மின்னஞ்சல்களை கையாளும்போது செய்திடும் தவறுகளை எவ்வாறு தவிர்ப்பது?

1. தயவுசெய்து நமக்கு வருகின்ற எல்லாமின்னஞ்சல்களுக்கும் தானாக பதிலளிக்குமாறு செய்திட வேண்டாம் நம்மிடம் உள்ள எந்தவொரு மின்னஞ்சல் பட்டியலிலும் ஏதாவதொரு நபர் எப்போதும் இருக்கிறார். அதனால் நாம் விடுமுறையில் செல்லும்போது நமக்கு வரும் மின்னஞ்சல்களுக்கு”நான் விடுமுறையில் செல்கிறேன்” என தானாகவொரு பதில் செய்தியை அனுப்பிடுமாறு அமைத்துவிட்டுசெல்வோம். இருப்பினும், நாம் குறிப்பிட்ட நபர்களுக்குமட்டும் பதில் அனுப்பிடுமாறு சரியாக அமைக்காமல் உள்வருகின்ற எல்லா மின்னஞ்சல்களுக்கும் அவ்வாறு சென்றிடுமாறு அமைத்திடுவோம் ,அதாவதுஅதன் நிர்வாகியை முடக்குவது அல்லது குழுவிலிருந்து விலகும் வரை பட்டியலில் உள்ள ஒவ்வொரு மின்னஞ்சலுக்கும் “நான் விடுமுறையில் செல்கிறேன்” என்று பதிலளிக்கிறது. நாம் அனைவரும் இந்த தவறினை உணர்ந்திருக்கிறோம், ஏதாவது ஒரு முறையாவது நாம் இவ்வாறான தவிற்றினை செய்திருப்போம். அதனால் குறிப்பிட்ட மின்னஞ்சல்களுக்கு மட்டும் அவ்வாறான தானியங்கியான பதில் அனுப்பிடுமாறு செய்திருப்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்க

2. தயவுசெய்து நாம் அனுப்பிடும் அனைத்து மின்னஞ்சல்களையும் மற்றொரு நபர்களுக்கு நகல் மின்னஞ்சல் அனுப்பிடும் CC எனும் வசதியை பயன்படுத்திட வேண்டாம். பொதுவாக நாம் அனுப்பிடும் மின்னஞ்சலை மிக முக்கியமான மற்றொரு நபருக்கு CC எனும் வசதியை பயன்படுத்தி அனுப்பிடுவோம் அதனால் இந்த மின்னஞ்சல் வாயிலாக செய்தியை பெறும் முதல்நபர் நம்மை பற்றி தவறாக எண்ணிட வாய்ப்பு உண்டு அதனால் அதற்கு பதிலாக மின்னஞ்சல் முகவரிபட்டியல்வசதியை பயன்படுத்தி ஒவ்வொரு நபருக்கும் தனித்தனியாக மின்னஞ்சல் செல்லுமாறு செய்க அல்லது நம்மிடம் அவ்வாறான வசதி இல்லையெனில் அதற்கு பதிலாக BCC எனும் வசதியை பயன்படுத்தி அனுப்பிடுக அவ்வாறு செய்திடும்போது நம்முடையமின்னஞ்சல் பெறுகின்ற ஒவ்வொருவரும் நமக்குமட்டுமே இந்த செய்தி வருகின்றது என நம்மீது மிகவும் நம்பிக்கையுடன் இருப்பார்

3. தேவையில்லாமல்“Reply All”எனும் பொத்தானை பயன்படுத்த வேண்டாம்.இது முந்தைய தவறினை போன்று அதனுடன் கைகோர்த்துச் செல்கிறது. அதாவது ஒவ்வொருவருக்கும் தனித்தனியாக பதில் மின்னஞ்சல் அனுப்புவதற்காக மின்னஞ்சல் பட்டியலில்உள்ளவர்களுக்கு (அல்லது ஒரு பெரிய குழுவினருக்கு) பதில் செய்தி அனுப்புவதால் அது தீங்கற்ற மின்னஞ்சலாக இருந்தாலும் , அதன் விளைவாக ஒழுங்கு நடவடிக்கை மின்னஞ்சல்கள் நமக்கு வருவதற்கு வாய்ப்பு உள்ளது அதனால் “Reply All” எனும் பொத்தானை கண்டிப்பாக பயன்படுத்த வேண்டாம். உண்மையிலேயே பதில் அனுப்ப வேண்டுமெனில் மட்டும் அதனை உறுதிப்படுத்திக் கொண்டு இந்த வசதியை பயன்படுத்திடுக.

மறுமொழியொன்றை இடுங்கள்

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  மாற்று )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  மாற்று )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  மாற்று )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  மாற்று )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

%d bloggers like this: