லிபர் ஆஃபிஸ்-4 கால்க்-தொடர்-60-கால்க்கின் விரிதாளில் உள்ளதரவுகளை ஆய்வுசெய்தல்

லிபர் ஆஃபிஸ் கால்க்கின் வாய்ப்பாடுகளுடனும் செயலிகளுடனும் நாம் நன்கு பயற்சியடைந்துவிட்டால் அடுத்த படிமுறையாக விரிதாளில் உள்ள தரவுகளை எவ்வாறு பயனுள்ள திறனாய்வுகளை விரைவாகவும் தானியங்கியாகவும் செய்வது எனஅறிந்து கொள்வதாகும் இதற்காக கால்க்கில் பல்வேறுவகையான கருவிகள் கருவிகளின்பட்டை ,தரவுகளின் பட்டி ஆகிய இரண்டிலும் நாம் பயன்படுத்துவதற்கு ஏதுவாக உள்ளன. இவை புதியவர்களுக்கு அதிக பயனுள்ளவையாக இருக்கின்றன. ஆனாலும் இவைகள் பயன்படுத்த எளிமையாக உள்ளன அதாவது நாம் பயன்படுத்தி கொண்டிருக்கும் விரிதாளின் கலண்களில் உள்ள தரவுகளுக்கு ஏற்ப கணக்கீடுகள் செய்திடுமாறு. கணக்கிடுவதற்கு வசதியாக கலண்களில் எண்களை வரிசையாக உள்ளீடு செய்திடலாம் இல்லையெனில் சுட்டியின் பொத்தானை சொடுக்குவதன் வாயிலாக அவைகளை தெரிவுசெய்து கொள்ளலாம்
தரவுகளை ஒருங்கிணைத்தல் தரவுகளானது ஒன்றிற்கு மேற்பட்ட வரிசைகளில் இருந்தால் அவைகளை கணக்கிடுவதற்காக ஒன்றிணைத்து கொள்வது மிக முக்கியமாகும் அதற்காக முதலில் லிபர் ஆஃபிஸ் கால்க்கில் தேவையான விரிதாளினை திரையில் தோன்றிடசெய்திடுக அதன்பின்னர் திரையின் மேலே கட்டளைப் பட்டையில் Data ==> Consolidate=> என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் Consolidate எனும் உரையாடல் பெட்டி திரையில் தோன்றிடும் அதில் Source data range என்பதன்கீழ் Data => Define Range=>என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்குவதன் வாயிலாக ஏற்கனவே பெயரிடப்பட்டுள்ள பகுதியை தெரிவுசெய்துகொள்க இவ்வாறு ஏற்கனவே பெயரிடப்படவில்லை- யெனில் இதிலுள்ள கீழிறங்கு பட்டியலின் வாயிலாக தேவையான பகுதியை மட்டும் தெரிவுசெய்து கொண்டு Addஎனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக 60-1
60.1
மேலும் ஒன்றிற்கு மேற்பட்ட பகுதிகளை இவ்வாறே ஒவ்வொன்றாக தெரிவுசெய்துகொண்டு Addஎனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்து சேர்த்து கொள்க இவ்வாறு தெரிவு செய்த பகுதிகளின் ஒட்டுமொத்த விளைவு Copy results to என்பதில் உள்ள கீழிறங்கு பட்டியலின் வாயிலாக அறிந்து கொள்க குறிப்பாக இதில் உள்ள கீழிறங்கு பட்டியிலின் Sum,Average, Min, Max, Stdevஎன்பன போன்ற செயலிகளிலிருந்து தேவையான செயலியை மட்டும் தெரிவு செய்துகொண்டு அதனுடைய விடையை தெரிந்துகொள்க இந்நிலையில்More எனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்திடுக உடன் இந்த உரையாடல் பெட்டி விரிவாக்கம் ஆகும் அதனை தொடர்ந்து இதே உரையாடல் பெட்டியின் Options என்பதன்கீழுள்ள Link to source dataஎன்ற வாய்ப்பினை தெரிவுசெய்து கொள்க பின்னர் Consolidate byஎன்பதன் கீழுள்ள Row labels or Column labelsஆகிய இரண்டு வாய்ப்புகளில் தேவையானதை மட்டும் தெரிவுசெய்துகொண்டு OKஎனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக
subtotalsஐஉருவாக்குதல்
இதனை நம்முடைய விரிதாளில் இருவழிகளில் உருவாக்கிடமுடியும் முதல் வழிமுறையாக திரையின் மேலே கட்டளைபட்டையில் Insert => Function=> என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக அல்லது Function எனும் செயலி பட்டையில்Function Wizard எனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக அல்லது விசைப்பலகையில் Ctrl+F2ஆகிய விசைகளை சேர்த்து அழுத்துக உடன் Function Wizard எனும் வழிகாட்டி உரையாடல் பெட்டித் திரையில் தோன்றிடும் அதில் உள்ள செயலிகளின் பட்டியலிலிருந்து SUBTOTALஎன்ற செயலியை மட்டும் தெரிவு செய்து கொண்டு இந்த உரையாடல் பெட்டியின் கீழ்பகுதியிலுள்ள Next=> என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக அடுத்து தோன்றிடும் திரையின் Funtiion, Range ஆகிய இரு உள்ளீட்டு பகுதிகளிலும தேவையானவாறு உள்ளீடு செய்துகொண்டு Ok எனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக
60-2
60.2
இரண்டாவது வழிமுறையாக முதலில் நம்முடைய தரவுகளுள்ள அனைத்து நெடுவரிசைகளும் பெயரிடபட்டுள்ளதாவென உறுதி செய்து கொள்க பின்னர் துனைக்கூடுதல் காணவிழையும் கலணை தெரிவு செய்து கொள்க. அதன்பின்னர் திரையின் மேலே கட்டளைப்பட்டையில் Data => Subtotals=> என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன்விரியும் Subtotalsஎனும் உரையாடல் பெட்டியில் Group by என்பதன்கீழ் உள்ள பட்டியிலிருந்து துனைக்கூடுதல் காணவிரும்பும் தேவையான நெடுவரிசையை தெரிவுசெய்துகொள்க பின்னர் Calculate subtotals for என்பதன் கீழுள்ள பெட்டியில் துனைக்கூடுதல் காணவேண்டிய நெடுவரிசையின் பெயரை தெரிவுசெய்து கொள்க அதன்பின்னர் Use functionஎனும் பெட்டியின் Sum,Average, Min, Max, Stdevஎன்பன போன்ற செயலிகளிலிருந்து தேவையான செயலியை மட்டும் தெரிவுசெய்துகொள்க மேலும் 2nd Group 3rd Groupஆகிய தாவிகளின் திரையை விரியசெய்து மேலே கூறிய வழிமுறைகளின்படி ஒன்றிற்கு மேற்பட்ட நாம் விரும்பியவாறு துனைக்கூடுதல்களை கணக்கீடுசெய்வதற்காக தெரிவுசெய்து அமைத்து கொண்டு OKஎனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக
உடன் நாம் தெரிவுசெய்த நெடுவரிசைகளுக்கு துனைக்கூடுதல்(subtotal) என்றும் ஒட்டுமொத்த கூடுதல்(Grand Total) என்றும்கணக்கிட்டு திரையில் கட்டமிடப்பட்ட சுற்றுகோடுகளுடன் விடையை காண்பிக்கும் இவ்வாறான சுற்றுகோடுகள் நமக்குத் தேவையில்லையெனில் திரையின்மேலே கட்டளை பட்டையில்Data => Group and Outline => Remove=> என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்து நீக்கம் செய்து கொள்க இவை மீண்டும் தேவையெனில்Data => Group and Outline => AutoOutline=> என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்து மீண்டும் கொண்டுவருக
இதே Subtotals எனும் உரையாடல் பெட்டியின் Options எனும் தாவியின் திரையில் Groupsஎனும் பகுதியின் Page break between groups,Case sensitive, Pre-sort area according to groupsஆகிய வாய்ப்புகளில் தேவையான வாய்ப்பினை மட்டும் தெரிவுசெய்துகொள்க அவ்வாறே Sort எனும் பகுதியின் Ascending , Descending,Include formatsஆகிய வாய்ப்புகளில் தேவையான வாய்ப்பினை மட்டும் தெரிவு செய்து கொள்க

60-3
60.3
what-ifஎனும் காட்சிகருவியை பயன்படுத்துதல்
இதுஒரு திறன்மிகுந்த கருவியாகும் எதிர்காலத்தில் இவ்வாறு இருந்தால் அதன்முடிவு எவ்வாறு இருக்கும் என பல்வேறுசூழல்களையும் நிலைகளையும் முன்கூட்டியே அறிந்துகொள்ள இது உதவுகின்றது
இதனை உருவாக்கிடுவதற்காகமுதலில் குறைந்தது விரிதாளில் இரண்டு கலண்களை தெரிவுசெய்து கொள்க அல்லது Ctrlஎனும் விசையை அழுத்தி பிடித்துகொண்டு இரண்டிற்கு மேற்பட்ட கலண்களைகொண்ட பகுதிகளை ஒவ்வொன்றாக தெரிவுசெய்துகொண்டு திரையின்மேலே கட்டளை பட்டையில்Tools => Scenarios=> என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்க உடன் Create Scenarioஎனும் உரையாடல் பெட்டி திரையில் தோன்றிடும் இதில் Name of Scenerio என்பதில் நாம் தெரிவுசெய்த தரவுகளின் தலைப்பு பகுதியின் பெயர் இயல்பாக பிரதிபலிக்கும் தேவையெனில் பெயரினை மாற்றியமைத்து கொள்க Comment என்பதில் விரிதாளினை பார்வையிடுபவர்கள் தெரிந்து கொள்வதற்காக இதற்கான விளக்கத்தை உள்ளீடு செய்து கொள்க Setting என்பதன்கீழுள்ள Display border என்பன போன்ற வாய்ப்புகளில் தேவையான ஒன்றினை தெரிவு செய்து கொள்க பின்னர் Ok எனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக
தொடர்ந்து Scenario properties,Scenario cell valuesஆகிய இரண்டையும் நாம் ஏற்கனவே அமைவு செய்ததற்கு ஏற்ப மாற்றியமைத்திடலாம் Setting என்பதன்கீழ்Prevent changes என்ற வாய்ப்பு தெரிவுசெய்யப்பட்டிருந்தாலும் Tools => Protect Document => Sheet=> என்றவாறு கட்டளைகளைதெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்து பாதுகாத்திருந்தாலும் மாறுதல்கள் செய்திடமுடியாது இவ்வாறு scenariosஐ ஒருவிரிதாளில் சேர்த்தபின்னர் Navigator எனும் வழிகாட்டி உரையாடல் பெட்டியை தோன்றச்செய்து அதில் Scenarios எனும் உருவப் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்து நடப்பு தாளில் இதனை கொண்டு வருதல், தேவையற்றதாளில் நீக்கம் செய்தல் , பண்பியல்புகளை மாறுதல் செய்தல், திருத்தம் செய்தல் ஆகிய செயல்களை செய்திடமுடியும் இந்த scenariosஇல் எந்த கலணின்மதிப்பு எவ்வாறு மாறியதுஎன அறிந்துகொள்ள திரையில் மேலே கட்டளைப் பட்டையில் Tools => Detective =>Trace Dependents=>என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் அறிந்து கொள்க
60-4
60.4
what ifஎன்பதன் மற்ற கருவிகளை பயன்படுத்தி கொள்ளுதல்
இதற்காக Data => Multiple Operations=>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துவதன் வாயிலாக தோன்றிடும் Multiple Operations எனும் உரையாடல் பெட்டித் திரையானது what ifஎனும் கேள்விகளுக்கான ஒரு திட்டமிடும் கருவியாக விளங்குகின்றது இது மாறிகள் இருக்கும் அதே கலணில் அல்லது அதில் கீழிறங்கு பட்டியலை தோன்ற செய்வதற்கு பதிலாக வாய்ப்பாட்டில் மாறிகளை பயன்படுத்தி அதன் மாற்று மதிப்புகளை தனியான தொகுதியாக தோன்றிடச்செய்கின்றது இந்த பல்லடுக்கு செயலிகளின் கருவிக்கு உண்மைமதிப்பு அதன்மீது செயல்படுத்தபடும் வாய்ப்பாடு ஆகிய இரண்டடுக்கு கலண்மட்டும் தேவையாகும் ஒன்றிற்கு மேற்பட்ட வாய்பாடுகளுடன் ஒன்று அல்லது இரண்டு மாறிகளை மட்டும் இந்த பல்லடுக்கு செயலிகளின் கருவிக்காக பயன்படுத்தி கொள்ளமுடியும் இந்த Multiple Operations எனும் பல்லடுக்கு செயலிகளின் கருவியை பயன்படுத்தி நெடுவரிசைகளில் அல்லது கிடைவரிசைகளில் ஒரு வாய்ப்பாட்டில் ஒற்றையான மாறியை கொண்டு கணக்கீடு செய்திடமுடியும்
உதாரணமாக ஒருநிறுவனத்தின் 500 முதல் 5000 வரை பல்வேறு அளவில் அதனுடைய உற்பத்தி பொருட்கள் இருந்தால் ஒவ்வொரு 500 பொருள் கூடுதலாக உற்பத்தி இருக்கும்போது எவ்வளவு இலாபம் அல்லது நட்டம் ஏற்படும் என அறிந்துகொள்வதற்காக Profit=Quantity * (Selling price – Direct costs) – Fixed costs. என்ற வாய்ப்பாட்டினை B5: =B4*(B1-B2)-B3 என்றவாறு கலண்களில் உள்ளீடு செய்து கொள்க. D2:E11 என்றவாறு D ,E ஆகிய நெடுவரிசைகளை தெரிவுசெய்துகொண்டு Data => Multiple Operations=>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக உடன் தோன்றிடும் Multiple Operationsஎனும் உரையாடல் பெட்டியில் Formula fieldஎன்பதில் இடம்சுட்டியை கொண்டுசென்று வைத்து B5 என்றும் Column input cell fieldஎன்பதில் இடம்சுட்டியை கொண்டுசென்று வைத்து B4.எனும் என்றும் இருகலண்களை தெரிவுசெய்து கொண்டு (இங்குB4.என்பது அந்நிறுவனத்தின் உற்பத்தி பொருளின் அளவு உள்ள கலணாகும் ) OK.எனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் D நெடுவரிசையில் 500 முதல் 5000 வரை உற்பத்தி பொருட்களுக்கு ஏற்ப E நெடுவரிசையில் அதன் இலாபம் அல்லது நட்டஅளவு பிரதிபலிக்கும்
60-5
60.5
இதன்பின்னர் C5: =B5/B4 என்றவாறு (உற்பத்தி பொருளின் ஒவ்வொன்றின் இலாபம் அல்லது நட்டஅளவு ) கூடுதலான வாய்ப்பாட்டினை உள்ளீடு செய்துகொண்டு D2:F11 என்றவாறு D ,E ,Fஆகிய நெடுவரிசைகளை தெரிவுசெய்துகொண்டு Data => Multiple Operations=>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக உடன் தோன்றிடும் Multiple Operationsஎனும் உரையாடல் பெட்டியில் Formula fieldஎன்பதில் இடம்சுட்டியை கொண்டுசென்று வைத்து B5 என்றும் Column input cell fieldஎன்பதில் இடம்சுட்டியை கொண்டுசென்று வைத்து , C5என்றும் இருகலண்களை தெரிவுசெய்துகொண்டு OK.எனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் D நெடுவரிசையில் 500 முதல் 5000 வரை உற்பத்தி பொருட்களுக்கு ஏற்ப E நெடுவரிசையில் அதன் இலாபம் அல்லது நட்டஅளவுடன் F எனும் நெடுவரிசையில் உற்பத்தி பொருளின் ஒவ்வொன்றின் இலாபம் அல்லது நட்டஅளவும் சேர்த்து பிரதிபலிக்கும்
அட்டவணையில் உள்ள நெடுவரிசைகளாகவும் கிடைவரிசைகளாகவும் உள்ள தரவுகளை கணக்கிடுவதற்காக இந்த பல்லடுக்கு செயலிகளின் கருவியை பயன்படுத்தி கொள்ளமுடியும்
மேலும் இந்த Multiple Operationsஎனும் பல்லடுக்கு செயலிகளின் கருவியை பயன்படுத்தி வெவ்வேறு அளவு உற்பத்தி பொருள் மட்டுமல்லாது வெவ்வேறு விற்பணை விலையில் இலாபம் அல்லது நட்டம் எவ்வளவு இருக்கும் என கணக்கிட்டு காணமுடியும் D1 D11வரை வெவ்வேறு அளவு உற்பத்தி பொருட்களின் அளவு 500 முதல் 5000 வரை உள்ளன E1 E11 வரை 10 முதல் 110 வரை வெவ்வேறு விற்பணை விலை உள்ளன D1:H11 என்றவாறு D ,E ,F,Hஆகிய நெடுவரிசைகளை தெரிவுசெய்துகொண்டு Data => Multiple Operations=>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக உடன் தோன்றிடும் Multiple Operationsஎனும் உரையாடல் பெட்டியில் Formula fieldஎன்பதில் இடம்சுட்டியை கொண்டுசென்று வைத்து B5, Row input cell fieldஎன்பதில் இடம்சுட்டியை கொண்டுசென்று வைத்து B1 Column input cell fieldஎன்பதில் இடம்சுட்டியை கொண்டுசென்று வைத்து B4தெரிவுசெய்துகொண்டு OK.எனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் D நெடுவரிசையில் 500 முதல் 5000 வரை உற்பத்தி பொருட்களுக்கு ஏற்ப E நெடுவரிசையில் அதன் இலாபம் அல்லது நட்டஅளவுடன் F எனும் நெடுவரிசையில் உற்பத்தி பொருளின் ஒவ்வொன்றின் இலாபம் அல்லது நட்டஅளவும் Hநெடுவரிசையில் வெவ்வேறு விற்பணை விலையில் இலாபம் அல்லது நட்டம் சேர்த்து பிரதிபலிக்கும்
இவ்வாறே Goal Seekஎனும் கருவியை கொண்டுஎதிர்காலத்தில் நிதிநிலை எவ்வாறு இருக்கும் என ஒரு மாறிலையை மட்டும் கணக்கில் எடுத்துகொண்டு கணக்கிட்டு அறிவதற்கு பயன்படுத்திகொள்ளலாம் இதற்காக Tools => Goal Seek=> என்றவாறு செயற்படுத்தியவுடன் Goal Seekஎனும் உரையாடல் பெட்டி தோன்றிடும் அதில் Formula fieldஎன்பதில் இடம்சுட்டியை கொண்டுசென்று வைத்து நாம் கணக்கிட விரும்பும் வாய்ப்பாடு இருக்கும் கலணையும் Target value என்பதில் எவ்வளவு நம்முடைய குறிக்கோள் மதிப்பு என்றும் variable cell என்பதில் மாறியின் மதிப்பிருக்கும் கலணையும் தெரிவுசெய்து கொண்டு OKஎனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் நாம் எதிர்பார்த்திடும் மதிப்பு குறிப்பிட்ட கலணில் தோன்றிடும்
60-6
60.6
ஒன்றிற்கு மேற்பட்ட மாறிகளை கொண்டு எதிர்பார்க்கும் மதிப்பு எவ்வாறு இருக்கும் என காண்பதற்காக Tools => Solver=> என்றவாறு செயற்படுத்தியவுடன் Solver எனும் உரையாடல் பெட்டி தோன்றிடும் அதில் Target cell என்பதில் எதிர்பார்க்கும் மதிப்பு கொண்டுவரவேண்டிய கலணையும் By changing cellsமாறியமைந்துள்ள கலணையும் Cell reference, Operator , Value fields ஆகியவற்றில் தேவையானவாறு தெரிவுசெய்து கொண்டு Solv எனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் கணக்கீடு செய்திடும் தொடர்ந்து Keep Result எனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்த மதிப்பை கலணில் சேமித்து கொள்க
60-7
60.7

Advertisements

மறுமொழியொன்றை இடுங்கள்

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / மாற்று )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / மாற்று )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / மாற்று )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / மாற்று )

Connecting to %s

%d bloggers like this: