்கு சந்தா செலுத்திடவேண்டும். ஆயினும் அவ்வாறு அனுமதிபெற்ற இந்த எம்எஸ் ஆஃபிஸின் வேர்டு எனும் பயன்பாட்டினை நம்முடைய கணினியில் நிறுவுகை செய்திடாமலேயே DOCX அல்லது DOC ஆகிய வடிவமைப்பிலுள்ள கோப்புகளை திறந்து பார்வையிட நடைமுறையில் பல் வேறு வழிமுறைகள் உள்ளன. மைக்ரோசாப்ட் நிறுவனமானது இவ்வாறான வேர்டு வடிவமைப்பிலுள்ள கோப்புகளை திறந்து படித்திடுவதற்காக முன்பு கட்டணமற்ற “Word Viewer”” எனும் பயன்பாட்டை வழங்கியது, இது வேர்டு ஆவணங்களை திரையில் காண அனுமதித்தது, ஆனால் அந்த பயன்பாட்டினை பொதுமக்களின் பயன்பாட்டிற்காக வெளியிடுவதை நவம்பர் 2017 இலிருந்து நிறுத்திவிட்டது.விண்டோ செயல்படும் கணினியில் வேர்டு ஆவணங்களை திரையில் திறந்து படிக்கக்கூடிய வேறு சில வழிமுறைகள் பின்வருமாறு:
1.விண்டோ 10 இல் உள்ள தொகுப்பில்( Store) இருந்து Word Mobile எனும் பயன்பாட்டினை பதிவிறக்கம் செய்திடுக. இதனைகொண்டு வேர்டு ஆவணங்களைக் காட்சியாக கண்டு படித்திட (ஆனால் திருத்தம் செய்திட முடியாது) அனுமதிக்கின்றது. இதை கட்டணமில்லாமல் ல் நிறுவுகை செய்து கொள்ளலாம். இது மடிக்கணினி களுக்கானது, ஆனால் விண்டோ 10 செயல்படும் கணினியில் தனியானதொரு சாளரமாக இயங்குகின்றது.
2.இரண்டாவதாக மைக்ரோசாஃப்ட்டின் OneDrive எனும் இணையதளபக்கத்திற்கு சென்று அதில் வேர்டு ஆவணத்தை பதிவேற்றம்செய்து ஆவணத்தினை திறந்து படித்திடலாம். இந்த வேர்டின் கட்டணமற்ற இணைய அடிப்படையிலான மைக்ரோசாப்ட் வேர்டுஆனது இணையத்தின் வாயிலாக மட்டும் திறக்க அனுமதிக்கின்றது. இதில் நம்முடைய ஆவணங்களை திருத்தலாம் இதற்காகவென வேறு பயன்பாடுகள் எதனையும் கொள்முதல் செய்ய வேண்டிய அவசியமில்லை. நம்முடைய இணைய உலாவியை மட்டும் பயன்படுத்திகொண்டால் போதுமானதாகும்
3.மூன்றாவதாக கட்டற்ற கட்டணமற்ற அலுவலக தொகுப்பான லிபர் ஆபிஸை நிறுவுகைசெய்துபயன்படுத்தி கொள்ளுதல். இது மைக்ரோசாஃப்ட் ஆபிஸுக்கு மாற்றாகும். இதிலுள்ள ரைட்டர் என்பதன்வாயிலாக , எம்எஸ் வேர்டு ஆவணங்களை அதனுடைய வடிவமைப்பிலேயே திறந்து படிக்கலாம் திருத்தம்செய்திடலாம்.மீண்டும் சேமித்திடலாம்
4.நான்காவதாக Google Drive இல்பதிவேற்றம்செய்து, கூகுளின்கட்டணமற்ற இணைய அடிப்படையிலான அலுவலக தொகுப்பான Google Docs இன் வாயிலாகதிறந்து படிக்கலாம் திருத்தலாம்
5.ஐந்தாவதாக ஆண்ட்ராய்டு, ஐபோன், ஐபாட் ஆகியவற்றில், அலுவலக பயன்பாட்டிற்காகதனியாக கொள்முதல்செய்யவோ அல்லது ஏதேனுமொரு குழுவில் சேரவோ செய்திடாமல் மைக்ரோசாப்டின் இலவச வேர்டு பயன்பாட்டைப் பதிவிறக்கம் செய்து பயன்படுத்தி கொள்ளலாம்

அனைவரும்தெரிந்துகொள்ளவேண்டிய எம்எஸ்எக்செல்லின் செயலிகள்

MS Excel என்பது தனிநபர்களுக்கும் வணிகநிறுவனங்களுக்கும் உதவக்கூடியவகையில் வடிவமைக்கப்பட்டதொரு மதிப்புமிக்க கருவியாகும். இந்த எக்செல்லின் விரிதாளினை பயன்படுத்தி நம்முைடய பணியைஎளிதாக்கூடிய செயலிகள் ஏராளமாக உள்ளன, குறிப்பாக விலையுயர்ந்த மென்பொருளுக்காக செலவழிக்க நம்மிடம் போதுமான பணம் இல்லாதபோது. எக்செல்லின் இந்த செயலிகளை பயன்படுத்தி அதேபோன்ற பணிகளை மிகவும்எளிதாக செயல்படுத்தி பயன்பெறமுடியும், ஆனால் அதிகபட்ச மதிப்பைப் பெற, செயலிகளின் பயன்களை ஆழமாக தோண்டி துருவி தெரிந்துகொள்ள வேண்டும். முடிந்தவரை பல செயலிகளைக் கற்றுக்கொள்வதன் மூலம், நம்முடைய நேரத்தை மிச்சப்படுத்தி நம்முடைய பணியின் துல்லியத்தை மேம்படுத்திகொள்க, மேலும் தரவுகளின் இழப்பையும் பிழைகளையும் குறைத்துஅதிக சிரமமின்றி எந்தவொரு பணியையும் மிகஎளிதாக முடித்திடுக .இந்த செயலிகள் எளிய பட்டியல்களை உருவாக்குவது முதல் சிக்கலான தரவுகளின் பகுப்பாய்வு வரை, மிகவும்பரந்த மாறுபட்டவைகளாக அமைந்துள்ளன. நம்முடைய அன்றாட வணிக நடவடிக்கைகளுக்கு மதிப்புமிக்கதாக இருக்கும் ஒருசில எக்செல் செயலிகள் பின்வருமாறு:
1. VLOOKUP இது எக்செல் இன் முக்கியமான செயலிகளில் ஒன்றாகும், இது பொதுவாக பலராலும் கவனிக்கப் படுவதேயில்லை. இது எவ்வளவுபெரிய அட்டவணையாக இருந்தாலும் அதில் நாம் விரும்பும் ஒருசில தரவுகளை எளிதாக தேடிகண்டறிய உதவும் ஒரு செயலியாகும். இதனுடைய தேடல்முடிவுகளைப் பெற, எதைப்பார்க்க வேண்டும், எங்கு பார்க்க வேண்டும் என்பதைக் குறிப்பிட வேண்டும். இதனுடைய தேடல் நடவடிக்கையின் வாயிலாக மிகச்சரியாக பொருத்தமானதை அல்லது தோராயமானதை நாம் கோரியஇடத்தில் காணலாம் என்பதை நினைவில் கொள்க.
2. CONCATENATE நாம் எம்எஸ்ஆஃபிஸின்2016 பதிப்பைப் பயன்படுத்துவதாக இருந்தால், இந்த செயலியானது CONCAT என்ற பெயரில் இருக்கும். இந்த செயலியின் மூலம், இரண்டு அல்லது அதற்கு மேற்பட்ட கலண்களில் (Cells) அல்லதுநெடுவரிசைகளிலுள்ள விவரங்களை ஒன்றாக ஒருங்கிணைத்து பெறமுடியும், இதன் வாயிலாக 30கலண்களில் அல்லதுநெடுவரிசைகளில் உள்ள வரைவிவரங்களைகூட ஒன்றாக ஒருங்கிணைத்து பெறமுடியும்,. வெவ்வேறு நெடுவரிசைகளில் பெயர்களை ஒருங்கிணைத்து ஒரே பெயராக இணைத்திடுவது இதனுடைய செயல்பாட்டை எவ்வாறு பயன்படுத்தலாம் என்பதற்கான ஒருசிறந்த எடுத்துக் காட்டாகும் . வெவ்வேறு கலண்களில் அல்லது நெடுவரிசைகளில் ஊழியர்களின் முதல்பெயர், நடுப்பெயர் கடைசி பெயர் என்றவாறு நம்மிடம் இருந்தால், அவைகளை ஒன்றாக ஒருங்கிணைத்து ஒரே கலணில் அல்லது நெடுவரிசையில் முழுப் பெயராக ப் பெறுவதற்காக இந்த செயலியை பயன்படுத்தி பெறலாம். ஒவ்வொரு பெயரையும் இவ்வாறு கைமுறையாக ஒருங்கிணைப்பு செய்வதோடு ஒப்பிடுகையில் இது மிகவேகமான செயல்அல்லவா.
3. NETWORKDAYS இது இரண்டு தேதிகளுக்கு இடையில் உள்ள வேலை நாட்களின் எண்ணிக்கையை கணக்கிடுவதற்காக பயன்படுத்தக்கூடிய ஒரு செயலியாகும். இதில் நாம் தொடக்க தேதியையும் முடிவு தேதியையும் குறிப்பிட்டால் போதும், முடிவுகள் வார இறுதி நாட்களை விலக்குதல் செய்து நிகர பணிநாட்களை இது கணக்கிட்டு விடும். அவ்வாறான கணக்கீட்டில் விலக்கப்பட வேண்டிய வேறு எந்தவொரு விடுமுறை நாட்களையும் குறிப்பிடலாம். இரண்டு தேதிகளுக்கு இடையிலான நாட்களின் எண்ணிக்கையை விரும்பினால், இதற்கு பதிலாக DAYS எ னும் செயலிகூட பயன்படுத்தி இதே பணியை செயல்படுத்தலாம்.
4. INDEX MATCH இது எக்செல் அட்டவணையில் நாம் விரும்பும் ஒருசில தரவுகளை தேடிகண்டு பிடித்திட உதவுவதற்கான மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும் மற்றொரு செயலியாகும். ஒரு குறிப்பிட்ட மதிப்பைக் கண்டுபிடிக்க விரிதாள் வழியாக கைமுறையாகச் தேடிச்செல்லும் சோர்வான செயல்முறையை இது அறவே நீக்குகின்றது. ஒரு வாடிக்கையாளரைப் பற்றிய ஒருசில தகவல்களைக் கண்டுபிடிக்க வணிகநிறுவனங்கள் இதைப் பயன்படுத்தலாம் அல்லது ஒரு குறிப்பிட்ட பணியாளருக்கு எவ்வளவு சம்பளம் வழங்கப்பட்டது என்பதைக் கண்டறிய இந்த செயலியை பயன்படுத்தலாம். இது செயல்முறையை வேகமாகவும் எளிதாகவும் செய்கின்றது.
5. LEN இதுஒரு கலணில் (Cell) எத்தனை எழுத்துக்கள், கடிதங்கள், எண்கள் உள்ளனவென்றும் ஏன் அவைகளுக்கு இடையேயான இடைவெளிகளைக் கணக்கிட வேண்டியிருக்கும் போதுகூட , பயன்படுத்த வேண்டிய செயலியாகும். ஒவ்வொரு கணினிதொழில்நுட்ப வல்லுநரும் தெரிந்து கொள்ள வேண்டிய மிகவும்எளிதான பயனுள்ள எக்செல் செயலிகளில் இதுவும் ஒன்றாகும்.
6. SUMIF / SUMIFS குறிப்பிட்ட அளவுகோல்களை பூர்த்தி செய்யும் கலண்களிலிருந்து மட்டும் மதிப்புகளின் கூடுதல் காண வேண்டியிருக்கும் போது இந்த செயலி மிகஉதவியாக இருக்கும். இவற்றில் SUMIFS எனும் செயலியானது SUMIF இலிருந்து வேறுபட்டது, ஏனெனில் இது பல அளவுகோல்களை பூர்த்தி செய்யும் மதிப்புகளின் கூடுதல்காண அனுமதிக்கின்றது. தனித்தனியாக கையாளப்பட வேண்டிய வெவ்வேறு வகைப்பாடுகளுடன் தரவுகளை கையாளும் போது இவை இரண்டும் மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும். உதாரணமாக, நம்மமுடைய நிறுவனத்தின் ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட உற்பத்தி பொருட்களுக்கான விற்பனையை கணக்கிடும்போது அல்லது வெவ்வேறு விற்பனை யாளர்களிடமிருந்து எவ்வளவு விற்பணைத்தொகை வந்துசேர்ந்தது என கணக்கிடவும் இந்த செயலியைப் பயன்படுத்திகொள்ளலாம்.

7. AVERAGEIF / AVERAGEIFS இந்த இரண்டு செயலிகளும் குறிப்பிட்ட அளவுகோல்களை பூர்த்தி செய்யும் கலண்களின் (Cells) சராசரிஎவ்வளவு என காண்பதற்கு உதவுகின்றது. ஒரேயொரு அளவுகோலெனில்AVERAGEIF எனும்செயலியையும், ஒன்றிற்கு மேற்பட்டஅளவுகோல்கள் எனில்AVERAGEIFS எனும் செயலையும் பயன்படுத்தி கொள்க . மேலே உள்ள சூத்திரங்களைப் போன்றே, தனித்தனியாக கையாள வேண்டிய தரவுகள் நம்மிடம் இருக்கும்போது கூட இவை நமக்கு சராசரிகாண உதவுகின்றது.
8. IFERROR விரிதாளை பயன்படுத்தி கொள்ளும்போது நாம் எவ்வளவுதான் மிககவனமாக இருந்தாலும் கூட,ஒரு சில நேரங்களில் பிழைகள் ஏற்படுவதை தவிர்க்கமுடியாது. அவ்வாறான சூழலில் இது விரிதாளில் உள்ள பிழைகளை விரைவில் கண்டறிய நாம் பயன்படுத்தக்கூடிய ஒரு செயலியாகும். எந்தவொரு செயலியை பயன்படுத்தி கணக்கிடும்போது உருவாகிடும்ஒருகணக்கீட்டு பிழையை நமக்கு தெரிவிக்க இதனை பிற செயலிகளுடன் இணைந்து பயன்படுத்திகொள்ளலாம்.
9. COUNTA எக்செல்விரிதாலில் பயன்படுத்தி கொள்ளப்படும் செயலிகளில் இந்த செயலியின் பெயரையும் COUNT எனும் செயலியின் பெயரையும் ஒன்றுதான் என எண்ணி குழப்பிகொள்ள வேண்டாம். விரிதாளின் கணக்கீடுகளுக்கு இவ்விரண்டுமே உதவுதயாராக இருக்கின்றன, ஆனால் இவைகளின் முடிவுகள் வேறுபட்டவைகளாகும். COUNTA என்பது காலியாக இல்லாத கலண்களுக்கான கணக்கீடுகளுக்கு உதவுகின்றது. COUNT என்பது எண் மதிப்புகளைக் கொண்ட கலண்களை மட்டும் கணக்கிடுகின்றது. எனவே, மற்றவைகளை சரிபார்க்காமல் எண் மதிப்புகளை மட்டும் கணக்கிட விரும்பினால், COUNT எனும் செயலி சிறந்ததாக இருக்கும். இருப்பினும், உரை , பிழை ஆகிய மதிப்புகளை சரிபார்க்க வேண்டும் எனில், COUNTA எனும் செயலி மிகவும் பயனுள்ளதாகும். இது மிகவும் மேம்பட்ட கணக்கிடும் விருப்ப செயலியாக திகழ்கின்றது.
10. Rank இதனுடைய பெயரில் குறிப்பிடுவது போல, இது ஒரு விரிதாளில் மதிப்புகளை சிறியதிலிருந்து பெரியதுவரை அல்லது பெரியது முதல் சிறியது வரை மதிப்பீடு செய்து பட்டியலாக்குவதற்கு பயன்படுத்தக்கூடிய ஒரு செயலியாகும்.இது பயன்படுத்த எளிதான மற்றொரு செயலியாகும் நம்முடைய அணியிலுள்ளஉறுப்பினர்களின் செயல்திறன், நம்முடைய நிறுவனத்திள் உற்பத்தி பொருட்களில் சிறந்த விற்பனையான உற்பத்தி பொருட்கள், மிகப்பெரிய கொள்முதல் கொண்ட வாடிக்கையாளர்கள் பல்வேறு செயல்பாடுகளில் நாம் சிறப்பாகச் செயல் படுவதற்கான உத்திகள் ஆகியவற்றைச் சரிபார்க்க இந்த செயலியைப் பயன்படுத்திகொள்ளலாம். இந்த செயலியானது பட்டியலிலுள்ள மதிப்புகளை மறுசீரமைக்காது அதற்கு பதிலாக ; தரவரிசை முடிவுகளை வேறு நெடுவரிசையில் கொண்டுவந்து பட்டியலிடுகின்றது. .
11. SUMPRODUCT நம்முடைய நிறுவனத்தில் ஒன்றிற்குமேற்பட்ட பல்வேறு பொருட்களை விற்பனை செய்திடும்போது பயன்படுத்தி கொள்ளவேண்டிய அல்லது கவனிக்க வேண்டிய ஒருமிகமுக்கிய செயலியாகும், . நம்முடைய நிறுவனத்தின் உற்பத்தி பொருட்கள் ஒவ்வொன்றையும் ஒரு குறிப்பிட்ட விலையில் பல்வேறு உற்பத்தி பொருட்களையும் விற்பணை செய்திடும்போது இந்த செயலியானது அவ்வாறு விற்கப்பட்ட ஒவ்வொரு பொருட்களின் அளவையும் ஒவ்வொரு உற்பத்திபொருளிற்கான விலையையும் பெருக்கி, மொத்த விற்பனையின் எண்ணிக்கையையும் மொத்த விற்பணைத்தொகையையும் எவ்வளவு என மொத்தமாக இந்த செயலியானது முடிவுகளைக் கொடுக்கும்.
12. MINIFS ஒரு சில நிபந்தனைகளை கணக்கில் எடுத்துக் கொள்ளும்போது குறைந்தபட்ச மதிப்பைக் கண்டுபிடிக்க வேண்டும் என்றால், இந்த செயலியானது மிகப்பேருதவியாக விளங்குகின்றது அதிக கடிணமாக உழைக்காமல்எளிதாக கணக்கிட இது உதவுகின்றது.
13. MAXIFS இது MINIFS ஐப் போன்றது, ஆனால் இது அதிகபட்ச மதிப்பை கணக்கிட உதவுகின்றது .

எக்செலில் புதிய FLASH FILL எனும் செயலியை பயன்படுத்தி கொள்க

மைக்ரோசாஃப்ட் எக்செல் சந்தேகத்திற்கு இடமின்றி உலகம் முழுவதும் பரவலாக பயன்படுத்தப்படுகின்ற ஒரு பயனாளர் நட்பு கருவியாகும். நாம் இதை வழக்கமாக அல்லது சாதாரணமாகப் பயன்படுத்தலாம், ஆனால். நம்மில் பெரும்பாலானோர் அதன் திறன்களில் ஐந்து சதவிகிதத்தை(5% )கூட பயன்படுத்து வதில்லை.
இதனுடைய VLOOKUP, HLOOKUP, MATCH , INDEX போன்ற செயலிகளைப் பயன்படுத்துவதை நம்மில் பெரும்பாலோர் அறிந்திருக்கிறோம், அதேபோன்றே FLASH FILL எனும் மேலும் மற்றொரு பயனுள்ள செயலியும் உள்ளது என்றும் இதனை எவ்வாறு செயல்படுத்தி பயன்படுத்துவது என திகைத்து நின்றிடாமல் இதனை மிகவிரைவாகவும் எளிதாகவும் கற்றுக் கொள்ள முடியும் எனும் செய்தியையும் மனதில்கொள்க. இந்த செயலியானது MS Excel இல் உள்ள தரவுகளை ஒன்றிணைக்க, ஒன்றாக இருப்பதை பிரித்தெடுக்க அல்லது மாற்றியமைத்திட உதவிடும் ஒரு கருவியாகும் ஒரே செயலைமீண்டும்மீண்டும் செய்ய எக்செல்லில் அதற்காகவென தனியாகவொரு சூத்திரத்தை உருவாக்குவதை விட அவ்வாறான பணிகளை எளிதாக செயல்படுத்திட இவ்வாறான செயலிகள் மிகவும் பயனுள்ளதாக அமைந்துள்ளன . இது செயலில்உள்ளஒரு மாதிரியை அறிந்தவுடன் தானாகவே மிகுதி தரவுகளை நிரப்புகிறது.அதாவதுநாம் மாற்ற விரும்பும் முடிவுகளுக்கு ஓரிரு உதாரணங்களை மட்டுமே வழங்க வேண்டும்உடன் அதனுடைய முழு அமைப்பையும் மிக எளிதாக யூகித்து, மீதமுள்ள தரவுகளை நமக்காக தானே நிரப்பிவிடுகின்றது.
எ.கா. ITR எனும் வருமான வரிபடிவத்தில் செயலாக்கத்தை அறிவித்தல் அல்லது திருத்தம்செய்யவேண்டிய கோரிக்கையைத் தெரிவித்தல் அல்லதும் வேறு எந்தவொரு அறிவிப்பிலும் அல்லது உத்தரவிலும் தொடர்புடைய கோப்பினை திறக்கவேண்டுமெனில் அதற்காகவென தனியாக இருக்ககூடிய கடவுச் சொல்லை உள்ளீடு செய்தால் மட்டுமே திறக்கமுடியும் என்றநிலையில் இவ்வாறான வருமானவரி அறிவிப்பில் வருமானவரிபதிவுண்ணில்( PAN) சிறியஎழுத்துகளாகவும் நம்முடைய பிறந்த தேதியையும்(DOB ) சேர்த்து கலந்து உள்ளிடுவதே இதற்கான கடவுச்சொல்லாகும் என்ற நிலையில் நம்மிடம் இரண்டு நெடுவரிசைகளைக் கொண்ட எக்செல் தாள் உள்ளது, நெடுவரிசை A என்பது PANஎண்ணாகும் இரண்டாவது நெடுவரிசை B ஆனது பிறந்த நாளாகும்(DOB), என்றநிலையில் இப்போது இந்த FLASH FILLஎனும் செயலியை பயன்படுத்துவதன் மூலம் C நெடுவரிசையில் PAN , DOB ஆகியவற்றினை கலந்து தட்டச்சு செய்வதன் மூலம் ஒரு புதிய வடிவத்தை நிறுவினால், எக்செல்லின் FLASH FILLஎனும் வசதியானது நாம் வழங்கிய வடிவத்தின் அடிப்படையில் மீதமுள்ளவற்றை தானாகவே நிரப்பிகொள்கின்றது.
இப்போது இரண்டாவது சூழ்நிலையை எடுத்துக் கொள்வோம்,நம்மிடம் வாடிக்கையாளர்களின் GSTIN தரவுத்தளம் உள்ளது, இப்போது இந்த வாடிக்கையாளர்களின் PAN எண் வேண்டும், என்றநிலையில் இந்த தரவை மீட்டெடுப்பது சிக்கலான செயல்முறையாக இருக்கும், ஆனால் FLASH FILLஇன் வசதியால் ஒரு சொடுக்குதலில் அவற்றை கொண்டுவந்துவிடலாம் , அதாவது நெடுவரிசை A என்பது வாடிக்கையாளர் களின் GSTIN பட்டியலாகும், அதனை நெடுவரிசை B இல் நெடுவரிசை A இலுள்ள GSTIN இலிருந்து PAN எண்ணை மட்டும் பிரித்தெடுத்திடுமாறு தட்டச்சு செய்து இந்த FLASH FILL எனும் செயலியை இயக்கி ஒரு வடிவத்தை நிறுவுகை செய்தால் போதும் உடன் மிகுதி GSTIN நெடுவரிசையிலிருந்து PAN எண்ணைமட்டும் நெடுவரிசை B இல் பிரித்தெடுத்திருப்பதை காணலாம்.
. இந்த FLASH FILLஎனும் செயலியானது எக்செல் 2013 இல் வெளியிடப்பட்டது, எனவே, அதன்பின்னர் வெளியிடபட்ட அனைத்து எக்செல் பதிப்புகளிலும் அதாவது எக்செல் 2013,எக்செல் 2016,எக்செல் 2019 , அலுவலகம் 365 ஆகியவை இந்த செயலியை உள்ளடக்கியுள்ளன.
எக்செல் 2010 அல்லது வேறு எந்த வொரு முந்தைய பதிப்புகளிலும் FLASH FILL எனும் செயலிஇருக்காது.
எனும் செய்தியை மனதில் கொள்க FLASH FILL எனும் செயலியை Data எனும் தாவல் திரையில் காணலாம். அதாவது திரையில் மேலே Dataஎனும் தாவல் பட்டியின் Data Tools எனும் பிரிவில் FLASH FILL எனும் செயலி இருப்பபதை காணலாம் நாம் எக்செல்லில் FLASH FILL எனும் செயலியின் முன்னோட்டத்தை உருவாக்கவில்லை என்றால், அது இருக்காது நாமே முயன்று Data > Flash Fill> என்றவாறு கட்டளைகளை செயல்படுத்தி அல்லது Ctrl + Eஆகிய விசைகளை சேர்த்து அழுத்தினால் போதும் உடன் Flash Fill என்பது செயலில் இருப்பதை காணலாம் அல்லது Tools > Options > Advanced > Editing Options > check the Automatically Flash Fill box.> என்றவாறு கட்டளைகளைசெயல்படுத்தியபின்Flash Fill என்பது செயலில் இருப்பதை காணலாம்
இதனை பயன்படுத்துவதற்கான மற்றொரு வாய்ப்பாக , Quick Access Toolbar. இல் இதைச் சேர்ப்பதாகும் . இந்த வழிமுறையில்
தற்போது எந்தவொரு ribbon தாவலையும் பொருட்படுத்தாமல் எப்போதும் கிடைக்கும். Quick Access Tool barஇல் இடம்சுட்டியைவைத்து சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை சொடுக்குவதன் வாயிலாகஉருவாகும் சூழ்நிலைபட்டியில் இதனை தெரிவுசெய்திடலாம்
அல்லது Ribbon > select Customize Quick Access Toolbar. Quick> என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவு செய்து சொடுக்குவதன்வாயிலாக இதனை தெரிவுசெய்திடலாம் இதற்கான படிமுறை பின்வருமாறு

முதலில் அனைத்து கட்டளைகளையும்( All Commands) தேர்வு செய்க.

பின்னர் கட்டளைகளின் பட்டியலிலிருந்து Flash Fill எனும்செயலியைத் தேர்ந்தெடுத்திடுக.

அதன்பின்னர் Add எனும் பொத்தானை சொடுக்குக.

இறுதியாக OK எனும் பொத்தானை சொடுக்குக.


இது மிகவும் சக்தி வாய்ந்தது மேலும் ஒன்று அல்லது ஒன்றிற்கு மேற்பட்டவற்றை மாற்ற முடியும், அதாவது நம் அனைவரிடமும் உள்ள எக்செல்தாளின் இடது, வலது, நடுவில்,ஆகியவாறு உள்ள நெடுவரிசைகளிலான உரையை, ஒன்றிணைத்தல், மேல்நோக்கிசெல்லசெய்தல் அல்லது கீழ்நோக்கிசெல்லசெய்தல், ஒட்டுமொத்தமாக ஆக்குதல் ஆகியஅனைத்து செயல்களுக்கும் ஒரு சில குறிப்பிட்ட தேவைகள் உள்ளன, அவைகளில் நமக்கு தேவைப்பட்டால் பூர்த்தி செய்ய வேண்டும், அதுவும் மட்டுப்படுத்தப்பட்ட ஒன்றாகும். இது எக்செல் வாய்ப்புகளில் இயக்கப்பட்டிருந்தால் ஒரு சில எடுத்துக்காட்டுகளை உள்ளிட்டவுடன் மிகுதி நிரப்பிடும் பணியை தானாக செய்யும். முதல் ஒருசில எடுத்துக்காட்டுகளைத் தட்டச்சு செய்வதன் மூலம்மிகுதிமுடிவுகளை தானாகவே நிரப்புவதன்வாயிலாக நாம் அதைப் பெறலாம். பின்னர் எக்செல் வெளிர் சாம்பல் நிறத்தில் ஒரு மாதிரிக்காட்சியைக் காண்பிக்கும், மேலும் உள்ளீட்டு(Enter) விசையை அழுத்துவதன் மூலம் முடிவுகளை ஏற்கலாம். ஆயினும் இந்த Flash Fill எனும் செயலியின் உதவியுடன் மேல்நோக்கியவாறுமட்டும் நிரப்ப முடியாது. அதாவது எடுத்துக் காட்டுகளை நெடுவரிசையில் எங்குவேண்டுமானாலும் தொடங்கலாம், ஆனால் Flash Fillஆனது அங்கிருந்து அதற்கு கீழ்நோக்கி மட்டுமே நிரப்பிடும் பணியைசெய்திடும் என்ற செய்தியை மனதில்கொள்க.
அலுவலக பயன்பாட்டிற்கு நமக்கு பயனுள்ளதாக இருக்கும் சில எடுத்துக்காட்டுகள் இங்கே.

விவரங்கள்நெடுவரிசைAநெடுவரிசைBFlash Fill இன்முடிவுகள்
GSTIN உம் Date of Incorporation உம்சேர்ந்தது24AAACB0123D1ZV01/07/1724AAACB0123D1ZV01072017
PAN உம் DOBஉம்சேர்ந்ததுAAACB0123D01/01/91aaacb0123d01011991

இந்த செயலியைப் பயன்படுத்திடுவதற்காகவென தனியாக கட்டைவிரல் விதிஎதுவும் இல்லை, நம்முடைய மாதிரியினை(pattern) அறிந்துகொண்டிருந்தால் இந்த செயலியானது செயல்படும். இது ஒரு வடிவத்தை தீர்மானிக்க முடியாவிட்டால், உடன் We looked at all the data next to your selection and didn’t see a pattern for filling in values for you. என்றவாறு பிழைச் செய்தியை திரையில் காண்பிக்கும்.
இதை பயன்படுத்த, நாம் பார்க்க விரும்பும் வெளியீட்டின் இரண்டு எடுத்துக்காட்டுகளை உள்ளீடு செய்து, மிகுதியாக நாம் நிரப்ப விரும்பும் நெடுவரிசையில் செயலில் உள்ள நெடுவரிசையில் வைத்து, மீண்டும்Flash Fill எனும் செயலியின் பொத்தானைக் தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்து நம்முடைய பணியைமுடித்துகொள்ளமுடியும்
இது எந்த முடிவுகளையும் வழங்கத் தவறினால் அல்லது சரியான முடிவுகளை வழங்கத் தவறும்போது, சிக்கலைத் தீர்க்க எடுக்கக்கூடிய நடவடிக்கைகள் பின்வருமாறு.

  1. எடுத்துக்காட்டுகளை மதிப்பாய்வு செய்து பிழைகள் ஏதேனும்இருந்தால்அவற்றை சரிசெய்க. ஒரு சிறிய எழுத்து தவறு அல்லது காணாமல் போன எண் போன்றவற்றில் ஒரு வடிவத்தைக் கண்டுபிடிக்கத் தவறியதால் கூட இந்த தவறு ஏற்படலாம்.
  2. எடுத்துக்காட்டுகளை நீக்கி மீண்டும் தொடங்கவும். ஒரு சில நேரங்களில் எடுத்துக்காட்டுகளை ஆராய்ந்து தொடங்கும் போது பிழையைப் பார்க்க முடியாமல் போகலாம்.
  3. கூடுதல் எடுத்துக்காட்டுகளுடன்இதனை வழங்கிடுக. சரியான வடிவத்தைப் பெற எக்செல் இன்னும்ஒரு சில எடுத்துக்காட்டுகள் தேவைப்படலாம்.
  4. முதல் ஜோடி எடுத்துக்காட்டுகளை வழங்கிய பின்இது தானாக இயங்கவில்லை என்றால், அதை இயக்க ரிப்பனில் உள்ள கட்டளை அல்லது விசைப்பலகை குறுக்குவழியைப் பயன்படுத்தலாம்.
  5. இது தானாக இயங்கவில்லை என்றால், அது முடக்கப்பட்டிருக்கலாம். இதனை தானாக இயக்குவதற்கான வாய்ப்பு இயக்கப்பட்டிருப்பதை உறுதிப்படுத்த Excel options எனும் பட்டியில் Flash Fill என்பது இயலுமை செய்யபட்டுள்ளதாவென சரிபார்த்திடுக:
    Flash Fill எனும் செயலியானது மிகவும் சக்திவாய்ந்ததாக இருந்தாலும், அதற்கு வரம்புகள் உள்ளன.
  6. இது நிரப்பிடும் மதிப்புகளின் அடிப்படையாகக் கொண்ட மதிப்புகளை மாற்றும்போது இது தானாக புதுப்பிக்காது. மதிப்புகளைப் புதுப்பிக்க மீண்டும் இதனை முதலிலிருந்து நிரப்புதலைச் செய்ய வேண்டும்.
  7. எக்செல் வழிமுறை மிகவும் சிக்கலானதாக இருந்தால் இது எப்போதும் முடிவுகளை வழங்காது. இருக்கலாம்.
  8. இது நிரப்பபிடும்முறையை தவறாக அடையாளம் கண்டு விரும்பத்தகாத முடிவுகளை அளிக்கலாம். ஏராளமான தரவுகளுடன், தவறான முடிவுகளைக் கண்டறிவது கடினமாக இருக்கலாம், எனவே . இதற்காக ctrl + E ஐ அழுத்துவதை விட 2-3 நெடுவரிசைகளில் தட்டச்சு செய்து முயற்சித்திடுக இதற்கான எடுத்துகாட்டுகளை சமர்ப்பிக்கும் முன் ஒரு சிலவற்றை எடுத்துக்காட்டுகளுடன் சரிபார்க்கவும்.
  9. இது முடிவுகளை கிடைமட்டமாக நிரப்பாது. இதற்கான தரவுகள் எப்போதும் செங்குத்தாக இருக்க வேண்டும்.

எம் எஸ்ஆஃபிஸின் எக்செல் கோப்புகள் இரண்டினை அருகருகே வைத்து ஒப்பீடு செய்வதெவ்வாறு

லிபர் ஆஃபிஸிலும் ஓப்பன் ஆஃபிஸிலும் விரிதாட்களின் இரு கோப்புகளை கணினியின் திரையில் மிக எளிதாக அருகருகே வைத்து ஒப்பீடு செய்திடமுடியும் ஆனால் எம் ஆஃபி ஸில் எக்செல்லின் இரு கோப்புகளை திரையில் திறந்து கொள்ளமுடியும் ஆனால் ஒப்பீடு செய்திடவேண்டும் என அவைகளின் திரைதோற்றத்தை சிறியதாக்கினாலும் பெரியதாக்கினாலும் எந்தவொரு நேரத்திலும் ஏதேனும் ஒருகோப்புமட்டுமே திரையில் நாம் காணமுடியும் என்ற சிக்கலை நாம் இதுவரையில் கண்டுவந்தோம் இந்நிலையில் நாம் ஒப்பீடு செய்திட விரும்பும் இரு எக்செல்கோப்புகளை லிபர் ஆஃபிஸிலும் ஓப்பன் ஆஃபிஸிலும் செய்வதைபோன்று கணினியின் ஒரேதிரையில் அருகருகே வைத்து ஒப்பீடு செய்திடுவதற்காக பின்வரும் படிமுறைகளை பின்பற்றிடுக முதலில் ஒப்பீடு செய்திடவிரும்பும் இரு கோப்புகளையும் திரையில் தோன்றிடுமாறு செயல்படுத்திடுக பின்னர் ஒவ்வொன்றிலும் ஒப்பீடுசெய்திடவிரும்பும் விரிதாட்களை தெரிவுசெய்து கொள்க அதன்பின்னர் இந்த பயன்பாட்டின் திரையில் மேலேகட்டளைபட்டையில் உள்ள View எனும் தாவிபொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக பின்னர் விரியும் பல்வேறு வாய்ப்புகளில் Windows எனும் குழுவை தேடிபிடித்திடுக தொடர்ந்து அந்த குழுவின் கீழுள்ளView Side by Side’ எனும் வாய்ப்பினை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் கிடைமட்டமாக இரண்டு எக்செல்கோப்புகளின் விரிதாட்களும் அருகருகே ஒப்பீடு செய்திடுவதற்காக வசதியாக தோன்றிடும் இதே போன்று இருகோப்புகளையும் மேலும் கீழும் வைத்து ஒப்பீடு செய்வதற்காக இதே View எனும் தாவிபொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக அதில் விரியும் பல்வேறு வாய்ப்புகளில் Windows எனும் குழுவை தேடிபிடித்திடுக தொடர்ந்துஅந்த குழுவின் கீழுள்ள Arrange All option’ எனும் வாய்ப்பினை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் விரியும் Arrange Windows எனும் உரையாடல் பெட்டியில் Vertical எனும் வாய்ப்பினைதெரிவுசெய்து கொண்டு OKஎனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குகசொடுக்குக உடன் இரண்டு எக்செல்கோப்புகளின் விரிதாட்களும் மேலொன்று கீழொன்றுமாக ஒப்பீடு செய்திடுவதற்காக தோன்றிடும் இரண்டு கோப்புகளிலும் ஒரேஇடத்தினை ஒப்பீடு செய்வதற்கு வசதியாக இதே View எனும் தாவிபொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக அதில் விரியும் பல்வேறு வாய்ப்புகளில் Synchronous Scrolling எனும் வாய்ப்பினை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக ஒன்றிற்கும் மேற்பட்ட எக்செல் கோப்புகளை ஒரேதிரையில திறந்து ஒப்பீடு செய்வதற்காக தேவையான ஒன்றிற்கு மேற்பட்ட அனைத்து எக்செல்கோப்புகளையும் திறந்து கொண்டு இதே View எனும் தாவிபொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக அதில் விரியும் பல்வேறு வாய்ப்புகளில் Windows எனும் குழுவை தேடிபிடித்திடுக தொடர்ந்துஅந்த குழுவின் கீழுள்ள Arrange All ’ எனும் வாய்ப்பினை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் விரியும் Arrange Windows எனும் உரையாடல் பெட்டியில் Vertical/Horizontal ஆகியஇரு வாய்ப்புகளில் தேவையானதை தெரிவுசெய்து கொண்டு OKஎனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

தரவுகளை நீக்காமலேயே எக்செல் கோப்பின்அளவை எவ்வாறு குறைப்பது / சுருக்குவது

ஒவ்வொரு துறையிலும் தனிநபர் கணினிகளின் பயன்பாடு அதிகரித்ததன் மூலம், நிறைய அலுவலக பணிகள் கணினிகளுக்கு மாற்றப்பட்டுள்ளன. அதாவது இன்றைய சூழலில், எம்.எஸ். வேர்ட், எம்.எஸ். எக்செல், எம்.எஸ். பவர்பாயிண்ட் பல்வேறு வசதிகளைக் கொண்ட கருவிகளின் எம்.எஸ். சொல் செயலாக்கம், விளக்கக்காட்சிகள் , பல்வேறு செயல்களுக்கு இவை பயன்படுத்தப்படுகின்றன. இவற்றில், எம்.எஸ். எக்செல் புள்ளிவிவரங்கள் , கணக்கியல் பணிகளுக்கான விரிதாள் பயன்பாடாக மிகப்பரவலாகப் பயன்படுத்தப்படுகிறது, அத்துடன் இதனுடைய அட்டவணையில் தரவுகளை சேமிக்கின்றது. இந்த அட்டவணையானது எண்ணியல் தரவுகளைக் கையாள சிறப்பாக வடிவமைக்கப்பட்ட கலண்களின் கட்டத்தைக் கொண்டுள்ளது. சிறந்த பகுப்பாய்விற்கான விளக்கப்படங்களையும் வரைபடங்களையும் உருவாக்க இந்தத் தரவுகளை தானாகவே செயலாக்க முடியும். எம்.எஸ். எக்செல் சரியான பயன்பாட்டு மென்பொருளாகும் , ஆனால் பயனாளர்களை பிழையாகக் கொள்ளும் ஒரு செய்தியும் உள்ளது. இந்த பயன்பாட்டில் அதிக தரவுகளை சேர்ப்பதனால் , எக்செல் கோப்புகள் பருத்து பெருகி வீக்கமடைகின்றன, அதனுடைய அவற்றின் அளவுகள் நாம் உள்ளிடும் தரவுகளின் அளவிற்கு ஏற்ப அதே விகிதத்தில் அதிகரிக்கின்றன. இவ்வாறான நிலையில் மேலதிகாரிகளுக்கு அத்தியாவசிய எக்செல் ஆவணங்களை மின்னஞ்சல் செய்ய வேண்டியிருக்கும் போது நினைவகத்தை அதிகமாக அபகரித்து கொள்ளும் இந்த எக்செல் கோப்பின் அளவு அனுப்ப முடியாத ஒரு சிக்கலாக மாறுகின்றது மேலும் மின்னஞ்சலின் இணைப்புகள் மிகவும் கனமாக உயருகின்றன . எனவே, தரவுகள் எதனையும் நீக்காமல் எக்செல் கோப்பு அளவைக் குறைக்க ஒரு வழி இருந்தால் நன்றாக இருக்குமே என இந்நிலையில் நாம் தடுமாறிநிற்போம் அஞ்சற்க. நாம் ஒரு வழக்கமான எக்செல் பயனாளராக இருந்தால், தரவுகளை இழக்காமல் எக்செல் கோப்பின் அளவைக் குறைக்க நமக்கான சரியான தீர்வுகள் உள்ளன.
அதிகப்படியான வடிவமைப்பு. பிற தாள்கள் மற்றும் பணிப்புத்தகங்களிலிருந்து தரவைப் பயன்படுத்துதல். பயன்படுத்தப்படாத கலண்கள். படங்கள், வரைபடங்கள், பல்லூடகஇணைப்பு . ஆகியவையே எக்செல் கோப்பு அளவு அதிகரிப்பதற்கான காரணங்களாகும்

. தரவுகளை நீக்காமல் எக்செல் கோப்பு அளவைக் குறைப்பதற்கான வழிமுறைகள்பின்வருமாறு
வழிமுறை 1. தேவையற்ற வடிவமைக்கப்பட்ட கலண்களை நீக்குதல். ஒருசில நேரங்களில் பயனாளர்கள் முழு வரிசை அல்லது நெடுவரிசைக்கு வடிவமைக்க விண்ணப்பிக்கிறார்கள், இது கோப்பின் அளவை அதிகரிக்கும். எனவே, கோப்பு அளவைக் குறைக்க, அவற்றை அகற்ற வேண்டும். அதற்காக தாளின் அடிப்பகுதியில் பயன்படுத்தப்படாத வரிசைகளையும், தாளின் வலது பக்கத்தில் மீதமுள்ள நெடுவரிசைகளையும் நீக்குவதன் மூலம் இதை எளிதாக அடைய முடியும்.
வழிமுறை 2. தரவு பகிர்வு தாள்களை ஒன்றிணைத்தல். பணித்தாட்களிலும் பிற பணிப் புத்தகங்களுக்கு இடையேயும் தரவுகளைப் பகிரும்போதெல்லாம், எம்.எஸ். எக்செல் நம்முடைய கோப்பில் முழு தாளின் நகலையும் சேமிக்கிறது. இது கோப்பு அளவை குறிப்பிடத்தக்க அளவு அதிகரிக்கிறது. எனவே, தரவுகளை நீக்காமல் எம்எஸ் எக்செல் கோப்பு அளவைக் குறைக்க தரவுகளைப் பகிரும் பணிப்புத்தகங்களை ஒன்றிணைக்க அறிவுறுத்தப்படுகிறது.
வழிமுறை 3. எக்செல்கோப்பின பைனரியாக சேமித்தல். தரவை நீக்காமல் எக்செல் கோப்பு அளவைக் குறைப்பதன் மூலம் இடத்தைச் சேமிப்பதற்கான மற்றொரு வழி, எக்செல் கோப்பை பைனரி கோப்பாக வைத்திருப்பது. கோப்பின் வடிவமைப்பு xlsஎனும் நீட்டிப்பிற்கு பதிலாக “xlsb” எனநீட்டிப்பாக சேமிக்கப்படவஏண்டும் ம், மேலும் எக்செல் கோப்பின் செயல்திறனும் செயல்வேகத்திலும் பாரிய அதிகரிப்பு இருப்பதையும் காணலாம்.
இவ்வாறு எக்செல் கோப்பினை பைனரியாக சேமிப்பதற்கான படிமுறைகள்: எக்செல் கோப்பினை சேமிக்கும்போது “Save As” எனும் வாய்ப்பை தெரிவுசெய்த பின்னர் விரியும் சாளரத்திரையில் .xlsb எனும் நீட்டிப்பு வகையில் சேமித்திட விரும்புவதாக தெரிவுசெய்து கொண்டு Save எனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

வழிமுறை 4. பல்லூடகத்தை சுருக்குதல். நம்முடைய பணிப்புத்தகத்தில் நிறைய பல்லூகங்கள் இருந்தால் எக்செல் கோப்பு அளவைக் குறைப்பதற்கான மற்றொரு சிறந்த வழி, படங்கள் .PNG & .JPG கோப்புகளை ஆவணத்தில் சேர்ப்பதற்கு முன் சுருக்குக. இது ஒரு குறைந்தபட்ச மாற்றமாகத் தோன்றலாம், ஆனால் நீண்ட காலத்திற்கு, இது நிறைய உதவும். நாம் இவ்வாறு படங்களை சுருக்கி பயன்படுத்தக்கூடிய பல வழிகள் உள்ளன. இதற்கு, எ.கா. 80% வரை படங்களை சுருக்க நாம் சிறிய Png கருவியைப் பயன்படுத்தலாம்
வழிமுறை 5. எக்செல்கோப்பினை அனுப்புவதற்கு முன் Winrar ப் பயன்படுத்துதல். நம்முடைய வன்தட்டுகளில் வழக்கமாக நிறைய இடம் உள்ளது, ஆனால் இணையத்தில் பகிர்ந்துகொள்ளும் போது மட்டுமே தரவுகளை இழக்காமல் எக்செல் கோப்பு அளவைக் குறைக்க வேண்டும். என்ற நிலையில் எக்செல் கோப்பு அளவைக் குறைப்பதற்கான விரைவான வழியாக WinZip அல்லது WinRAR போன்ற கோப்பினை சுருக்குகின்ற கருவியைப் பயன்படுத்தி கோப்பை விரைவாகப் பகிர்வதற்கு முன்பு சுருக்குக.
WinRAR ஐப் பயன்படுத்தி தரவை இழக்காமல் எக்செல் கோப்பு அளவைக் குறைக்க கோப்பின்மீது இடம்சுட்டியை வைத்து சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன்விரியும் சூழ்நிலை பட்டியில், “Add to filename.rar” என்ற வாய்ப்பினை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக. இப்போது, நாம் எந்த பிரச்சினையும் வம்புகளும் இல்லாமல் எக்செல்லின் சுருக்கப்பட்ட கோப்பை பகிர்ந்து கொள்ளலாம்.

எக்செல் இல் பணித்தாள்களை எவ்வாறு குழுவாக ஒன்று சேர்ப்பது

மைக்ரோசாஃப்ட் எக்செல் இல் பல்வேறு பணித்தாட்களைத் ஒரேசமயத்தில் திருத்தவிரும்பினால், அவற்றை குழுவாக ஒன்றிணைக்கும்போது பல பணித்தாட்களில் ஒரே நிலையிலான கலண்களில் ஒரேசமயத்தில் மாற்றங்களைச் செய்ய நம்மை அனுமதிக்கிறது. அதை எவ்வாறு குழுவாக ஒன்றிணைப்பு செய்வது என இப்போது காண்போம்.
வெவ்வேறு தரவுகளைக் கொண்ட பல பணித்தாட்களைக் கொண்ட எக்செல் கோப்பில் அனைத்து தாட்களிலும் ஒரேஅமைப்பைப் பின்பற்றினால்,எக்செல்இல் அவ்வாறான பல பணித்தாட்களை குழுவாக ஒன்றிணைப்பது மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும்.

எடுத்துக்காட்டாக School Data,எனும் பெயரிடப்பட்ட பள்ளியின் செயல்பாடு தொடர்பான பல்வேறு பணித்தாட்கள் உள்ள எக்செல்கோப்பு ஒன்று இருப்பதாக கொள்க அதில் Class A,” “Class B,” “Class C.”ஆகிய மூன்று வெவ்வேறு வகுப்புகளுக்கான மாணவர்களுடைய பல்வேறு விவரங்களின் பட்டியல்களைக் கொண்ட பணித்தாட்களில் உள்ளன.இந்த பணித்தாட்களை ஒருங்கிணைத்து குழுவாக தொகுத்தால், இந்த பணித்தாட்களில் ஏதேனும் ஒன்றில் செய்திடும் மாற்றமானது அவை அனைத்திலும் செயல்படுத்தப்படும்.

அதாவது பள்ளியில்பயிலும் மாணவர்களில் 2008 அல்லது 2009 ஆம் ஆண்டுகளில் பிறந்த மாணவர்கள் எத்தனை மாணவர்கள் உள்ளனர் என கண்டு பிடித்திடுவதற்காக ஒவ்வொரு வகுப்பிற்குமான தனித்தனி பணித்தாளிலும் G நெடுவரிசையில் IF எனும் சூத்திரத்தை செருக விரும்புவதாக கொள்க . இதனை ஒவ்வொரு பணித்தாளிலும் G நெடுவரிசையில் கைமுறையாக உள்செருகுவதற்கு பதிலாக ஏதேனும் ஒருதாளில் செய்திடும்போது மிகுதி தாட்களிலும் அதேபணியை செயல்படுத்திடுவது நல்லது அதற்காக முதலில் இந்த பணித்தாட்களை ஒரே குழுவாக தொகுத்தால், நம்முடைய பணியானது மிகஎளிதாக முடியும்.
இதற்காக, விசைப்பலகையிலுள்ள Ctrl எனும் விசையை அழுத்திப் பிடித்து கொண்டு, எக்செல் சாளரத்தின் அடிப்பகுதியில் குழுவாக விரும்பும் ஒவ்வொரு பணித்தாளையும் தெரிவுசெய்து சொடுக்குக
உடன் ஒரே குழுவாக தொகுக்கப்பட்ட பணித்தாட்கள் வெள்ளை பின்னணியுடன் தோன்றும், அவ்வாறு தேர்வு செய்யப்படாத பணித்தாட்கள் சாம்பல் நிறத்தில் தோன்றும். என்ற செய்தியை மனதில் கொள்க

அல்லது அதற்குபதிலாக சாளரத்தின் கீழ்பகுதியில் ஏதேனும் ஒரு பணித்தாளை மட்டும் தெரிவுசெய்து கொண்டு சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன்விரியும் சூழ்நிலைபட்டியில் Select All Sheet எனும் வாய்ப்பினை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

இதன் பின்னர் தேவையான நெடுவரிசைகளில் அல்லது கிடைவரிசைகளில் தேவையான சூத்திரத்தை ஏதேனும் ஒரு பணித்தாளில்உட்செருகினால் அதே செயல் அனைத்து பணித்தாட்களிலும் செயல்படுத்தப்படும்

பிறகு இவ்வாறு இந்த பணித்தாட்கள் ஒன்றிணைந்து ஒரே குழுவாக இருக்கவேண்டாம் தனித்தனியாக செயல்படுத்தினால் போதும் என விரும்பிடும் போது விசைப்பலகையிலுள்ள Ctrl எனும் விசையை அழுத்திப் பிடித்து கொண்டு, எக்செல் சாளரத்தின் அடிப்பகுதியில் குழுவிலிருந்து பிரித்திட விரும்பும் ஒவ்வொரு பணித்தாளையும் தெரிவுசெய்து சொடுக்குக அல்லது அதற்குபதிலாக சாளரத்தின் கீழ்பகுதியில் ஏதேனும் ஒரு பணித்தாளை மட்டும் தெரிவுசெய்து கொண்டு சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன்விரியும் சூழ்நிலை பட்டியில் Ungroup Sheets எனும் வாய்ப்பினை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக இதன்பின்னர் எக்செல்லின் ஒவ்வொருதாளும் தனித்தனியாக செயல்படுவதை காணலாம்.

மனத்தின் வரைபடம்.(Mind Map)

நம்முடைய மனதில் தோன்றிடும் எண்ணங்கள்அனைத்தும் அஎனும் புள்ளியிலிருந்து ஆஎனும் புள்ளிக்கு ஒரே நேர் கோட்டில் அரிதாகவே பயனிக்கின்றன. பெரும்பாலும், அவை ஒரு குடுவையில் சிக்கிய மின்மினிப் பூச்சியைப் போலஅங்குமிங்கும் அலைந்து திரிந்து பறந்து கொண்டேயிருக்கின்றன. இந்நிலையை பயன்படுத்தி கொள்ள மன வரைபடம்.(Mind Map) எனும்கருவி நமக்கு கைகொடுக்க வருகின்றது.
மனவரைபடம் என்பது ஒரு மைய சிந்தனையைச் சுற்றியுள்ள தொடர்புடைய ஆலோசனைகளை அல்லது கருத்துக்களை இணைக்க உதவும் ஒரு வரைபடமாகும். இது நமது மூளையின் குழப்பத்திற்கு ஒழுங்கைக் கொண்டுவருவதற்கான சிறந்த ஆலோசனைவழங்குகின்ற ஒரு சாதனமாகும். நம்முடைய முதல் மன வரைபடத்தினை துவங்குவதற்கு ஒரு காகிதமும் பேனாவும் எளிதான கருவிகளாகும். ஆனால் இன்று, எம்எஸ் வேர்டானது ஒரு மன வரைபடத்தை உருவாக்குகின்ற நிலைக்கு மேம்படுத்தப் பட்டுள்ளது.
மனவரைபடத்தில் ஆலோசனைகள் அல்லது எண்ணங்களை தொகுப்பதன் மூலம், நமது மூளையானது ஒவ்வொரு கண்ணோட்டத்திலிருந்தும் சிந்திக்க ஊக்குவிக்கப்படுகின்றது. பல்வேறுசொற்களை இணைத்து, நம்முடைய மூளையில் உருவாகிடும் தரவுகளின் பெரிய பகுதிகளைப் நாம் புரிந்துகொள்ள உதவும் வகையில் மனவரைபடங்களைச் சேர்க்கமுடியும்.
எம்எஸ் வேர்டில்மனவரைபடத்தினை உருவாக்க பல்வேறு சிறப்பு வசதிவாய்ப்புகள் உள்ளன. நம்மிடம் எந்தவொரு மனத்தின் வரைபட மென்பொருளும் இல்லையென்றாலும் பரவாயில்லை, மனத்தின் வரைபடத்தை விரைவாகவரைய எம்எஸ் வேர்டை பயன்படுத்திகொள்ளலாம். ஆனால் முதலில் பல்வேறு பயனுள்ள மன வரைபடங்களுக்கான எளிய விதிகள் மனதில் கொள்க அதாவது முதலில் ஆலோசனைகளை அல்லது கருத்துகளை பற்றி யோசித்து தாளில் எழுதுக. அந்த ஆலோசனைகளைப் பற்றிய தொடர்புடைய கருத்துகளை யோசித்து அவற்றை மையக் கருத்தைச் சுற்றிலும் அமைத்துகொள். எல்லா ஆலோசனைகளையும் அர்த்தமுள்ள உறவுகளுடன் இணைத்திடுக. ஆலோசனைகளையும் உறவுகளையும் வரைபடமாக விவரிக்க கோடுகள், வண்ண கோடுகள், வடிவங்கள், படங்கள் போன்றவற்றைப் பயன்படுத்திடுக. , ஆலோசனைகளுக்கு இடையில் நிறைய காலிஇடைவெளியை விட்டிடுக, ஏனெனில் மனவரைபடத்தினை மேம்படுத்தி கொண்டுவரும்போது புதிய ஆலோசனைகள் வந்துசேரும் , அதனை மனஓட்டத்துடன் இணைத்து செல்ல இது உதவிடும். அடிப்படை வடிவங்கள் மற்றும் இணைப்புகளின் உதவியுடன் எம்எஸ்வேர்டில் பாய்வு விளக்கப்படங்களை உருவாக்குவது எளிய செயலாகும். உருவப்பொத்தான்கள், படங்கள், திறன்மிக்க வரைபடங்கள் அல்லது கானொளிகாட்சிகளுடன் அதை நீட்டித்திடுக. இவ்வாறு எம்எஸ்வேர்டில் வரைந்து முடிக்கப்பட்ட மன வரைபடத்தினை ஒரு தொழில்முறை ஆவணமாக செந்தரமாக மாற்றியமைத்துகொள்ளமுடியும்
படிமுறை 1: புதிய ஆவணத்தில், Layout => Orientation => Landscape=> என்றவாறு கட்டளைகளை தேர்ந்தெடுத்திடுக. இறுதியாக அதை அச்சிடு வதற்காக, பக்க அமைவு குழுவில் சரியான அளவைத் தேர்ந்தெடுத்திடுக.
படிமுறை 2: Illustrations எனும்குழுவில் உள்ள Insert எனும் தாவலில் பயன்படுத்தக்கூடிய பெரும்பாலான கருவிகள் கிடைக்கின்றன. மனவரைபடத்திற்கான அனைத்து அடிப்படை கட்டுமானத் தொகுதிகளையும் கொண்டShapes என்பதை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.மையக் கருத்துக்களைக் குறிக்க ஓவல்கள் அல்லது வட்டமான செவ்வகங்கள் போன்ற எளிய வடிவங்களைப் பயன்படுத்திகொள்க. பின்னர், அனைத்து வடிவங்களையும் Text Box.உடன்பெயரிடுக.உறவுகளை பிரதிநிதித்துவப்படுத்த கோடுகள் மற்றும் அம்புகளுடன் வடிவங்களை நீட்டி இணைத்திடுக.மற்ற எல்லா உறுப்புகளையும் போலவே, வடிவங்களை நகலெடுத்து ஒட்டிடுக,
படிமுறை 3:வடிவமைப்புபாணிகளின் முழு வரம்பைப் பயன்படுத்தி . முதல் வடிவத்தை வரைவது சூழ்நிலையின் வடிவத்தைக் கொண்டுவருகின்றது. எந்தவொரு கருவியிலும் ஒரு mouse-over வரைபடம் எவ்வாறு மாறுகின்றது என்பதற்கான நேரடி முன்னோட்டத்தை நமக்கு வழங்குன்கிறது.
படிமுறை 4:வடிவத்தின் பண்புகளை மாற்ற, தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட வடிவத்தில் வலதுபுறபொத்தானை சொடுக்குதல் செய்து, தோன்றிடும் சூழ்நிலைபட்டியிலிருந்து தேவையான வடிவத்தைத் தேர்ந்தெடுத்திடுக. வடிவமைப்பு தாவலைக் கொண்டுவர வடிவத்தில் இருமுறை சொடுக்குக
படி முறை5: உறவுகளை வரையறுக்க வடிவங்கள் மற்றும் வரிகளை உரையுடன் பெயரிடுக. Insert => Tex=> TextBox=> என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்திடுக பின்னர் உரை பெட்டிக்குச் சென்று ஒரு SimpleText Box ஐஉட்செருகுக, அதன்பின்னர் அதை நாம் விரும்பிய கோணத்தில் சுழற்றியமைத்திடலாம். படங்களுக்குப் பதிலாக, செயல்முறைகள் மற்றும் பணிப்பாய்வுகளைக் குறிக்க உருவப்பொத்தான்களை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக தொடர்ந்து.Ribbon => Insert => Illustrations Group => Icons =>என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதலசெய்திடுக படங்கள் அல்லதுஉருவப்பபொத்தான்களைச் உள்செருகிடும்போது, படத்தின் அளவை வரையறுக்க மூலையிலுள்ள கைப்பிடிகளைப் பயன்படுத்திடுக
படிமுறை 6: எம்எஸ்வேர்டில் மன வரைபடத்தை உருவாக்குவது வெளிப்புற மூலங்களுக்கு மீயிணைப்புகளைச் சேர்ப்பதன் மூலம் நீட்டித்திடுக. எம்எஸ்வேர்ட் கோப்பில் குறிப்புகள் அல்லது இணைப்புகளைச் சேர்ப்பதற்கான தீர்வு எதுவும் இல்லை, இருப்பினும் இணைக்கப்பட்ட குறிப்புகளை உருவாக்க ஒன்நோட்டைப் பயன்படுத்திகொள்க
இதற்காக, Ribbon => Review => Linked Notes=> என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்திடுக.
அதனை தொடர்ந்து நம்முடைய குறிப்புகளை வலதுபுறத்தில் உள்ள ஒன்நோட் சாளரத்தில் தொடங்குக நம்முடையகுறிப்பு எடுக்கும் அமர்வை நிறுத்த, ஒன்நோட் சாளரத்தின் மேல்-வலது மூலையில் . chain link எனும் உருவப்பொத்தானைக் தெரிவுசெய்து சொடுக்குக, பின்னர் Stop Taking Linked Notes. என்பதைத் தேர்வுசெய்க.

எக்செல்லின் dashboard எனும் புதியவசதி

எக்செல்லில் ஏற்கனவே report எனும் வசதி பயனுள்ளதாக இருக்கும்போது புதியதாக dashboard என்பது தேவையா என்ற கேள்வி நம்அனைவரின் மனதிலும் எழும் நிற்க அறிக்கையென்பது தரவுகளின் தொகுப்பாக ஒரேஇடத்தில் வழங்கப்படுவதாகும் இந்த தரவுகளை கொண்டு படவில்லை காட்சியாகவோ வரைபடமாகவோ உருவாக்குவது அடுத்த படிநிலையாகும் பக்கம்பக்கமாக புள்ளிவிவர அறிக்கைகளை அட்டவணைகளாக வழங்குவதைவிட ஒரேயொரு வரைபடத்தில் காட்சியாக காண்பி்ப்பது பார்வையாளர்கள் தகவல்களை எளிதாக புரிந்து கொள்ளஉதவும் அல்லவா அவ்வாறான வரைபடங்களும் புள்ளியியல் தொகுப்பாகவும் ஒரேபக்கத்தில் அமைவதுதான் dashboard ஆகும்.இதன் வாயிலாக ஒருபக்கத்தில் அமைந்திருக்ககூடிய அட்டவணைகளை வரைபடங்களை கொண்டு ஒருநிறுவனத்தின் முழுநிலவர த்தையும் எளிதாக அறிந்து கொள்ளமுடியும் அதாவது ஒருநிறுவனத்தின் வளர்ச்சி போக்கை ஒப்பீடு செய்திடவும் எதிர்கால திட்டங்களை தீட்டவும் இந்த dashboard பேருதவியாக இருக்கும் எக்செல்லின் dashboardஐ உருவாக்குவதுஎன்பது பல்லடுக்கு படிமுறை செயலாகும் இந்த வசதி எக்செல் 2007 இற்கு பிந்தைய பதிப்பில்மட்டுமே செயல்படும் தன்மை கொண்டதாகும் தேவையான தகவல்களை ஒன்று திரட்டி அதனை அட்டவணையாக தயார்செய்து அந்த அட்டவணையிலிருந்து பொருத்தமான வரைபடங்களை உருவாக்கி இவையனைத்தும் ஒரேதிரையில் தோன்றுமாறு வடிவமைப்பு செய்திடவேண்டும் என்றவாறு பல்லடுக்கு படிமுறை செயலாகும் அதனால்பின்வரும் படிமுறைகளை பின்பற்றிடுக
படிமுறை.1.முதலில் தேவையான தரவுகளை நகலெடுத்து ஒட்டி கொள்க அதற்கு பதிலாக நிகழ்வு நேரத்தில் தரவுகள் மாற்றிடும் போதெல்லாம் இணைப்பிலுள்ள தரவகளும் மாறும் வசதி கொண்ட ODBC ஐ பயன்படுத்தி கொள்க குறிப்பு CSV files அல்லது Text filesஆகிய எந்தவகை கோப்புகளாக இருந்தாலும் பரவாயில்லை எக்செல்லில் அவைகளை தரவுதளமாக மாற்றிசேமித்து கொள்க
படிமுறை.2 . அடுத்து நம்முடையபணித்தாளை கட்டமைவு செய்திடவேண்டும் அதற்காகஉள்ளே கொண்டுவந்த அடிப்படையான தரவுகளுக்காக(raw data) ஒரு பணித்தாள் என்றும் dashboard இற்காக மற்றொரு பணித்தாள் என்றும் இரண்டு அல்லது மூன்று புதிய பணித்தாட்களை திறந்துகொள்க
படிமுறை.3.. பின்னர் இந்த தரவுகளை கொண்டு படவில்லையாக உருமாற்றம் செய்திடுக அதற்குமுன் அவைகளை எக்செலலின் அட்டவணையாக உருவாக்கிடுக ஏனெனில் அட்டவணையாக உருவாக்கினால் தரவுகளைநெடுவரிசைகளாக அல்லது கிடைவரிசைகளாகஅதற்கு வழங்கியுள்ள பெயரை கொண்டு எளிதாக பயன்டுத்தி கொள்ளமுடியம் அதனால் அடிப்படை தரவுகளை கொண்டு தேவையானவாறு நெடுவரிசைகளை கிடைவரிசைகளை கொண்ட அட்டவணையாக தயார்செய்து கொள்க இந்த அட்டவணயில் =SUM போன்ற சூத்திரங்களை தேவையானவாறு உருவாக்கி கொள்க
படிமுறை4.மேலும் இந்த அட்டவணையாக்கப்பட்ட தரவுகளை SUMPRODUCT, INDEX/MATCH , VLOOKUP , IFERROR , TEXT , ROWS/COLUMNS , ஆகிய செயலிகளை கொண்டு விரும்பியவாறு தேவையான அறிக்கையை மேம்படுத்திகொள்க இதில் OFFSET, NOW, TODAY ஆகிய செயலிகளைகண்டிப்பாக பயன்படுத்திடவேண்டாம் தேவையற்ற செயலிகளைஅறவே நீக்கம்செய்திடுக
படிமுறை4.. திரையின் மேலே கட்டளை பட்டையில் dashboard என்பதை பயன்படுத்தி கொண்டு Gantt chart PivotTables போன்றவற்றில் ஒன்றுக்குமேற்பட்ட வரைபடங்களை கலந்து combination charts ஆக பயன்படுத்தி கொள்க இயக்கநேர வரைபடங்களை (dynamic charts) தெரிவுசெய்து கொள்க அதாவது தரவுகளை அவ்வப்போது நிகழ்நிலைபடுத்தி அதற்கேற்ற வரைபடங்கள் மாறியமைத்து sparkline என்பதைபயன்படுத்தி பொருள் பொதிந்ததாக இருக்குமாறு பார்த்து கொள்க தரவுகளை contrasting colors வண்ணத்தை கொண்டு மேம்படுத்தி காண்பிக்கசெய்திடுக இந்த dashboard இல் மிகச்சரியான வரைபடங்களை மட்டும் தெரிவுசெய்திடுக மேலும் Scroll Bars,Check Boxes,Drop Down Listபோன்றவற்றை தேவையானவாறு பயன்படுத்தி கொள்க உடன் படத்திலுள்ளவாறு dashboard ஆனது அட்டவணை வரைபடங்கள் ஆகியஅனைத்தும் ஒரேதிரையில் அமைவதை காணலாம்
குறிப்பு இதில் தகவல்களை மிககுழப்பமானதாகஆக்கிடவேண்டாம் அடிக்கடி மாறுகின்ற சூத்திரங்களை பயன்படுத்திவேண்டாம் கூடுதலான தேவையற்ற தகவல்களை சேர்த்து வைத்திடவேண்டாம் இந்த dashboard பகுதியில் மற்ற செயல்கள்எதுவும் இல்லாமல் தடுத்திடுக வரைபடங்களை உருவாக்கஉதவிடும் முக்கிய தரவுகளின் கிடைவரிசை நெடுவரிசைகளை நிலையாக மாறாமல் வைத்திடுக கலவையான வரைபடங்களுக்கு இடையே போதுமான இடைவெளிவிட்டிடுக நிபந்தனைகளுடனான வடிவமைப்பில் குறியீடுகளை பயன்படுத்திடுக

Previous Older Entries