லிபர் ஆஃபிஸ்-4 கால்க்-தொடர்-59-ஆய்ந்தறி அட்டவணையை பயன்படுத்துதல்

நம்முடைய அன்றாட வாழ்வில் நமக்கு ஏற்படும் பல்வேறு சிக்கல்களுக்கும் உரிய எளியதீர்வை காணுவதற்காக லிபர் ஆஃபிஸ் கால்க்கின் சிக்கலான வாய்ப்பாடுகளையும் அதன்தீர்வுகளையும் பயன்படுத்திகொள்வதற்காக நம்மில் பலர் இதனை அனுகி இதனுடைய ஆதரவை கோரி பெறுகின்றோம். இவ்வாறான நிலையில் இதில் உள்ள ஆய்ந்தறி அட்டவணை(Pivot Table)யெனும் கருவியானது பேரளவு தரவுகளை எளிதாக ஒன்றிணைத்திடவும் ஒப்பீடு செய்திடவும் ஆய்வு செய்திடவும் உதவும் மிகச்சிறந்த திறனுடைய கருவியான இதனை நம்மில் பலர் அனுகி தத்தமது பிரச்சினைகளை தீர்வு செய்துகொள்கின்றனர் இந்த கருவியை பயன்படுத்துபவர் துவக்கநிலையாளராக இருந்தாலும் அனுபவமிக்கவர்களாக இருந்தாலும் தத்தமது கையிவசமிருக்கும் தரவுகளிலிருந்து வெவ்வேறுவகையான தொகுதிகளாகவும் பல்வேறு வகையான பகுதிகளாகவும் அறிக்கைகளாகவும் திரையில் காட்சியாக காணமுடியும்
இதற்கு அடிப்படையாக தேவைப்படுவதெல்லாம் கிடைமட்டமாகவும் நெடுவரிசையாகவும் முதல்கிடைமட்டத்தலைப்பாகவும் உள்ள அட்டவணையான தரவுகள் மட்டுமே இந்த தரவுமூலங்களானது வெளியிலுள்ள கோப்பாகவும் அல்லது விரிதாளாகவும் அல்லது தரவுதளமாகவும் இருக்கலாம். கால்க்கின் தரவுகளை ஆய்ந்தறிவதற்காக தேவைப்படுவதெல்லாம் இந்த விரிதாளில் தரவுகளின் அட்டவணை எங்கிருந்தாலும் அது எங்கிருக்கின்றது என்ற தகவல் மட்டுமேயாகும் நாம் செய்வதெல்லாம் விரிதாளின் கலன்களை தெரிவுசெய்வது மட்டுமே நம்முடைய முதன்மை பணியாகும் உடன் கால்க்கானது நாம் தெரிவுசெய்த கலண்களிலிருந்து கீழே, மேலே, இடது ,வலது ஆகிய நான்கு திசைகளிலும் காலியான கலண்களை முடிவு எல்லைகளாக கொண்டு அதற்குள் இருக்கும் தரவுகளை எப்போதும் ஒற்றையான கலணில் சாதாரண வடிவமைப்பில் தன்னுடைய ஆய்ந்தறியும் பணியை செயல்படுத்திடுகின்றது.
இதில் தேவையற்ற விரிதாட்களை இணைத்தல் தொகையை கணக்கிடு-வதற்காக ஒன்றிற்கு மேற்பட்ட நெடுவரிசைகளில் அத்தொகைகளை வைத்திருத்தல் மாதாந்திர வாராந்திர என்பன்போனற துனைக்கூடுதல் காண்பதற்கான தரவுகளுக்காக விரிதாளினை பயன்படுத்துதல் போன்ற சிலதவறுகளை அனுபவமற்றவர்கள் செய்திடுவதை தவிர்த்திடுக
பொதுவாக வெளியிலுள்ள கோப்புகளிலிருந்து தரவுகளை ஆய்ந்தறி அட்டவணைக்காக நகலெடுத்து கொண்டுவரும்போது அவை விரிதாளிலிருந்து எனில் நேரடியாக அப்படியே எடுத்துக்கொள்க சாதாரான உரை அல்லதுCSV ஆகிய வடிவமைப்புகளிலிருந்தால் Text Importஎனும் உரையாடல் பெட்டியை பயன்படுத்தி விரிதாள் வடிவமைப்பிற்கு மாறுதல் செய்தபின்னர் பயன்படுத்திடுக இவ்வாறு மாறுதல் செய்தபின்னர் பயன்படுத்திடும்போது மூலத்தரவுகள் மாறுதல் செய்யப்பட்டால் அவ்வப்போது மீண்டும் தரவுகளை உருமாற்றம் செய்து பதிவிறக்கம் செய்து நிகழ்நிலைபடுத்திக் கொள்ளவேண்டும் என்ற செய்தியை மனதில் கொள்க மேலும் லிபர் ஆஃபிஸ் கால்க்கின் பதிவு பெற்ற தரவுமூலமாக இருந்தால் அந்த தரவுகளை கால்க்கில் சேமித்திடாமல் தேவைப்படும்போது மட்டும் தரவு மூலத்திலிருந்து நேரடியாக ஆய்ந்தறிவதற்கு எடுத்துகொள்கின்றது என்ற செய்தியையும் மனதில் கொள்க
இந்த ஆய்ந்தறி அட்டவணை எனும் வசதியை லிபர் ஆஃபிஸ் கால்க்கில் பயன்படுத்தி கொள்வதற்காக முதலில் விரிதாளில் தேவையான தரவுகளை ஏற்கனவே அட்டவணையாக இருந்தால் அந்த அட்டவணையின் ஏதேனுமொரு கலணை மட்டும் தெரிவுசெய்து கொள்க பின்னர் திரையின் மேலே கட்டளைப் பட்டையிலுள்ள கட்டளைகளில் Data ==> Pivot Table => Create=>என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் கால்க்கானது ஏற்கனவே அட்டவணை இருப்பதால் Select Sourceஎனும் சிறு உரையாடல் பெட்டியில் Selection என்பதன்கீழ் Current Selection எனும் வாய்ப்பு தெரிவுசெய்யப்பட்டு தோன்றிடும் இதில் Ok எனும் பொத்தானை மட்டும் தெரிவுசெய்து சொடுக்குக.
1.1
1
உடன் Pivot Tableஎனும் உரையாடல் பெட்டி திரையில் தோன்றிடும் இதில் நாம் ஏற்கனவே விரிதாளில் தெரிவுசெய்திருந்த நெடுவரிசைகளின் தலைப்புகள் ஒவ்வொன்றும் தனித்தனியான பொத்தான்களாகவும் Page Field, Column Field , Row Field, Data Field ஆகிய நான்கு காலியான புலங்கள் நாம் அமைவு செய்வதற்காக புறஅமைவாகவும் தயார்நிலையில் தோன்றிடும் இவைகளில் data, sales, category, region,employee போன்ற உருவப்பொத்தான்களை எந்தெந்த பகுதிகளில் பொருத்தமாக அமையவேண்டும் என இடம்சுட்டியால் பி்டித்து இழுத்துசென்று விட்டிடுக
2.
2

அவ்வாறு பொருத்தமாக அமையவில்லையெனில் அதனை பிடித்து இழுத்துச்-சென்று புலங்களுக்கு வெளியில் விட்டிடுக அல்லது அதனைதெரிவு செய்து கொண்டு Removeஎனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக தொடர்ந்து இந்த உரையாடல் பெட்டியில் உள்ள மேலும் பல வாய்ப்புகளை பயன்படுத்தி கொள்ள விரும்பினால் இதிலுள்ள Moreஎனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்து இந்த உரையாடல் பெட்டியை விரிவு படுத்தி கொள்க
3
3
உடன் விரிவுபடுத்தப்பட்ட இந்த உரையாடல் பெட்டியில்Selection from எனும் வாய்ப்பு இந்த ஆய்ந்தறி அட்டவணைக்கான தரவுகள் இருக்குமிடமாகும் Results to எனும் வாய்ப்பு இந்த ஆய்ந்தறி அட்டவணையின் விளைவுகள் பிரிதிபலிக்கும் இடமாகும்
Total columns, Total rowsஆகிய வாய்ப்புகள் இந்த ஆய்ந்தறி அட்டவணையின் விளைவுகளின் கூடுதலானது மேலுமொரு கூடுதலான நெடுவரிசை அல்லது கிடைவரிசையில் காண்பிக்கச்செய்திடும்
Add filterஎனும் வாய்ப்பு இந்த ஆய்ந்தறி அட்டவணையின் தரவுகளை குறிப்பிட்ட நிபந்தனையின் படியுள்ளவைகளை மட்டும் பிரதிபலிக்கச்செய்திடும்
Enable drill to detailsஎனும் வாய்ப்பு இந்த ஆய்ந்தறி அட்டவணையானது புதிய விரிதாளில் இதே செயலை செய்திடும்
இந்த ஆய்ந்தறி அட்டவணையின் புலங்களின் அமைவுகளை சரிசெய்து அமைப்பதற்காக விரும்பும் புலத்தை தெரிவுசெய்து கொண்டு சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை இருமுறை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக அல்லது விரும்பும் புலத்தை தெரிவுசெய்து கொண்டு இந்த உரையாடல் பெட்டியில் உள்ள Optionsஎனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக
4.
4
.உடன் Data Field எனில் Data Fieldஎனும் உரையாடல் பெட்டியும் இதைபோன்று நாம் தெரிவுசெய்த புலத்தின் பெயருடைய உரையாடல் பெட்டியொன்று திரையில் தோன்றிடும் Moreஎனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்து இந்த உரையாடல் பெட்டியை விரிவு படுத்தி கொள்க
5
5
உடன் விரிவுபடுத்தப்பட்ட இந்த உரையாடல் பெட்டியில்Type என்பதன் அருகிலுள்ள தேவையான வாய்ப்பையும் அவ்வாறே Base field , Base itemஆகியவற்றிற்கு அருகிலுள்ள தேவையான வாய்ப்புகளையும் தெரிவுசெய்து கொள்க Row Fields , Column Fields ஆகியவற்றின் Optionsஎனும் உரையாடல் பெட்டிகளில் தரவுகளின் துனைக்கூடுதலை காண்பிக்குமாறு subtotalsஎனும் வாய்ப்பினை தெரிவுசெய்துகொள்க இந்த துனைக்கூடுதல் எவ்வாறு கணக்கிடவேண்டும் என User-definedஎன்ற வாய்ப்பினை தெரிவுசெய்து கொண்டு அதற்கு கீழிருக்கும் sum,count,average போன்றவைகளில் தேவையானதை மட்டும் தெரிவு செய்து கொள்க மேலும் Show items with no dataஎனும் வாய்ப்பினையும் தெரிவு செய்து கொள்க தொடர்ந்து இந்த ஆய்ந்தறி அட்டவணையின் புறஅமைப்பை நாம் விரும்பியவாறு தனித்தனியான நெடுவரிசையை கிடைவரிசையாக அல்லது கிடைவரிசையை நெடுவரிசையாக மாற்றியமைத்து சரிசெய்து கொள்ளலாம் அதுமட்டுமல்லாது குழுவாக இவைகளை மாற்றி-யமைத்திடமுடியும்
6
6
அதற்காக திரையின் மேலே கட்டளைபட்டையில்Data => Group and Outline => Group=> என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக எச்சரிக்கை இதற்குமுன் ஏற்கனவே குழுவாக இருந்தால் அதனை நீக்கிவிடுக தொடர்ச்சியற்ற தரவுகளையும் இவ்வாறு குழுவாக உருவாக்கி துனைக்ககூடுதல் காணலாம்
7
7
இதைவிட நாம் விரும்பும் வகையில் தரவுகளை வரிசைபடுத்தி பிரதிலிக்குமாறு கீழிறங்கு பட்டியலை உருவாக்கி அதன்மூலம் உருவாக்கிகொள்ளலாம் இவ்வாறு வரிசையாக அடுக்குவதை நாமே முயன்று வரிசைபடுத்திடுமாறும் அல்லது தானாகவே வரிசைபடுத்திடுமாறும் இந்த ஆய்ந்தறி அட்டவணையில் செய்திடமுடியும்
இதற்காக தேவையான கலணை தெரிவுசெய்து இருமுறை சொடுக்குதல்செய்க அல்லது திரையின் மேலே கட்டளைபட்டையில் Data => Group and Outline => ShowDetails=> என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்து முழுமையாக விவரங்கள திரையில் பிரிதிபலிக்கசெய்திடலாம்
7
8
தேவையில்லையெனில்திரையின் மேலே கட்டளைபட்டையில்Data => Group and Outline => Hide Details=> என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்து விவரங்களை திரையில் மறையச்செய்திடலாம் விளைவு தரவுகளின் தலைப்பில் இருக்கும் Filterஎனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக பின்னர்ஒவ்வொரு நெடுவரிசையிலும் உள்ள கீழிறங்கு பட்டியலிலிருந்துநாம் தெரிவசெய்வதற்கேற்ப அட்டவணை பிரிதிபலிக்கசெய்யலாம்
8
9
மூல அட்டவணையில் தரவுகளை நிகழ்நிலை படுத்திடும்போது ஆய்ந்தறி அட்டவணையிலும் அவ்வாறே நிகழ்நிலைபடுத்தி கொள்வதற்காக இந்தஆய்ந்தறி அட்டவணையில் இடம்சுட்டியை வைத்து சுட்டியின் வலதுபுற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன்விரியும் சூழ்நிலை பட்டியில் Refresh எனும் கட்டளையை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக அல்லதுதிரையின் மேலே கட்டளைபட்டையில் Data => Pivot Table => Refresh=> என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக
இந்த ஆய்ந்தறி அட்டவணை எனும் கருவியை அடிக்கடி பயன்படுத்தி கொள்வதற்காக திரையின்மேலே கட்டளைப்பட்டையில் Data => Pivot Table => Create=> , Data => Group and Outline => Group=> என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக
அதுமட்டுமல்லாது இந்த ஆய்ந்தறி அட்டவணையில் GETPIVOTDATAஎனும் செயலியை பயன்படுத்திகொள்வது மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும் இந்த செயலியானதுGETPIVOTDATA(target field, Pivot Table, [ Field name / Element, … ])
GETPIVOTDATA(Pivot Table, specification) ஆகிய இருவரையறையில் அமைந்திருக்கும்
முதல்வரையறையை=GETPIVOTDATA(“sales”,A1,”employee”,”Hans”,”category”,”sailing”)என்றவாறு அமைத்து பயன்பெறலாம்
இரண்டாவது வரையறையை =GETPIVOTDATA(A1,”sales employee[Hans] category[sailing]”)என்றவாறு அமைத்து பயன்பெறலாம் இதில் தரவுகளின் வடிமைப்பு பொருத்தமாக அமைந்தால் விடை சரியாக அமைந்திருக்கும் இல்லையெனில் பிழைஎன சுட்டிகாட்டிடும்
9

Advertisements

மறுமொழியொன்றை இடுங்கள்

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / மாற்று )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / மாற்று )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / மாற்று )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / மாற்று )

Connecting to %s

%d bloggers like this: