எக்செல்லில் தரவுகளை உள்ளீடு செய்வதற்கான ஆலோசனைகள்

எக்செல் எனும் பயன்பாடானது தரவுகளை கையாளச்செய்து நாம் விரும்பும் வகையில் அதன் வெளியீடுகளை வழங்குவதில் மிகச்சிறந்த கருவியாக உள்ளது. இவ்வாறான தரவுகளை ஒரு எக்செல்தாளிற்குள் எவ்வாறு உள்ளீடு செய்வது என இப்போதுகாண்போம்

1 எக்செல்தாளிற்குள் தரவுகளை உள்ளீடு செய்வதற்கு எப்போதும் படிவங்களையே பயன்படுத்திகொள்க இதற்காக விரைவு அனுகுதல் கருவிபட்டையை(Quick Access Toolbar) பயன்படுத்திகொள்க முதலில் Quick Access Toolbar என்பதில் இடம்சுட்டியை வைத்து சுட்டியின் வலதுபுறபொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன்விரியும் சூழ்நிலை பட்டியில்Customize quick Access Toolbar என்ற கட்டளையை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக பின்னர் விரியும் Excel Options எனும் உரையாடல்பெட்டியில்All Commands எனும் கட்டளையை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக அதன்பின்னர் அதன்கீழ் விரியும் பட்டியில் Form என்பதை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக பிறகு இந்த படிவபகுதியில்add எனும் வாய்ப்பினை தெரிவுசெய்துசொடுக்குக உடன் Data Forms எனும் உருவபொத்தான் ஆனது இந்த விரைவு அனுகுதல் கருவிபட்டையில் அமர்ந்துவிடும் அதன்பின்னர் தரவுகளை உள்ளீடு செய்வதற்கான நெடுவரிசை கிடைவரிசை கலண்களை இந்த விரைவு அனுகுதல் கருவிகளின்பட்டையிலுள்ளநாம் உருவாக்கிய Data Forms எனும் உருவபொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் மேல்மீ்ட்பு படிவமாக திரையில் மிதக்கும் அதில் நாம் விரும்பியதரவுகளை உள்ளீடு செய்துகொண்டு உள்ளீடட்டு விசையை அழுத்துக

2 இவ்வாறு எக்செல் தாளில் பின்ன எண்களை உள்ளீடு செய்திடும்போது புள்ளிக்கு பிறகு குறிப்பிட்ட எண்ணிக்கையில் மட்டும் எண்கள் இருக்குமாறு செய்திடுவதற்காக அதாவது மாணவர்களின் மதிப்பெண்களை உள்ளீடு செய்திடும்போது அவை புள்ளிக்கு பிறகு இரண்டு மட்டும் இருக்குவேண்டும் எனவிரும்புவோம் இந்நிலையில் திரையின்மேலே கட்டளைபட்டையில் File => Options=> என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்து செயற்படுத்திடுக பின்னர்விரியும் Excel Options எனும் உரையாடல்பெட்டியில்Advancedஎனும் கட்டளையை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக அதன் பின்னர் அதன்கீழ் விரியும் வாய்ப்புகளில் Automatically Insert a decimal point” என்பதை தெரிவுசெய்து கொண்டு அதன்அருகில் புள்ளிக்கு பிறகு இருக்கவேண்டிய எண்கள் இரண்டு என தெரிவுசெய்துகொள்க தரவுகளை உள்ளீடு செய்திடும் பணிமுடிவடைந்ததும் இந்த வாய்பினை தெரிவுசெய்யாது விட்டிடலாம்

3 எண்களை குறிப்பிடும்போது 7th,, 2nd, 3rd 1stஎன்றவாறு குறிப்பிடுவதற்காக =A1&IF(OR(VALUE(RIGHT(A1,2))={11,12,13}),”th”,IF(OR(VALUE(RIGHT(A1))={1,2,3}),CHOOSE(RIGHT(A1),”st”,”nd”,”rd”),”th”))

என்றவாறு வாய்ப்பாடுகளை அமைத்துகொள்க

4 தற்போது நாம் பணிபரிந்துகொண்டிருக்கும் கலண்களுக்கு மேல் உள்ள கலணை அல்லது நெடுவரிசையை நகலெடுத்து ஒட்டிடவிரும்பும்போது Ctrl + D. ஆகிய விசைகளை சேர்த்து அழுத்தினால் அவைகளில் உள்ள தரவுகள் மட்டுமல்லாது வாய்ப்பாடுகளும் வடிவமைப்புகளும் சேர்த்து நகலெடுத்துகொள்ளும் பிறகு தேவையான இடத்தில் இதனை ஒட்டிகொள்க

5 எக்செல்தாளில் தரவுகளை உள்ளீடு செய்திடும்போது இந்த தரவுகள் எந்த நாளில் உள்ளீடு செய்யப்டடது என அறிந்துகொள்வதற்காக நடப்பு நாளினை உள்ளீடு செய்திடவிழைவோம் அப்போது Ctrl + ; ஆகிய விசைகளை சேர்த்து அழுத்துக நேரத்தினை உள்ளீடு செய்திட Ctrl + Shift + :ஆகிய விசைகளை சேர்த்து அழுத்துக. நாம் எக்செல்தாளினை பயன்படுத்தும் போதெல்லாம் நாளும் நேரமும் பதிவு ஆவதற்காக TODAY(), NOW() ஆகிய இரு செயலியை பயன்படுத்தி கொள்க

6 ஒன்றிற்கு மேற்பட்ட கலண்களை தெரிவுசெய்திடும்போது Ctrl + Enter ஆகிய இரு விசைகளை சேர்த்து அழுத்துக உடன் செயலில் இருக்கும் கலண்களின் உள்ளடக்கமானது அதாவது அதிலுள்ள வாய்ப்பாடானது மற்ற கலண்களிலும் உள்ளிணைக்கப்பட்டு தெரிவுசெய்திடுவதற்காக தயாராகிவிடும்

7 நெடுவரிசைகளில் ஒரேமாதிரியாகஎண்களை அமைத்திடுவதற்காக முதலிரு கலண்களில் மட்டும் தரவுகளை உள்ளீடு செய்துகொண்டு Alt + Down கிய இரு விசைகளை சேர்த்து அழுத்துக

8 நாம் பயன்படுத்தி கொண்டிருக்கும் பணிக்கோப்பில் ஒரு பணித்தாளிலிருந்து மற்றொரு பணித்தாளிற்க விரைவாக மாறிச்செல்வதற்காக Ctrl + Pg Up/Pg Dn கிய இரு விசைகளை சேர்த்து அழுத்துக

மேலும் எக்செல்தொடர்பான ஆலோசனைக்கு http:/easyexcell.org/ எனும் தளத்திற்கு செல்க

மறுமொழியொன்றை இடுங்கள்

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  மாற்று )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  மாற்று )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  மாற்று )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  மாற்று )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

%d bloggers like this: