லிபர் ஆஃபிஸ்4.ரைட்டர்-தொடர்-36

கடிதமுகவரிகளையும்,மின்னஞ்சல் முகவரிகளையும் ஒருஆவணத்தின் பலநகல்களுடன் பல்வேறு நபர்களுக்கு அனுப்பி வைப்பதற்காக அச்சிடுவதற்கான பல்வேறு வசதிகளை லிபர் ஆஃபிஸானது நமக்கு வழங்குகின்றது இவ்வாறான அனைத்து வசதிகளையும் வெவ்வேறான பதிவுசெய்யபட்ட தரவுவளங்களிலிருந்து பெறப்பட்டு நாம் விரும்பியவாறு அனுப்பிவைத்திட உதவுகின்றது இங்கு தரவு வளம் என்பது பெயரும் முகவரியும் உள்ளடக்கிய ஆவணமாகும் இதிலிருந்து முகவரி பட்டியல் உருவாக்கி பெறப்படுகின்றது மின்னஞ்சல் முகவரி பட்டியல் அல்லது கடித முகவரி பட்டியல் ஆகியவை தரவு வளங்கள் இல்லாமல் நேரடியாக கூட உருவாக்கபடுகின்றன ஆயினும் தரவு வளங்களிலிருந்து உருவாக்குவது நல்லது என பரிந்துரைக்கபடுகின்றது லிபர் ஆஃபிஸானாது விரிதாள், உரைகோப்புகள் மைஎஸ்கியூஎல் ,ஓடிபிஸி .அடாபாஸ் போன்ற ஏராளமான வகையிலான தரவு வளங்களை அனுகி தரவுதளத்தினை உருவாக்குகின்றது இந்த தரவுவளங்களின் தகவலானது மின்னஞ்சல் ஒருங்கிணைப்பு செய்யமுடியாதவாறான கட்டமைவில் இருந்தால் முதலில் அவ்வாறான தரவுகளை லிபர் ஆஃபிஸ் அனுகுவதற்கேற்ப உருமாற்றி கொள்க பொதுவாக தரவு வளங்களானது விளிப்பெயர் ,பெயர், முகவரி, இதரவிவரங்கள் அடங்கியதாகும் லிபர் ஆஃபிஸின் ரைட்டர் ஆவணத்தில் அல்லது லிபர் ஆஃபிஸின் துவக்கமையத்தில் உள்ள திரையில் File =>Wizards => Address Data Source=>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்துக 

4

உடன் Address book DataSource Wizard எனும் வழிகாட்டியானது நம்முடைய கணினியில் பயன்படுத்திடும் இயக்கமுறைமைக்கு ஏற்ற அமைவில்திரையில் தோன்றிடும் அதில் பொருத்தமான முகவரி புத்தகத்தை Other external data source.என்றவாறு தெரிவு செய்து கொண்டு Next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக 

5.

அடுத்துவிரியும் இந்த வழிகாட்டியின் திரையில் Settingsஎனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக 

6

இதற்கடுத்ததாக தோன்றிடும் Data Source Properties Spreadsheet எனும் இதே வழிகாட்டியின் திரையில் தரவுதளத்தின் வகையை Spreadsheet என்றவாறு தெரிவுசெய்துகொண்டு Next என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

7

அடுத்து தேன்றிடும் இதே வழிகாட்டியின் திரையில் Browse எனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்து நாம் முகவரிபட்டியலை சேமித்து வைத்திருக்கும் விரிதாளின் இருப்பிடத்தை தேடிபிடித்து அந்தவிரிதாளினை தெரிவுசெய்துகொண்டு Open என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்து வழக்கமான திரைக்கு திரும்பவந்து Test Connectionஎன்றபொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்திடுக 

8

பின்னர் Finishஎன்ற பொத்தானை சொடுக்குதல்செய்து வழிகாட்டியின் திரைக்கு திரும்பவந்துசேருக அடுத்து தோன்றிடும் இதே வழிகாட்டியின் திரையில் இது விரிதாள் என்பதால் Field Assignmentஎன்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்துசொடுக்குதல் செய்திடவேண்டாம் Next என்ற பொத்தானைமட்டும் தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

9

உடன் லிபர் ஆஃபிஸானது ஆவணங்களை அனுகி கையாளதக்க வகையிலான தரவுதள கோப்பு ஒன்றை உருவாக்கிவிடும் அதற்கென தனியாக ஒருபெயரையும் அதனுடைய அமைவிடத்தையும் அமைத்து கொள்க இயல்புநிலையில் Addresses.odb என்றவாறு இருக்கும் தேவையெனில் நாம்விரும்பியவாறு மாற்றியமைத்துகொள்க

10

இறுதியாக Finishஎன்ற பொத்தானை சொடுக்குதல்செய்து இந்த வழிகாட்டியின் செயலை முடிவிற்கு கொண்டுவருக.

இவ்வாறு பதிவுசெய்யபட்ட தரவுதளகோப்பு தேவையில்லை என நீக்கம் செய்திட விரும்பும்போது லிபர் ஆஃபிஸ் திரையின் மேலே உள்ள கட்டளைகளின் பட்டையிலுள்ள கட்டளைகளுள் View => Data Sources=> என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்து செயற்படுத்துக அல்லது விசைப்பலகையில் F4என்ற விசையை அழுத்துக அல்லது செந்தர கருவிகளின் பட்டையிலுள்ள தரவுதளத்திற்கான உருவ பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக. உடன் Data source explorerஎன்ற பலகமானது திரையின் இடதுபுறம் அல்லது மேல் பகுதியில் தோன்றிடும் இதில் உள்ள தரவு வளத்தின்மீது இடம்சுட்டியைவைத்து சுட்டியின் வலதுபுறபொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன்விரியும் சூழ்நிலை பட்டியில் Registered databasesஎன்ற வாய்ப்பை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

பின்னர்விரியும் Registered databasesஎனும் உரையாடல் பெட்டியில் நீக்கம் செய்திட விரும்பும் தரவுவளகோப்பினை தெரிவுசெய்துகொள்க அதன்பின்னர் முதலில் Deleteஎன்ற பொத்தானையும் பின்னர் நம்முடைய செயலை உறுதிசெய்வதற்கான Yesஎனும் பொத்தானையும் தெரிவிசெய்து சொடுக்குதல் செய்து நீக்கம் செய்திடுக இறுதியாக OKஎனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்து இந்த Registered databasesஎனும் உரையாடல் பெட்டியின் திரையில் இருந்து வெளியேறிவிடு்க

இதற்கடுத்ததாக நடப்பிலிருக்கும் தரவுதள கோப்பினை லிபர் ஆஃபிஸில் பதிவு செய்வதற்காக லிபர் ஆஃபிஸ் திரையின் மேலே உள்ள கட்டளைகளின் பட்டையிலுள்ள கட்டளைகளுள் View => Data Sources =>என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்து செயற்படுத்துக அல்லது விசைப்பலகையில் F4என்ற விசையை அழுத்துக அல்லது செந்தர கருவிகளின் பட்டையிலுள்ள தரவுதளத்திற்கான உருவ பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக. உடன் Data source explorerஎன்ற பலகம் திரையின் இடதுபுறம் அல்லது மேல் பகுதியில் தோன்றிடும் இதில் உள்ள தரவுவளத்தின்மீது இடம்சுட்டியை வைத்து சுட்டியின் வலதுபுறபொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன்விரியும் சூழ்நிலை பட்டியில் Registered databasesஎன்ற வாய்ப்பை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக

பின்னர் விரியும் Registered databasesஎனும் உரையாடல் பெட்டியில் Newஎனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குக உடன் தோன்றிடும் Create Database Link எனும் உரையாடல் பெட்டியில் Browse எனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்து நாம் முகவரிபட்டியலை சேமித்து வைத்துள்ள கோப்பு இருக்கும் இடத்தை தேடிபிடித்து தெரிவுசெய்துகொண்டு Open என்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்திடுக அதன்பின்னர் வழக்கமான Create Database Link எனும் திரைக்கு திரும்பவந்து தேவையெனில் கோப்பின் பதிவுபெயரை மாற்றிகொள்க பிறகுOKஎனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்து இந்த Create Database Link எனும் உரையாடல் பெட்டியின் திரையை மூடிவிடுக இறுதியாக OKஎனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்து Registered databases எனும் உரையாடல் பெட்டியின் திரையையும் மூடிவிடுக

நாமே முயன்றும் நம்முடைய கைகளால் எந்தவொரு கடித்தத்தையும் உருவாக்கமுடியும் அதற்காக திரையின் மேலே கட்டளைபட்டையில் File => New => Text Document=>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்தி புதிய உரைஆவணத்தை திறந்து கொள்க அல்லது File =>Open=>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்தி நடப்பிலுள்ள ஆவணத்தை திறந்துகொள்க பின்னர் திரையின் மேலே கட்டளைபட்டையில் View => Data sources=>என்றவாறு கட்டளைகளை செயற்படுத்தி அல்லது விசைப்பலகையில் F4என்றவிசையை அழுத்துக உடன் தரவுவளங்களானது திரையில் தோன்றிடும் அதன்பின்னர் அவற்றுள் நாம் கடிதம் உருவாக்குவதற்கு பயன்படுத்திட விரும்பும் தரவுவளத்தினை மட்டும் தேடிபிடித்திடுக அது Pointsஎன்பதாக கொள்வோம் அதனையும் அதனை தொடர்ந்துPointsஎனும் அடைவையும்Tables எனும் கோப்பகத்தையும் Sheet1எனும் கோப்பினையும் விரியசெய்து திரையில் தரவுவிவர அட்டவணை கோப்பினை தோன்றிடசெய்திடுக 

11

இதன்பின்னர் கடிதத்தின் உள்ளடக்கங்களான உரை நிறுத்தக்குறியீடுகள்,பத்திகள் என்பனபோன்ற விவரங்களை உள்ளீடு செய்துகொள்க அல்லது ஏற்கனவே இருப்பதாயின் மாறுதல்கள் செய்துகொள்க அடுத்ததாக ஒருங்கிணைப்பு செய்திடவிரும்பும் முகவரிகளுடைய புலங்களின் தலைப்பில் ஒவ்வொன்றிலும் தனித்தனியாக இடம்சுட்டியை வைத்து சொடுக்குதல் செய்து பிடித்து இழுத்துவந்து கடிதத்தின் பொருத்தமான இடத்தில் விட்டிடுக குறிப்பு இங்கு முகவரி வரியானது தனியானதொரு பத்தியாகும் அதனால் இவ்விடத்தில் வரிமுறிவு செய்யத்தேவையில்லை இவ்வாறு முகவரிகளை இழுத்துவந்துவிட்டிடும்போது இடையில் உருவாகும் காலி வரிகளை நீக்கம் செய்திடவிரும்புவோம் அதற்காக திரையின் மேலே கட்டளைபட்டையிலுள்ள கட்டளைகளுள் Insert=> Fields => Other=> என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்து செயற்படுத்திடுக உடன் விரியும் Fields எனும் உரையாடல்பெட்டியில் Functionsஎனும் தாவிபொத்தானை தெரிவுசெய்து Functionsஎனும் தாவிபொத்தானின் திரையை தோன்றிடசெய்திடுக

12

அதில் Typeஎன்ற நெடுவரிசையிலுள்ள Hidden Paragraphஎன்பதை தெரிவுசெய்து கொண்டு Conditionஎன்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்து அதன்கீழுள்ள காலியான உரைபெட்டியில் ![Database.Table.Database field] என்றவாரு இருக்கும் இதில் ! எனும் ஆச்சரிய குறியானது எதிர்மறையையும் [ ]எனும் பகரஅடைப்பிற்குள்இருப்பவை நிபந்தனைகளையும் குறிப்பதாகும் ஒன்றிற்கு மேற்பட்ட நிபந்தனைகள் எனில் And எனும் சொல்லைகொண்டு ![Points.Sheet1.Title]AND![Points.Sheet1.Last Name] என்றவாறு உருவாக்கி கொள்க இறுதியாக இந்த உரையாடல் பெட்டியிலுள்ள Insert எனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்திடுக தற்போது இந்த ஆவணம் நாம் அச்சிடுவதற்கு தயாராக உள்ளது அதனால் திரையின்மேலே கட்டளைபட்டையிலுள்ள கட்டளைகளுள் File => Print=>என்றவாறு கட்டளைகளை தெரிவுசெய்துசொடுக்குதல் செய்து செயற்படுத்திடுக 

13

உடன் இந்த செயலை உறுதி செய்வதற்கானசிறு உரையாடல் பெட்டியொன்று தோன்றிடும் அதில் Yesஎன்ற பொத்தானை தெரிவுசெய்துசொடுக்குதல் செய்து ஆமோதித்திடுக . பின்னர் Mail Merge எனும் உரையாடல் பெட்டியில் அனைத்து ஆவணங்களையும் அச்சிடுமாறு செய்திடலாம் அல்லது தேவையான ஆவணங்களை மட்டும் தெரிவுசெய்து அச்சிடுமாறு செய்திடலாம் அதற்காகவிசைப்பலகையில்Ctrl எனும் பொத்தானை அழுத்திகொண்டு சுட்டியை சொடுக்குக தொகுதியான ஆவணங்கள் எனில் கடைசி ஆவணம் வரை நகரத்தி சென்று விசைப்பலகையில் Shift எனும் பொத்தானை அழுத்திகொண்டு சுட்டியை சொடுக்குக பிறகு OKஎனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்து நேரடியாக அச்சிற்கு அனுப்பிடுக அல்லது மேலும் மாறுதல் செய்வதற்கான கோப்பாக உருவாக்கி கொள்க முதலில் நாம் பயன்படுத்துவதற்கு எடுத்துகொண்ட கடிதத்தை மாதிரிபலகமாக சேமித்துகொள்வது எதிர்காலத்தில் பயன்படுத்திகொள்வதற்கு வசதியாக இருக்கும் என்பதால் அவ்வாறே செய்திடுமாறு பரிந்துரைக்கபடுகின்றது

14

ஒருங்கிணைந்த ஆவணத்தை தேவையெனில் மாறுதல்கள் செய்துகொள்ளலாம் அதற்காகMail Merge எனும் உரையாடல் பெட்டியின் output எனும் பகுதியில் இயல்புநிலையில் Printerஎன தானாக தெரிவுசெய்வதற்கு பதிலாக File என்பதை தெரிவுசெய்துகொள்க 

15

 உடன் Save merged document எனும் பகுதி திரையில் பிரதிபலிக்கும் அதில் Save as single documentஎன்ற வாய்ப்பு தயார்நிலையில் தெரிவுசெய்யபட்டிருக்கும் அதற்கு பதிலாகSave as individual documentஎன்பதை தெரிவுசெய்துகொண்டுOKஎனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சொடுக்குதல் செய்க பினனர் விரியும் Save as dialog எனும் உரையாடல் பெட்டியில் இதற்கான பெயரை உள்ளீடு செய்துகொண்டு கோப்பு அமைவிடத்தை தெரிவுசெய்து கொண்டு Save எனும் பொத்தானை தெரிவுசெய்து சேமித்துகொள்க அதன்பின்னர் இவ்வாறு சேமித்த கோப்பினை திறந்து தேவையெனில் மேலும் திருத்தங்கள் செய்துகொள்ளலாம்

Advertisements

மறுமொழியொன்றை இடுங்கள்

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / மாற்று )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / மாற்று )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / மாற்று )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / மாற்று )

Connecting to %s

%d bloggers like this: